บันทึก
นโยบาย ฉบับแก้ไข การมอบหมายกลุ่มเป้าหมาย คำตอบ การทบทวน ข้อยกเว้น ขั้นตอน และความสัมพันธ์ระหว่างรายการเหล่านี้
คู่มือกระบวนการจัดการนโยบาย
ออกแบบวงจรนโยบายก่อนเลือกซอฟต์แวร์
กำหนดบันทึก บทบาท การตัดสินใจ หลักฐาน ข้อยกเว้น และตัวชี้วัดที่ทำให้นโยบายใช้งานได้จริงและตรวจสอบผู้รับผิดชอบได้ ตั้งแต่เหตุที่ต้องเปลี่ยนแปลงจนถึงการยกเลิกนโยบาย
คู่มือนี้มองนโยบายเป็นบันทึกควบคุมหนึ่งรายการในกระบวนการปฏิบัติงานที่กว้างกว่า ไม่ใช่ไฟล์ที่เพียงเคลื่อนผ่านผังการอนุมัติทั่วไป
ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ
- เริ่มต้นด้วยสิทธิในการตัดสินใจ
- แยกบันทึกตามวัตถุประสงค์
- วัดงานที่ยังไม่คลี่คลาย
6ขั้นตอนของวงจรชีวิต7บันทึกที่เชื่อมโยงกัน3ชั้นควบคุม
จัดการการตัดสินใจรอบเอกสาร ไม่ใช่เพียงจัดการไฟล์
ซอฟต์แวร์จัดการนโยบายประสานผู้รับผิดชอบ การร่าง การทบทวน การอนุมัติ การประกาศใช้ การแจกจ่าย การรับทราบ การทบทวนตามกำหนด ข้อยกเว้น ประวัติเวอร์ชัน และการยกเลิกนโยบาย โดยเสริมระบบจัดเก็บเอกสารด้วยบันทึกว่าใครตัดสินใจเรื่องใด สำหรับเวอร์ชัน กลุ่มเป้าหมาย และวันที่ใด
การตัดสินใจ
ส่งกลับ อนุมัติ ประกาศใช้ รับทราบ คงไว้ แก้ไข ยกเลิก อนุมัติข้อยกเว้นชั่วคราว ส่งต่อ และปิดรายการ โดยทุกขั้นตอนมีผู้มีอำนาจรับผิดชอบ
การดำเนินการ
มอบหมายผู้รับผิดชอบ กำหนดวันครบกำหนด ตอบคำถาม ติดตามงานที่เกินกำหนด อัปเดตขั้นตอน และเก็บหลักฐาน
มุมมองการจัดการ
แสดงเวอร์ชันปัจจุบัน รายการรอตัดสินใจ ตัวส่วนของความครอบคลุม การทบทวนที่เกินกำหนด คำถามที่ยังไม่คลี่คลาย และข้อยกเว้นชั่วคราวที่ใกล้หมดอายุ
ออกแบบกระบวนการรอบการตัดสินใจหกเรื่อง
การตั้งค่าซอฟต์แวร์จะง่ายขึ้นเมื่อทีมตกลงกันได้ว่า แต่ละจุดเปลี่ยนผ่านต้องมีเงื่อนไขใดครบถ้วน
1. เริ่มต้น
การเปลี่ยนแปลง ความเสี่ยง ข้อกำหนด เหตุการณ์ วันทบทวน หรือความต้องการทางธุรกิจใด เป็นเหตุผลให้ต้องดำเนินงานด้านนโยบาย?
2. ร่าง
ใครรับผิดชอบเนื้อหา กลุ่มเป้าหมายและขั้นตอนใดที่ได้รับผลกระทบ และต้องมีการดำเนินการอะไรบ้าง
3. ทบทวนและอนุมัติ
ใครต้องให้ความเห็น ใครส่งงานกลับได้ ใครมีอำนาจอนุมัติ และหลักฐานใดรองรับการตัดสินใจ?
4. ประกาศใช้และมอบหมาย
เวอร์ชันใดจะเป็นฉบับปัจจุบัน มีผลเมื่อใด ใช้กับใคร ส่งผ่านช่องทางใด ต้องเข้าถึงได้ในรูปแบบใด และครบกำหนดเมื่อใด?
5. ติดตามและทบทวน
คำถาม การรับทราบ ข้อยกเว้น หลักฐานกระบวนการ เหตุการณ์ การตรวจสอบ และการเปลี่ยนแปลงใดบ้างที่กระตุ้นให้เกิดการดำเนินการ
6. แทนที่หรือยกเลิก
จะนำเวอร์ชันเก่าออกจากการใช้งานปกติ เก็บประวัติ อัปเดตลิงก์ และแจ้งผู้เกี่ยวข้องอย่างไร?
