レコード
ポリシー、改訂、対象者割り当て、回答、見直し、例外、手順、および相互の関連。
ポリシー管理プロセスガイド
ソフトウェアを選ぶ前にポリシーライフサイクルを設計する
変更のきっかけから廃止まで、ポリシーを実用的かつ責任の明確なものにするレコード、役割、判断、証跡、例外、指標を定義します。
このガイドでは、ポリシーを一般的な承認図の中を移動するファイルではなく、より広い業務プロセスの中で統制される1つの対象として扱います。
5ユーザーまで無料。クレジットカードは不要です。
コードを書かずに、項目・ワークフロー・ダッシュボードを調整できます。 1,000以上のアプリテンプレートと活用例を見る
- 判断権限から始める
- 目的ごとにレコードを分ける
- 未解決の作業を測定する
6ライフサイクルの段階7関連レコード3統制の層
ファイルだけでなく、文書をめぐる判断を管理する
ポリシー管理ソフトウェアは、責任者、起案、見直し、承認、公開、配布、受領確認、定期見直し、例外、版履歴、廃止を調整します。誰が、どの版・対象者・日付について何を判断したかを保持し、文書保管を補完します。
判断
責任ある権限に基づく差し戻し、承認、公開、受領確認、維持、改訂、廃止、期限付き免除、エスカレーション、終了。
対応
責任者の割り当て、期限設定、質問への回答、期限超過のフォロー、手順更新、証跡保存。
管理ビュー
現行版、判断待ち、実施率の母数、期限超過の見直し、未解決の質問、期限が近い期限付き免除を表示します。
6つの判断を中心にプロセスを構築
各移行時に満たすべき条件についてチームで合意すると、ソフトウェアの設定が容易になります。
1. 開始
どの変更、リスク、要件、インシデント、見直し日、事業上の必要性がポリシー業務の根拠となるか？
2. 起案
内容の責任者は誰か、どの対象者と手順が影響を受けるか、どの導入作業が必要か？
3. 見直し・承認
誰が助言し、誰が差し戻せるか、誰に承認権限があるか、その判断を支える証跡は何か？
4. 公開・割り当て
どの版を、いつから、誰に、どのチャネルで、どのアクセシビリティと期限を設定して現行版にするか？
5. 監視・定期見直し
どの質問、受領確認、例外、業務証跡、インシデント、監査、変更が対応のきっかけとなるか？
6. 後継版への切り替え・廃止
旧版を通常利用から外し、履歴を保持し、リンクを更新して関係者に周知するにはどうするか？
各役割が担う判断を明確にする
「関係者」は判断権限ではありません。各役割に明確な成果物を定めます。
事業責任者
ポリシーの成果、必要な資源、リスク受容、継続的な妥当性に責任を負います。
ポリシー調整担当者
台帳、予定、経路、公開、対象者、フォローアップを管理します。
分野別レビュー担当者
正確性、実行可能性、相互作用、専門要件を検証します。
承認者
証跡を確認したうえで、委譲された権限の範囲内でポリシーを承認します。
手順責任者
規定を実行可能な業務へ落とし込み、実施証跡を利用できる状態に保ちます。
対象者責任者
ポリシーを受領・理解する人、研修を受ける人、ポリシーに従って働く人を確認します。
プロセスの各部分について正本となるシステムを選ぶ
1つのプラットフォームでライフサイクルを調整できますが、すべての文書、ID、学習、業務取引を所有する必要はありません。
| 情報 | 正本となる可能性が高いシステム | ポリシープロセスとの接続 |
|---|---|---|
| 承認済みポリシーファイルと正式アーカイブ | 文書管理または記録管理システム | 版、発効日、リンク、承認、アーカイブ参照 |
| ポリシーライフサイクル上の判断 | ポリシーシステムまたは構成可能なワークフロー | 改訂、見直し、公開、受領確認、例外 |
| 従業員IDと対象者 | 人事またはID管理システム | 個人、チーム、在籍状況、必須対象者 |
| 研修と力量 | 学習または力量管理システム | 割り当て、完了、評価、有効期限 |
| 業務上の遵守証跡 | 業務アプリケーション、監査、点検、取引システム | ポリシー要件、結果、例外、是正措置 |
順調なケースだけでなく、差し戻し、対象者変更、例外も試す
洗練されたデモでは、ガバナンスに時間を要する実務が隠れることがあります。
不備のある改訂を差し戻す
申請者が具体的な回答を受け取り、履歴を失わず再提出できることを確認します。
対象者を変更する
母数や過去の証跡を壊さず、人やグループを追加・削除します。
ポリシーについて質問する
責任者が回答し、従業員が正しく返答できるまで未解決のまま保持します。
期限付き免除を失効させる
例外期間を黙って延長せず、期限超過の見直しと終了処理を見えるようにします。
リスクに見合ったガバナンスを設計する
日常的な変更を不要な手続きで埋もれさせず、ポリシーのリスクと権限に必要十分な統制を設けます。
確認項目を標準化
責任者、権限、影響、証跡、対象者、判断、発効日、例外、見直し。
リスクに応じて経路を変える
低リスクの編集変更には簡単な経路を使い、重要な変更にはより厳格な専門レビューを設けます。
事業部門が責任を持つ
研修を受けた管理者が対象を絞って項目、経路、ビュー、指標を変更し、ガバナンス責任者がポリシー判断を承認します。
実用的な質問： ポリシー管理プロセス
ポリシー管理プロセスにはどのような段階がありますか？+
実用的なライフサイクルには、開始、起案、見直し、承認、公開、配布、必要に応じた受領確認または研修、監視、定期見直し、例外処理、後継版への切り替え、廃止が含まれます。
ポリシー管理プロセスの責任者は誰ですか？+
中央のポリシーまたはコンプライアンスチームが全体を調整し、各ポリシーには責任を負う事業責任者と、適切なレビュー担当者、承認者、手順責任者、対象者責任者を置く方法があります。
ポリシーは手順とどのように関連付けますか？+
各手順を根拠となるポリシーへ関連付け、責任者、版、開始条件、手順、証跡、例外、見直し日を別々に保持します。
ポリシー管理ダッシュボードには何を表示すべきですか？+
見直し期限が近い・超過したポリシー、判断待ちの改訂、公開準備状況、母数を伴う受領確認率、未解決の質問、見直し日や有効期限が近い期限付き免除を表示します。
業務ユーザーがJodooのポリシーアプリを管理できますか？+
はい。研修を受けた管理者はコードを書かずにフォーム、項目、ビュー、ダッシュボード、自動化、ワークフローを変更できます。影響の大きいガバナンス変更には、統制されたテストと変更権限を適用してください。
1つの実在ポリシーでプロセスを試す
ガイドを最初から最後までのパイロットに変える
ポリシーライブラリ全体を移行する前に、サンプルデータ入りJodooアプリで実際のポリシーを使い、役割、判断、証跡、例外を検証します。
ポリシーワークスペースを開く