割り当て済み
指定された人が特定版の対象者に含まれ、期限が設定されたことを示します。
配布からフォローアップまで
版、対象者、未解決の対応ごとにポリシー遵守状況を追跡
メール送信だけを証拠とせず、現行ポリシーを受け取った人、回答した人、質問した人、期限超過、適用中の期限付き免除、次の対応責任者を把握します。
このワークスペースでは、認知の証跡と実際の業務遵守を区別します。受領確認は特定の版への回答を示しますが、それだけで業務がポリシーに従っている証明にはなりません。
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- 版ごとの割り当て
- 期限超過・質問ありの回答
- 有効期限と見直し日を伴う例外
6回答ステータス3フォローアップの段階0メール送信済みという思い込み
認知、理解、例外、実施証跡を分ける
有用なトラッカーは、すべてを「遵守」にまとめず、各主張の根拠となる問いに答えます。
確認済み
その人が特定の版に対し、記録された日時に回答したことを示します。
質問あり
従業員が理解を確認できず、その問題にフォロー担当者が割り当てられていることを示します。
統制された例外
逸脱について、評価済みのリスク、条件、見直し日、有効期限、責任者があることを示します。
業務実施を確認済み
基礎となる業務レコードや監査証跡によって、要件が守られたかを示します。
ポリシーを統制・指摘事項に結び付ける →要件、ポリシー、統制、証明を関連付ける
受領確認は証跡の1種類です。より確かなコンプライアンス管理では、ポリシーの根拠、要件の実施方法、問題を示す業務レコードも確認します。
要件
該当する法令、規制、契約、規格、リスク判断、社内規定と、その責任者を明記します。
ポリシー上の義務
要件を組織の期待事項へ落とし込む、正確な現行ポリシーと版に関連付けます。
統制または手順
ポリシーを実施する承認、点検、アクセスレビュー、研修、取引、定期手順を特定します。
証跡と不備
配布済み文書だけを遵守証拠とせず、結果、例外、指摘事項、是正措置、責任者、期限を保存します。
管理者が詳細を確認できる母数を使う
割合から、その内訳となる人、版、対象者、未解決の理由を開けるようにします。
| ビュー | 分子 | 分母 | 対応一覧 |
|---|---|---|---|
| 受領確認の実施状況 | 期限内に確認済み | その版を割り当てられた人 | 閲覧済み、期限超過、質問あり、拒否 |
| 見直しの健全性 | 期限内に完了した見直し | 見直し期限を迎えたポリシー | 期限超過・判断待ち |
| 例外の統制 | 期限内に見直された有効な期限付き免除 | すべての有効な期限付き免除 | 高リスク、期限到来、期限切れ、条件不足 |
| 公開準備状況 | 発効日前に準備済みの割り当て | 予定されている対象者割り当て | 責任者、期限、配布チャネル、アクセス可能な版の不足 |
すべての不備を具体的な次の対応へ変える
トラッカーは、単に再通知するだけでなく、管理者が原因を解消できるようにする必要があります。
未開封
エスカレーションの前に、割り当て、アクセス、休暇状況、配布を確認します。
質問あり
質問に回答し、ポリシーや手順を明確にして、その回答を記録します。
期限超過
フォロー担当者を定め、対象者、リスク、経過時間に応じてエスカレーションします。
拒否または例外が必要
受領確認済みに上書きせず、ポリシー責任者またはリスク責任者へ回します。
ポリシー追跡はコンプライアンス管理の一部
トラッカーは、版の配布、回答、見直し、例外の管理に使います。より広範なコンプライアンスソフトウェアでは、要件、統制、テスト、リスク、指摘事項、是正、規制情報、保証業務も必要になる場合があります。
ポリシー追跡に適する業務
対象者への割り当て、受領確認、質問、リマインダー、期限付き免除、見直し周期、管理者による詳細確認。
関連証跡が必要な業務
実際の遵守証跡は、研修、点検、承認、取引、アクセスレビュー、インシデント記録、監査に存在することが少なくありません。
専門的なコンプライアンス機能が必要な場合
規制要件との紐付け、統制テスト、規制変更、企業リスク、保証業務のワークフローにはGRCプラットフォームを検討してください。
実用的な質問： ポリシー遵守状況追跡ソフトウェア
ポリシー遵守状況の追跡には何を含めるべきですか？+
現行版、必須対象者、割当日、期限、回答状況、回答日時、質問、フォローアップ、期限付き免除、見直し日、および実際の要件に必要な業務証跡を追跡します。
ポリシーの受領確認は遵守の証拠になりますか？+
特定の版に対して本人が回答した証跡にはなります。ただし、理解、研修、力量、規定に沿った行動を自動的に証明するものではありません。
ポリシー受領確認率はどのように計算しますか？+
指定期間内に割り当て版を確認した人数を、その版の確認が必要だった人数で割ります。除外と対象者の変更も確認できるようにしてください。
Jodooでリマインダー送信や例外の振り分けができますか？+
構成済みアプリでは、自動化とワークフローを使って責任者への通知、見直しの振り分け、期限超過項目の表示が可能です。エスカレーション、本人確認、配布、証跡の要件は実際の条件で検証してください。
ポリシーに関する質問はどう扱うべきですか？+
回答を未完了のまま担当者を割り当て、質問に答え、内容や研修の変更が必要か判断します。従業員が正確に回答できるようになってから確認済みとして記録します。
ポリシーと業務証跡を確認する
確認可能な1つの対象者と1つの版から始める
サンプルで、割り当てられた人から回答、質問、期限超過フォロー、例外までをたどります。その後、自社ポリシーに必要な業務証跡へトラッカーを接続します。
コンプライアンス追跡アプリを使う