ระบุผลการตัดสินใจที่แต่ละบทบาทรับผิดชอบ
คำว่า “ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย” ไม่ได้บอกว่าใครมีสิทธิ์ตัดสินใจ จึงควรกำหนดผลลัพธ์ที่แต่ละบทบาทต้องส่งมอบให้ชัดเจน
ผู้รับผิดชอบธุรกิจ
รับผิดชอบผลลัพธ์ของนโยบาย ทรัพยากร การยอมรับความเสี่ยง และความเกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่อง
ผู้ประสานงานนโยบาย
ดูแลทะเบียน กำหนดการ เส้นทางดำเนินงาน การประกาศใช้ กลุ่มเป้าหมาย และการติดตามผล
ผู้ทบทวนเนื้อหา
ตรวจสอบความถูกต้อง การใช้งานจริง ผลกระทบต่อส่วนอื่น และข้อกำหนดเฉพาะด้าน
ผู้อนุมัติ
อนุมัตินโยบายภายในอำนาจที่ได้รับมอบหมายหลังจากตรวจสอบหลักฐานแล้ว
ผู้รับผิดชอบขั้นตอน
แปลงกฎให้เป็นงานที่ปฏิบัติได้จริง และเก็บหลักฐานการปฏิบัติงานให้พร้อมใช้งาน
ผู้รับผิดชอบกลุ่มเป้าหมาย
ยืนยันว่าใครต้องได้รับ เข้าใจ เข้ารับการฝึกอบรม หรือทำงานภายใต้นโยบาย
เลือกระบบอ้างอิงหลักสำหรับแต่ละส่วนของกระบวนการ
แพลตฟอร์มเดียวสามารถประสานงานวงจรชีวิตได้โดยไม่ต้องอ้างว่ารับผิดชอบเอกสาร ข้อมูลประจำตัว การเรียนรู้ หรือธุรกรรมทุกรายการ
| ข้อมูล | ระบบอ้างอิงหลักที่เหมาะสม | การเชื่อมโยงกับกระบวนการนโยบาย |
|---|---|---|
| ไฟล์นโยบายที่ได้รับอนุมัติและการเก็บถาวรอย่างเป็นทางการ | ระบบเอกสารหรือบันทึก | เวอร์ชัน วันที่มีผลบังคับใช้ ลิงก์ การอนุมัติ การอ้างอิงการเก็บถาวร |
| การตัดสินใจเกี่ยวกับวงจรชีวิตของนโยบาย | ระบบนโยบายหรือขั้นตอนการทำงานที่กำหนดค่าได้ | ฉบับแก้ไข การทบทวน การประกาศใช้ การรับทราบ และข้อยกเว้น |
| ข้อมูลระบุตัวพนักงานและกลุ่มเป้าหมาย | ระบบทรัพยากรบุคคลหรือระบบจัดการตัวตน | บุคคล ทีม สถานะการจ้างงาน และกลุ่มเป้าหมายที่ต้องรับนโยบาย |
| การฝึกอบรมและความสามารถ | ระบบการเรียนรู้หรือระบบจัดการสมรรถนะ | การมอบหมาย การเสร็จสิ้น การประเมิน การหมดอายุ |
| หลักฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดจากงานจริง | แอปพลิเคชันธุรกิจ ระบบตรวจสอบ ระบบตรวจประเมิน หรือระบบธุรกรรม | ข้อกำหนดตามนโยบาย ผลลัพธ์ ข้อยกเว้น และการแก้ไขข้อบกพร่อง |
ทดสอบงานที่ถูกส่งกลับ การเปลี่ยนกลุ่มเป้าหมาย และข้อยกเว้น ไม่ใช่เฉพาะกรณีที่ทุกอย่างราบรื่น
การสาธิตที่ดูราบรื่นอาจซ่อนงานที่ใช้เวลามากในการกำกับดูแล
ส่งฉบับแก้ไขที่ไม่ครบกลับ
ยืนยันว่าผู้ยื่นคำขอได้รับคำตอบที่ระบุสิ่งที่ต้องแก้ไข และส่งใหม่ได้โดยไม่สูญเสียประวัติ
เปลี่ยนกลุ่มเป้าหมาย
เพิ่มหรือนำบุคคลและกลุ่มออกได้ โดยไม่ทำให้ตัวส่วนหรือหลักฐานเดิมผิดเพี้ยน
ตั้งคำถามเกี่ยวกับนโยบาย
คงสถานะไว้เป็นยังไม่คลี่คลาย จนกว่าผู้รับผิดชอบจะตอบและพนักงานสามารถตอบกลับได้อย่างถูกต้อง
