Đã giao
Người được đặt tên thuộc về đối tượng của phiên bản chính sách được đặt tên và đã nhận được ngày đến hạn.
TỪ PHÂN PHỐI ĐẾN THEO DÕI
Theo dõi tuân thủ chính sách và các việc còn tồn đọng
Xem ai đã nhận chính sách hiện hành, ai đã phản hồi, ai đặt câu hỏi, mục nào quá hạn, miễn trừ nào còn hiệu lực và ai phụ trách bước tiếp theo—thay vì coi một email đã gửi là bằng chứng.
Không gian làm việc phân biệt bằng chứng đã tiếp nhận thông tin với bằng chứng tuân thủ trong vận hành. Việc xác nhận cho thấy một người đã phản hồi một phiên bản cụ thể; riêng điều đó chưa chứng minh công việc thực tế tuân theo chính sách.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
- Phân công theo từng phiên bản
- Câu trả lời quá hạn và bị nghi vấn
- Ngoại lệ có ngày hết hạn và rà soát
6trạng thái phản hồi3mức độ theo dõi0giả định email đã gửi
Tách biệt nhận thức, hiểu biết, ngoại lệ và bằng chứng hoạt động
Một trình theo dõi hữu ích phải trả lời được câu hỏi phía sau từng kết luận, thay vì gộp mọi tín hiệu thành “tuân thủ”.
Đã xác nhận
Người đó đã ghi lại phản hồi cho phiên bản đó vào một thời điểm đã biết.
Câu hỏi đặt ra
Nhân viên chưa thể xác nhận đã hiểu, và vấn đề đã có người phụ trách xử lý tiếp.
Kiểm soát ngoại lệ
Mỗi trường hợp sai lệch cần có đánh giá rủi ro, điều kiện, ngày rà soát, ngày hết hạn và người chịu trách nhiệm.
Đã xác minh hoạt động
Hồ sơ quy trình cơ bản hoặc bằng chứng kiểm toán cho thấy liệu yêu cầu có được tuân thủ hay không.
Kết nối chính sách với các biện pháp kiểm soát và phát hiện →Giữ yêu cầu, chính sách, kiểm soát và bằng chứng được kết nối
Xác nhận đã đọc chỉ là một loại bằng chứng. Góc nhìn tuân thủ đầy đủ hơn còn phải cho thấy vì sao chính sách tồn tại, yêu cầu được triển khai như thế nào và hồ sơ vận hành nào cho thấy điểm thiếu hụt.
Yêu cầu
Nêu tên luật, quy định, hợp đồng, tiêu chuẩn, quyết định rủi ro hoặc nhiệm vụ nội bộ hiện hành và người phụ trách chịu trách nhiệm của nó.
Nghĩa vụ chính sách
Liên kết chính sách hiện tại và phiên bản chính xác để chuyển yêu cầu thành kỳ vọng của tổ chức.
Biện pháp kiểm soát hoặc quy trình
Xác định hoạt động phê duyệt, kiểm tra, rà soát quyền truy cập, đào tạo, giao dịch hoặc quy trình định kỳ dùng để triển khai chính sách.
Bằng chứng và khoảng cách
Giữ lại kết quả, ngoại lệ, phát hiện, hành động khắc phục, người phụ trách và ngày đến hạn thay vì coi tài liệu được phân phối là bằng chứng tuân thủ.
Sử dụng mẫu số mà người quản lý có thể điều tra
Mỗi tỷ lệ phần trăm phải cho phép mở danh sách người liên quan, phiên bản, đối tượng áp dụng và lý do chưa xử lý phía sau con số đó.
| Chế độ xem | tử số | mẫu số | Danh sách hành động |
|---|---|---|---|
| Mức độ hoàn tất xác nhận | Đã xác nhận đúng hạn | Những người được chỉ định cho phiên bản đó | Đã mở, quá hạn, thắc mắc, từ chối |
| Tình trạng rà soát | Các đợt rà soát hoàn tất đúng hạn | Các chính sách đến hạn rà soát | Quá hạn và chờ quyết định |
| Kiểm soát ngoại lệ | Các miễn trừ còn hiệu lực được rà soát đúng hạn | Tất cả miễn trừ còn hiệu lực | Rủi ro cao, đến hạn, hết hạn, thiếu điều kiện |
| Mức độ sẵn sàng ban hành | Nhiệm vụ đã sẵn sàng trước ngày có hiệu lực | Phân công đối tượng áp dụng theo kế hoạch | Thiếu người phụ trách, ngày đến hạn, kênh hoặc phiên bản có thể truy cập |
Biến mọi khoảng trống thành hành động cụ thể tiếp theo
Trình theo dõi sẽ giúp người quản lý giải quyết lý do chứ không chỉ gửi một lời nhắc khác.
