Zugewiesen
Die genannte Person gehörte zur Zielgruppe einer benannten Richtlinienversion und erhielt ein Fälligkeitsdatum.
VON DER VERTEILUNG BIS ZUR NACHVERFOLGUNG
Richtlinien-Compliance und offene Aufgaben verfolgen
Sehen Sie, wer die aktuelle Richtlinie erhalten hat, wer geantwortet hat, wer eine Frage gestellt hat, was überfällig ist, welche Ausnahmegenehmigung aktiv ist und wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist – ohne eine gesendete E-Mail als Nachweis zu betrachten.
Der Arbeitsbereich trennt den Nachweis der Kenntnisnahme von operativer Compliance. Eine Bestätigung belegt die Reaktion auf eine bestimmte Version, aber nicht automatisch, dass die Arbeit der Richtlinie entspricht.
Für bis zu fünf Nutzer kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.
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- Versionsspezifische Zuweisungen
- Überfällige und fragliche Antworten
- Ausnahmen mit Ablauf und Überprüfung
6Antwortzustände3Ebenen der Nachverfolgung0Annahmen zu gesendeten E-Mails
Kenntnisnahme, Verständnis, Ausnahmen und operative Nachweise getrennt erfassen
Ein nützlicher Tracker beantwortet die Frage hinter jeder Behauptung, anstatt jedes Signal auf „konform“ zu reduzieren.
Bestätigt
Die Person hat zu einem bekannten Zeitpunkt eine Antwort auf diese Version aufgezeichnet.
Frage gestellt
Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter konnte das Verständnis nicht bestätigen; die Nachverfolgung ist einer verantwortlichen Person zugewiesen.
Ausnahme unter Kontrolle
Die Abweichung umfasst ein bewertetes Risiko, Auflagen, Prüf- und Ablaufdatum sowie eine verantwortliche Person.
Betrieb verifiziert
Ob die Anforderung eingehalten wurde, zeigt das zugrunde liegende Prozessprotokoll bzw. der Auditnachweis.
Verknüpfen Sie Richtlinien mit Kontrollen und Ergebnissen →Halten Sie Anforderungen, Richtlinien, Kontrolle und Nachweise miteinander in Verbindung
Eine Bestätigung ist nur eine Art von Nachweis. Eine aussagekräftige Compliance-Ansicht zeigt außerdem, warum die Richtlinie besteht, wie die Anforderung umgesetzt wird und welche operativen Datensätze Abweichungen erkennen lassen.
Anforderung
Nennen Sie das anwendbare Gesetz, die Verordnung, den Vertrag, die Norm, die Risikoentscheidung oder den internen Auftrag sowie dessen verantwortlichen Verantwortlicher.
Richtlinienverpflichtung
Verknüpfen Sie die genaue aktuelle Richtlinie und Version, die die Anforderung in eine organisatorische Erwartung umsetzt.
Kontrolle oder Verfahren
Identifizieren Sie die Genehmigung, Inspektion, Zugriffsüberprüfung, Schulung, Transaktion oder das wiederkehrende Verfahren, das die Richtlinie implementiert.
Nachweise und Lücke
Behalten Sie das Ergebnis, die Ausnahme, den Befund, die Korrekturmaßnahme, den Verantwortlicher und das Fälligkeitsdatum bei, anstatt ein verteiltes Dokument als Compliance-Nachweis zu behandeln.
Verwenden Sie Nenner, die ein Manager untersuchen kann
Aus Prozentwerten sollten die dahinterstehenden Personen, Versionen, Zielgruppen und noch offenen Gründe hervorgehen.
| Ansicht | Zähler | Nenner | Aktionsliste |
|---|---|---|---|
| Abdeckung der Bestätigungen | Pünktlich bestätigt | Personen, die dieser Version zugeordnet sind | Geöffnet, überfällig, Frage gestellt oder abgelehnt |
| Status der Prüfungen | Überprüfungen bis zum Fälligkeitsdatum abgeschlossen | Zur Prüfung fällige Richtlinien | Überfällig und warten auf Entscheidung |
| Ausnahmekontrolle | Aktive Ausnahmegenehmigungen wurden rechtzeitig überprüft | Alle aktiven Ausnahmegenehmigungen | Hochriskante, fällige, abgelaufene, fehlende Bedingungen |
| Veröffentlichungsbereitschaft | Zuweisungen vor dem Gültigkeitsdatum vorbereitet | Geplante Zielgruppenzuweisungen | Verantwortliche Person, Fälligkeit, Kanal oder zugängliche Version fehlt |
Verwandeln Sie jede Lücke in eine bestimmte nächste Aktion
Der Tracker sollte Managern dabei helfen, den Grund zu klären – und nicht nur eine weitere Erinnerung zu senden.
