紀錄
政策、修訂、適用對象指派、回覆、審查、例外、程序及其相互關係。
政策管理流程指南
選擇軟體之前，先設計政策生命週期
從變更觸發到政策廢止，明確定義紀錄、角色、決策、證據、例外和衡量指標，讓政策既可執行又權責清楚。
本指南將政策視為更廣泛作業流程中的受管控對象，而不是在通用核准流程圖中流轉的一份文件。
最多 5 位使用者可免費使用，無需信用卡。
無需撰寫程式碼，即可調整欄位、工作流程和儀表板。 探索 1,000 多個應用程式範本與使用情境
- 先明確決策權責
- 依用途拆分紀錄
- 衡量尚未解決的工作
6生命週期階段7關聯紀錄3管控層
管理圍繞文件做出的決策，而不只管理檔案本身
政策管理軟體協調責任歸屬、起草、審查、核准、發布、分送、確認收悉、定期審查、例外、版本歷史和廢止。除了儲存文件，也會保留誰在何時針對哪個版本和適用對象做出什麼決定。
決策
由具備權限的人員做出退回、核准、發布、確認收悉、保留、修訂、廢止、豁免、升級和結案決定。
行動
指派負責人、設定截止日期、回答問題、追蹤逾期事項、更新程序並保留證據。
管理檢視畫面
顯示現行版本、待處理決定、涵蓋率分母、逾期審查、未解決問題和即將到期的豁免。
圍繞六項決策建立流程
團隊先就每次狀態轉換必須符合的條件達成共識，軟體設定就會更容易。
1. 發起
哪些變更、風險、要求、事件、審查日期或業務需求，足以啟動政策作業？
2. 起草
誰對內容負責、哪些適用對象和程序受影響，以及需要完成哪些導入工作？
3. 審查與核准
誰必須提供意見、誰可以退回、誰有核准權限，以及哪些證據支持這項決定？
4. 發布與指派
哪個版本會在何時成為現行版本、適用於哪些人、透過什麼管道發布、需符合哪些無障礙要求，以及截止日期為何？
5. 監控與審查
哪些問題、確認收悉紀錄、例外、流程證據、事件、稽核和變化會觸發行動？
6. 取代或廢止
如何從日常使用中撤下舊版本、保留歷史、更新連結並通知相關人員？
明確每個角色負責哪項決定
「利害關係人」不是決策權限。每個角色都應有明確產出。
業務負責人
對政策成效、所需資源、風險接受和持續適用性負責。
政策協調人
維護管理清冊、時程、流程、發布、適用對象和後續追蹤工作。
專業審查人員
查核準確性、可執行性、相互影響和專業要求。
核准人
審查證據後，依授權核准政策。
程序負責人
將規則轉化為可執行工作，並確保執行證據可供查核。
適用對象負責人
確認哪些人必須接收、理解、接受訓練或在工作中遵守該政策。
為流程的每個部分確定主要紀錄系統
一個平台可以協調生命週期，但不代表它必須承載所有文件、身分、學習紀錄或營運交易。
| 資訊 | 可能的主要紀錄系統 | 與政策流程的關聯 |
|---|---|---|
| 已核准的政策文件與正式檔案 | 文件或檔案管理系統 | 版本、生效日期、連結、核准、封存參照 |
| 政策生命週期決策 | 政策系統或可設定工作流程 | 修訂、審查、發布、確認收悉、例外 |
| 員工身分與適用對象 | 人力資源或身分系統 | 人員、團隊、在職狀態、必要適用對象 |
| 訓練與能力 | 學習或能力管理系統 | 任務指派、完成情況、考核、有效期 |
| 營運法遵證據 | 業務應用、稽核、檢查或交易系統 | 政策要求、執行結果、例外、改善措施 |
測試退回、適用對象變更和例外，而不只測試順利情境
精心設計的展示可能掩蓋真正耗費治理時間的工作。
退回不完整的修訂
確認申請人會收到具體意見，並能在不遺失歷史的情況下重新提交。
更改適用對象
新增或移除人員或群組，同時不破壞分母和既有證據。
提出政策問題
在負責人答覆且員工能正確回應之前，將問題維持在未解決狀態。
讓豁免到期
清楚顯示逾期審查和結案事項，不要在未經處理的情況下延長例外。
按風險程度設計治理
流程應依政策風險和授權要求提供足夠管控，同時避免讓日常變更陷入不必要的繁瑣程序。
統一核心問題
責任歸屬、授權依據、影響、證據、適用對象、決策、生效日期、例外和審查。
按風險調整路徑
低風險文字調整可用較簡化的流轉；重大變更則應加強專業審查。
維持業務端責任
讓受過訓練的管理者調整特定欄位、路徑、檢視畫面和指標，同時由治理負責人核准政策決定。
相關實用問題： 政策管理流程
政策管理流程有哪些階段？+
實用的生命週期包括發起、起草、審查、審核與核准、發布、分送、必要時確認收悉或訓練、監控、定期審查、例外處理、版本取代和廢止。
誰負責政策管理流程？+
中央政策或法遵團隊可負責協調；每項政策仍應有一名對結果負責的業務負責人，以及合適的審查人員、核准人、程序負責人和適用對象負責人。
政策如何與程序關聯？+
將每項程序連結至管控政策，並分別保留負責人、版本、觸發條件、步驟、證據、例外和審查日期。
政策管理儀表板應該顯示什麼？+
顯示即將到期或逾期審查的政策、等待決定的修訂、發布準備度、包含分母的確認收悉涵蓋率、未解決問題，以及即將審查或到期的有效豁免。
業務使用者能維護 Jodoo 政策應用嗎？+
可以。受過訓練的管理者無需撰寫程式碼，即可調整表單、欄位、檢視畫面、儀表板、自動化和工作流程。影響重大的治理變更仍應採用受控測試和變更授權。