Ditugaskan
Orang yang tercantum termasuk dalam kelompok sasaran untuk versi kebijakan tertentu dan menerima tenggat.
DARI DISTRIBUSI HINGGA TINDAK LANJUT
Lacak kepatuhan kebijakan dan tindak lanjut yang belum selesai
Lihat siapa yang menerima kebijakan aktif, siapa yang menanggapi atau mengajukan pertanyaan, apa yang sudah terlambat, dispensasi mana yang masih aktif, dan siapa yang bertanggung jawab atas langkah berikutnya—tanpa menganggap email terkirim sebagai bukti.
Ruang kerja ini membedakan bukti bahwa orang telah mengetahui kebijakan dari bukti kepatuhan operasional. Konfirmasi penerimaan membuktikan adanya tanggapan terhadap satu versi; hal itu belum membuktikan bahwa pekerjaan dijalankan sesuai kebijakan.
Gratis untuk maksimal 5 pengguna. Tanpa kartu kredit.
Sesuaikan kolom, alur kerja, dan dasbor tanpa coding. Jelajahi 1.000+ template aplikasi dan kasus penggunaan
- Penetapan menurut versi
- Tanggapan terlambat dan tanggapan dengan pertanyaan
- Pengecualian dengan tanggal kedaluwarsa dan tinjauan
6status tanggapan3tingkat tindak lanjut0anggapan bahwa email terkirim sudah cukup
Pisahkan bukti kesadaran, pemahaman, pengecualian, dan pelaksanaan
Pelacak yang berguna menjawab pertanyaan di balik setiap pernyataan, alih-alih menyatukan semua sinyal sebagai “patuh”.
Dikonfirmasi
Orang tersebut mencatat tanggapan terhadap versi itu pada waktu yang diketahui.
Pertanyaan diajukan
Karyawan belum dapat mengonfirmasi pemahaman, dan masalah tersebut telah memiliki penanggung jawab tindak lanjut.
Pengecualian dikendalikan
Penyimpangan tersebut memiliki risiko yang telah dinilai, ketentuan, tanggal tinjauan, tanggal kedaluwarsa, dan penanggung jawab yang jelas.
Pelaksanaan telah diverifikasi
Catatan proses atau bukti audit yang mendasarinya menunjukkan apakah persyaratan dijalankan.
Hubungkan kebijakan dengan kontrol dan temuan →Jaga keterkaitan antara persyaratan, kebijakan, kontrol, dan bukti
Konfirmasi penerimaan hanyalah satu jenis bukti. Gambaran kepatuhan yang lebih kuat juga menunjukkan alasan kebijakan dibuat, cara persyaratan diterapkan, dan catatan operasional yang mengungkap kesenjangan.
Persyaratan
Sebutkan undang-undang, regulasi, kontrak, standar, keputusan risiko, atau mandat internal yang berlaku beserta penanggung jawabnya.
Kewajiban kebijakan
Hubungkan kebijakan aktif beserta versi yang tepat, yang menerjemahkan persyaratan menjadi ekspektasi organisasi.
Kontrol atau prosedur
Identifikasi persetujuan, inspeksi, tinjauan akses, pelatihan, transaksi, atau prosedur berulang yang menerapkan kebijakan.
Bukti dan kesenjangan
Simpan hasil, pengecualian, temuan, tindakan korektif, penanggung jawab, dan tenggat, alih-alih menganggap dokumen yang telah didistribusikan sebagai bukti kepatuhan.
Gunakan penyebut yang dapat ditelusuri oleh manajer
Dari setiap persentase, manajer harus dapat membuka orang, versi, kelompok sasaran, dan alasan yang belum terselesaikan di baliknya.
| Tampilan | Pembilang | Penyebut | Daftar tindakan |
|---|---|---|---|
| Cakupan konfirmasi penerimaan | Dikonfirmasi tepat waktu | Orang yang ditugaskan pada versi itu | Dibuka, terlambat, ada pertanyaan, ditolak |
| Status kesehatan tinjauan | Tinjauan yang selesai sebelum tenggat | Kebijakan yang harus ditinjau | Terlambat dan menunggu keputusan |
| Kontrol pengecualian | Dispensasi sementara aktif yang ditinjau tepat waktu | Semua dispensasi sementara aktif | Berisiko tinggi, jatuh tempo, kedaluwarsa, atau tidak memiliki ketentuan |
| Kesiapan pemberlakuan | Penetapan siap sebelum tanggal berlaku | Penugasan kelompok sasaran yang direncanakan | Penanggung jawab, tenggat, saluran, atau versi yang dapat diakses belum tersedia |
Ubah setiap kesenjangan menjadi tindakan berikutnya yang spesifik
Pelacak harus membantu manajer menyelesaikan penyebabnya, bukan sekadar mengirim pengingat lagi.