Nie geöffnet
Überprüfen Sie Zuweisung, Zugriff, Abwesenheitsstatus und Zustellung, bevor Sie eskalieren.
Frage gestellt
Beantworten Sie die Frage, klären Sie die Richtlinie oder das Verfahren und bewahren Sie die Antwort auf.
Überfällig
Weisen Sie verantwortliche Folgemaßnahmen zu und eskalieren Sie nach Zielgruppe, Risiko und verstrichener Zeit.
Abgelehnt oder Ausnahme erforderlich
Leiten Sie das Problem an den Richtlinienverantwortlicher oder Risikoverantwortlicher weiter. Überschreiben Sie es nicht als bestätigt.
Die Richtlinienverfolgung ist ein Teil des Compliance-Managements
Verwenden Sie den Tracker für Versionsübermittlung, Antworten, Überprüfung und Ausnahmen. Für umfassendere Compliance-Software sind möglicherweise auch Anforderungen, Kontrollen, Tests, Risiken, Erkenntnisse, Abhilfemaßnahmen, regulatorische Inhalte und Sicherheit erforderlich.
Geeignet für die Richtliniennachverfolgung
Zielgruppenzuweisungen, Bestätigungen, Fragen, Erinnerungen, Ausnahmegenehmigungen, Überprüfungszyklen und Manager-Drilldown.
Benötigt zusammenhängende Nachweise
Die tatsächliche Compliance findet häufig in Schulungen, Inspektionen, Genehmigungen, Transaktionen, Zugriffsüberprüfungen, Vorfallaufzeichnungen und Audits statt.
Benötigt spezielle Compliance-Tiefe
Erwägen Sie eine GRC-Plattform für die Zuordnung gesetzlicher Vorschriften, Kontrolltests, regulatorische Änderungen, Unternehmensrisiken und Assurance-Workflows.
Praktische Fragen zu Software zur Verfolgung der Richtlinieneinhaltung
Was sollte die Verfolgung der Richtlinieneinhaltung beinhalten?+
Verfolgen Sie die aktuelle Version, die erforderliche Zielgruppe, das Zuweisungsdatum, das Fälligkeitsdatum, den Antwortstatus, die Antwortzeit, Fragen, Folgemaßnahmen, Ausnahmegenehmigungen, Überprüfungstermine und die für die tatsächliche Anforderung erforderlichen betrieblichen Nachweise.
Belegt eine Richtlinienbestätigung die Compliance?+
Es ist ein Nachweis dafür, dass eine Person auf eine bestimmte Version reagiert hat. Es ist nicht automatisch ein Nachweis für Verständnis, Schulung, Fähigkeit oder konformes Verhalten.
Wie wird die Bestätigungsquote für Richtlinien berechnet?+
Teilen Sie die Personen, die die zugewiesene Version innerhalb des gewählten Zeitfensters bestätigt haben, durch die Personen auf, die diese Version bestätigen mussten. Halten Sie Ausschlüsse und Zielgruppenänderungen sichtbar.
Kann Jodoo Erinnerungen senden und Ausnahmen weiterleiten?+
Eine konfigurierte App kann Automatisierung und Workflow nutzen, um Verantwortlicher zu erinnern, Überprüfungen weiterzuleiten und überfällige Elemente anzuzeigen. Steuern Sie die genauen Eskalations-, Identitäts-, Zustellungs- und Nachweisanforderungen.
Wie sollten Fragen zu Richtlinien bearbeitet werden?+
Lassen Sie die Antwort offen, weisen Sie einen Verantwortlicher zu, beantworten Sie die Frage, entscheiden Sie, ob sich Inhalte oder Schulungen ändern müssen, und erfassen Sie die Bestätigung erst, wenn der Mitarbeiter korrekt antworten kann.
RICHTLINIE UND OPERATIVE NACHWEISE PRÜFEN
Beginnen Sie mit einer Zielgruppe und einer Version, die Sie überprüfen können
Ordnen Sie im Beispiel jede zugewiesene Person ihrer Rückmeldung, Frage, überfälligen Nachverfolgung und Ausnahme zu. Verknüpfen Sie den Tracker anschließend mit den operativen Nachweisen, die für Ihre Richtlinie relevant sind.
Nutzen Sie die Compliance-Tracking-App