Chưa bao giờ mở
Trước khi chuyển cấp, hãy kiểm tra việc phân công, quyền truy cập, tình trạng nghỉ phép và quá trình phân phối.
Câu hỏi đặt ra
Trả lời câu hỏi, làm rõ chính sách hoặc quy trình và lưu lại nội dung phản hồi.
Quá hạn
Giao rõ người phụ trách theo dõi và chuyển cấp dựa trên đối tượng, mức rủi ro và thời gian quá hạn.
Bị từ chối hoặc cần có ngoại lệ
Chuyển vấn đề đến người phụ trách chính sách hoặc người phụ trách rủi ro; không ghi đè lên nó như đã được xác nhận.
Theo dõi chính sách là một phần của quản lý tuân thủ
Dùng trình theo dõi để quản lý việc phân phối phiên bản, phản hồi, rà soát và ngoại lệ. Phần mềm tuân thủ toàn diện hơn có thể còn phải quản lý yêu cầu, biện pháp kiểm soát, thử nghiệm, rủi ro, phát hiện, khắc phục, nội dung pháp quy và hoạt động bảo đảm.
Phù hợp với nhu cầu theo dõi chính sách
Phân công đối tượng, xác nhận, câu hỏi, lời nhắc, miễn trừ, chu kỳ rà soát và khả năng xem chi tiết cho người quản lý.
Cần bằng chứng liên quan
Bằng chứng tuân thủ thực tế thường nằm trong hồ sơ đào tạo, kiểm tra, phê duyệt, giao dịch, rà soát quyền truy cập, sự cố và kiểm toán.
Cần năng lực tuân thủ chuyên sâu
Hãy xem xét nền tảng GRC để lập bản đồ quy định, kiểm tra kiểm soát, thay đổi quy định, rủi ro doanh nghiệp và quy trình đảm bảo.
Các câu hỏi thực tế về phần mềm theo dõi tuân thủ chính sách
Theo dõi tuân thủ chính sách nên bao gồm những gì?+
Theo dõi phiên bản hiện hành, đối tượng bắt buộc, ngày phân công, hạn phản hồi, trạng thái và thời điểm phản hồi, câu hỏi, việc xử lý tiếp theo, miễn trừ, ngày rà soát và bằng chứng vận hành cần thiết cho yêu cầu thực tế.
Việc xác nhận đã đọc chính sách có phải là bằng chứng về việc tuân thủ không?+
Đó là bằng chứng cho thấy một người đã phản hồi một phiên bản cụ thể. Nó không tự động là bằng chứng về sự hiểu biết, đào tạo, năng lực hoặc hành vi tuân thủ.
Tính tỷ lệ xác nhận chính sách như thế nào?+
Chia những người đã xác nhận phiên bản được chỉ định trong khoảng thời gian đã chọn cho những người được yêu cầu xác nhận phiên bản đó. Luôn hiển thị các tùy chọn loại trừ và thay đổi đối tượng.
Jodoo có thể gửi lời nhắc và định tuyến ngoại lệ không?+
Ứng dụng được cấu hình có thể dùng tự động hóa và quy trình làm việc để nhắc người phụ trách, chuyển các đợt rà soát đúng tuyến và hiển thị mục quá hạn. Hãy thử nghiệm chính xác các yêu cầu về chuyển cấp, danh tính, phân phối và bằng chứng.
Các câu hỏi về chính sách nên được xử lý như thế nào?+
Giữ câu trả lời mở, chỉ định người phụ trách, trả lời câu hỏi, quyết định xem nội dung hoặc chương trình đào tạo có cần thay đổi hay không và chỉ ghi lại xác nhận sau khi nhân viên có thể trả lời chính xác.
XÁC MINH CHÍNH SÁCH VÀ BẰNG CHỨNG HOẠT ĐỘNG CỦA CHÍNH SÁCH
Bắt đầu với một nhóm đối tượng và một phiên bản mà bạn có thể kiểm chứng
Sử dụng ví dụ này để theo dõi những người được chỉ định trả lời, đặt câu hỏi, theo dõi quá hạn và các trường hợp ngoại lệ. Sau đó kết nối trình theo dõi với bằng chứng hoạt động quan trọng đối với chính sách của bạn.
Sử dụng ứng dụng theo dõi tuân thủ