Назначено
Указанный сотрудник входил в аудиторию конкретной версии политики и получил срок ответа.
ОТ РАСПРОСТРАНЕНИЯ К ДАЛЬНЕЙШИМ ДЕЙСТВИЯМ
Контролируйте соблюдение политик
Показывайте, кто получил текущую политику, кто ответил или задал вопрос, что просрочено, какое разрешение действует и кто отвечает за следующий шаг — не считая отправленное письмо доказательством.
Рабочее пространство отделяет подтверждение осведомлённости от операционного соблюдения. Подтверждение доказывает ответ на конкретную версию, но само по себе не доказывает соблюдение политики в работе.
Бесплатно для команды до пяти пользователей. Банковская карта не нужна.
Настраивайте поля, процессы и панели мониторинга без программирования. Посмотреть более 1 000 шаблонов приложений и сценариев
- Назначения по конкретной версии
- Просроченные ответы и ответы с вопросами
- Исключения со сроком действия и проверкой
6состояний ответа3уровней дальнейшей работы0предположений об отправленных письмах
Разделяйте осведомлённость, понимание, исключения и операционные подтверждения
Полезный трекер отвечает на вопрос за каждым утверждением, а не объединяет все сигналы в один статус «соответствует».
Подтверждено
Сотрудник зафиксировал ответ на эту версию в известное время.
Задан вопрос
Сотрудник не смог подтвердить понимание; у вопроса назначен ответственный за дальнейшие действия.
Исключение контролируется
Для отступления оценены риск и условия, указаны даты проверки и окончания, а также ответственный.
Выполнение подтверждено
Запись основного процесса или аудиторское подтверждение показывает, выполнено ли требование.
Свяжите политики с контролями и выявленными проблемами →Сохраняйте связь требования, политики, контроля и подтверждения
Подтверждение ознакомления — лишь один вид доказательства. Более сильная картина комплаенса также показывает, зачем существует политика, как реализовано требование и какие рабочие записи выявляют пробел.
Требование
Укажите применимый закон, регламент, договор, стандарт, решение по риску или внутреннее поручение и ответственного за него.
Обязательство политики
Свяжите точную действующую политику и версию, переводящую требование в ожидание организации.
Контроль или процедура
Укажите согласование, инспекцию, проверку доступа, обучение, транзакцию или повторяющуюся процедуру, реализующую политику.
Подтверждение и пробел
Сохраняйте результат, исключение, выявленную проблему, корректирующее действие, ответственного и срок, а не считайте распространённый документ доказательством комплаенса.
Используйте знаменатели, которые руководитель может проверить
Процент должен позволять открыть стоящих за ним людей, версию, аудиторию и нерешённую причину.
| Представление | Числитель | Знаменатель | Список действий |
|---|---|---|---|
| Охват подтверждениями | Подтверждено вовремя | Сотрудники, назначенные на эту версию | Открыто, просрочено, задан вопрос, отклонено |
| Состояние проверок | Проверки завершены к сроку | Политики со сроком проверки | Просрочено и ожидает решения |
| Контроль исключений | Действующие разрешения проверены вовремя | Все действующие разрешения | Высокий риск, наступил срок, истёк срок, отсутствуют условия |
| Готовность к публикации | Назначения готовы до даты вступления в силу | Запланированные назначения аудитории | Нет ответственного, срока, канала или доступной версии |
Преобразуйте каждый пробел в конкретное следующее действие
Трекер должен помогать руководителям устранить причину, а не только отправить ещё одно напоминание.
Не открыто
Перед эскалацией проверьте назначение, доступ, отсутствие сотрудника и доставку.
Задан вопрос
Ответьте на вопрос, уточните политику или процедуру и сохраните ответ.
Просрочено
Назначьте ответственного и эскалируйте с учётом аудитории, риска и прошедшего времени.
Отклонено или требуется исключение
Направьте вопрос ответственному за политику или риск; не заменяйте статус на «подтверждено».
Отслеживание политик — часть управления комплаенсом
Используйте трекер для доставки версий, ответов, проверок и исключений. Более широкая система комплаенса может также охватывать требования, контроли, тесты, риски, выявленные проблемы, исправления, нормативный контент и процедуры обеспечения уверенности.
Когда отслеживание политик подходит
Назначения аудитории, подтверждения, вопросы, напоминания, разрешения на отступление, циклы проверки и детализация для руководителя.
Нужны связанные подтверждения
Фактический комплаенс часто подтверждают обучение, инспекции, согласования, транзакции, проверки доступа, записи инцидентов и аудиты.
Нужна специализированная глубина комплаенса
Рассмотрите GRC-платформу для сопоставления требований, тестирования контролей, изменений регулирования, корпоративных рисков и процессов подтверждения.
Частые вопросы: программное обеспечение для контроля соблюдения политик
Что должно включать отслеживание соблюдения политик?+
Отслеживайте текущую версию, требуемую аудиторию, даты назначения и срока, состояние и время ответа, вопросы, дальнейшие действия, разрешения на отступление, даты проверки и операционные подтверждения фактического требования.
Доказывает ли подтверждение ознакомления соблюдение политики?+
Оно доказывает, что человек ответил на конкретную версию. Это не автоматическое доказательство понимания, обучения, компетентности или соответствующего поведения.
Как рассчитать долю подтверждений ознакомления?+
Разделите число людей, подтвердивших назначенную версию в выбранный срок, на число людей, обязанных её подтвердить. Показывайте исключения и изменения аудитории.
Может ли Jodoo отправлять напоминания и направлять исключения?+
Настроенное приложение может с помощью автоматизации и процессов напоминать ответственным, направлять проверки и показывать просрочки. В пилоте проверьте точные требования к эскалации, личности, доставке и доказательствам.
Как обрабатывать вопросы по политике?+
Оставьте ответ открытым, назначьте ответственного, дайте разъяснение, решите, нужно ли менять контент или обучение, и фиксируйте подтверждение лишь после того, как сотрудник сможет ответить корректно.
ПРОВЕРЬТЕ ПОЛИТИКУ И ОПЕРАЦИОННЫЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ
Начните с одной проверяемой аудитории и одной версии
На примере проследите связь назначенных сотрудников с ответами, вопросами, просроченными действиями и исключениями. Затем свяжите трекер с важными для политики операционными подтверждениями.
Открыть приложение контроля комплаенса