Tidak pernah dibuka
Periksa penetapan, akses, status cuti, dan penyampaian sebelum melakukan eskalasi.
Pertanyaan diajukan
Jawab pertanyaan, perjelas kebijakan atau prosedur, dan simpan tanggapannya.
Terlambat
Tetapkan penanggung jawab tindak lanjut dan lakukan eskalasi berdasarkan kelompok sasaran, risiko, dan waktu yang telah berlalu.
Ditolak atau diperlukan pengecualian
Arahkan masalah kepada penanggung jawab kebijakan atau risiko; jangan timpa statusnya menjadi sudah dikonfirmasi.
Pelacakan kebijakan merupakan salah satu bagian dari manajemen kepatuhan
Gunakan pelacak untuk penyampaian versi, tanggapan, tinjauan, dan pengecualian. Perangkat lunak kepatuhan yang lebih luas mungkin juga perlu mengelola persyaratan, kontrol, pengujian, risiko, temuan, remediasi, konten regulasi, dan penjaminan.
Cocok untuk pelacakan kebijakan
Penetapan kelompok sasaran, konfirmasi penerimaan, pertanyaan, pengingat, dispensasi sementara, siklus tinjauan, dan penelusuran hingga detail oleh manajer.
Memerlukan bukti yang saling terhubung
Kepatuhan sebenarnya sering kali terdapat dalam pelatihan, inspeksi, persetujuan, transaksi, tinjauan akses, catatan insiden, dan audit.
Memerlukan fungsi kepatuhan khusus yang lebih mendalam
Pertimbangkan platform GRC untuk pemetaan regulasi, pengujian kontrol, perubahan regulasi, risiko perusahaan, dan alur kerja penjaminan.
Pertanyaan praktis tentang perangkat lunak pelacakan kepatuhan kebijakan
Apa saja yang harus disertakan dalam pelacakan kepatuhan kebijakan?+
Lacak versi aktif, kelompok sasaran wajib, tanggal penetapan, tenggat, status dan waktu tanggapan, pertanyaan, tindak lanjut, dispensasi sementara, tanggal tinjauan, serta bukti operasional yang diperlukan untuk persyaratan tersebut.
Apakah konfirmasi penerimaan kebijakan merupakan bukti kepatuhan?+
Ini membuktikan bahwa seseorang menanggapi versi tertentu. Namun, hal itu tidak serta-merta membuktikan pemahaman, pelatihan, kemampuan, atau perilaku yang patuh.
Bagaimana Anda menghitung tingkat konfirmasi penerimaan kebijakan?+
Bagilah jumlah orang yang mengonfirmasi versi yang ditetapkan dalam jangka waktu pilihan dengan jumlah orang yang wajib mengonfirmasi versi tersebut. Pastikan pengecualian dari perhitungan dan perubahan kelompok sasaran tetap terlihat.
Bisakah Jodoo mengirim pengingat dan mengarahkan pengecualian ke alur yang tepat?+
Aplikasi yang telah dikonfigurasi dapat menggunakan otomatisasi dan alur kerja untuk mengingatkan penanggung jawab, mengarahkan tinjauan, dan menampilkan item terlambat. Uji secara langsung persyaratan eskalasi, identitas, penyampaian, dan bukti yang tepat.
Bagaimana seharusnya pertanyaan mengenai kebijakan ditangani?+
Biarkan tanggapan tetap terbuka, tetapkan penanggung jawab, jawab pertanyaan, tentukan apakah isi atau pelatihan perlu diubah, dan baru catat konfirmasi setelah karyawan dapat memberikan tanggapan yang tepat.
VERIFIKASI KEBIJAKAN DAN BUKTI PELAKSANAANNYA
Mulailah dengan satu kelompok sasaran dan satu versi yang dapat Anda verifikasi
Gunakan contoh ini untuk menelusuri orang yang ditetapkan hingga tanggapan, pertanyaan, tindak lanjut terlambat, dan pengecualian. Kemudian hubungkan pelacak dengan bukti operasional yang penting bagi kebijakan Anda.
Gunakan aplikasi pelacakan kepatuhan