จัดการข้อยกเว้นชั่วคราวที่หมดอายุ
ทำให้เห็นการทบทวนและการปิดรายการที่เกินกำหนด โดยไม่ต่ออายุข้อยกเว้นอย่างเงียบ ๆ
ออกแบบระดับการกำกับดูแลให้เหมาะสม
กระบวนการควรควบคุมความเสี่ยงและอำนาจของนโยบายได้เพียงพอ โดยไม่ทำให้การเปลี่ยนแปลงทั่วไปติดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น
สร้างมาตรฐานคำถาม
ความรับผิดชอบ อำนาจ ผลกระทบ หลักฐาน กลุ่มเป้าหมาย การตัดสินใจ วันที่มีผลบังคับใช้ ข้อยกเว้น และการทบทวน
ปรับเส้นทางตามระดับความเสี่ยง
ใช้เส้นทางที่ง่ายกว่าสำหรับการแก้ไขถ้อยคำที่มีความเสี่ยงต่ำ และให้ผู้เชี่ยวชาญทบทวนเข้มข้นขึ้นเมื่อเปลี่ยนสาระสำคัญ
คงผู้รับผิดชอบไว้ในฝ่ายธุรกิจ
ให้ผู้ดูแลระบบที่ผ่านการฝึกอบรมปรับฟิลด์ เส้นทาง มุมมอง และตัวชี้วัดที่มีขอบเขตชัดเจน ขณะที่ผู้รับผิดชอบการกำกับดูแลเป็นผู้อนุมัติผลการตัดสินใจด้านนโยบาย
คำถามที่ควรถามเกี่ยวกับ กระบวนการจัดการนโยบาย
ขั้นตอนของกระบวนการจัดการนโยบายมีอะไรบ้าง?+
วงจรที่ใช้งานได้จริงประกอบด้วยการเริ่มต้น การร่าง การทบทวน การอนุมัติ การประกาศใช้ การแจกจ่าย การรับทราบหรือการฝึกอบรมเมื่อจำเป็น การติดตาม การทบทวนตามรอบ การจัดการข้อยกเว้น การแทนที่เวอร์ชัน และการยกเลิกนโยบาย
ใครรับผิดชอบกระบวนการจัดการนโยบาย?+
ทีมกลางด้านนโยบายหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดอาจเป็นผู้ประสานงาน ขณะที่แต่ละนโยบายมีผู้รับผิดชอบธุรกิจ ผู้ทบทวน ผู้อนุมัติ ผู้รับผิดชอบขั้นตอน และผู้รับผิดชอบกลุ่มเป้าหมายที่เหมาะสม
นโยบายเชื่อมโยงกับขั้นตอนอย่างไร+
เชื่อมแต่ละขั้นตอนกับนโยบายกำกับ และแยกผู้รับผิดชอบ เวอร์ชัน เงื่อนไขเริ่มต้น ลำดับงาน หลักฐาน ข้อยกเว้น และวันที่ทบทวนของแต่ละรายการให้ชัดเจน
แดชบอร์ดการจัดการนโยบายควรแสดงสิ่งใด+
แสดงนโยบายที่ถึงกำหนดหรือเกินกำหนดทบทวน ฉบับแก้ไขที่รอตัดสินใจ ความพร้อมก่อนประกาศใช้ ความครอบคลุมการรับทราบพร้อมตัวส่วน คำถามที่ยังไม่คลี่คลาย และข้อยกเว้นชั่วคราวที่ใกล้ถึงกำหนดทบทวนหรือหมดอายุ
ผู้ใช้ทางธุรกิจสามารถดูแลแอปนโยบาย Jodoo ได้หรือไม่+
ได้ ผู้ดูแลระบบที่ผ่านการฝึกอบรมสามารถปรับแบบฟอร์ม ฟิลด์ มุมมอง แดชบอร์ด ระบบอัตโนมัติ และเวิร์กโฟลว์ได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด ส่วนการเปลี่ยนแปลงด้านกำกับดูแลที่มีผลกระทบสูงควรผ่านการทดสอบแบบควบคุมและอนุมัติโดยผู้มีอำนาจ
ทดสอบกระบวนการด้วยนโยบายจริงหนึ่งฉบับ
เปลี่ยนคู่มือนี้เป็นโครงการนำร่องแบบครบวงจร
ใช้แอป Jodoo ที่มีข้อมูลตัวอย่างเพื่อทดสอบบทบาท การตัดสินใจ หลักฐาน และข้อยกเว้นกับนโยบายจริงหนึ่งฉบับ ก่อนย้ายคลังนโยบายทั้งหมด
เปิดพื้นที่ทำงานนโยบาย