団体イベント管理
会員資格の状況と連携する団体向けイベント管理ソフトウェア
最新の会員情報を踏まえて、会員イベント、セッション、参加登録、キャンセル待ち、受付を管理。支部ごとに別のスプレッドシートを作り直す必要はありません。
サンプルには、参加登録受付中の年次総会、7人がキャンセル待ちの満員のワークショップ、3つのセッション計画、会員向け説明会の受付完了データが含まれています。
5ユーザーまで無料。クレジットカードは不要です。
コードを書かずに、項目・ワークフロー・ダッシュボードを調整できます。 1,000以上のアプリテンプレートと活用例を見る
会員の参加資格、参加登録、セッション、受付を連携
席を確定する前に参加資格を確認
参加登録の記録には、イベントでの受付状況と、その判断に関わる会員情報の両方を残します。
会員資格の状況を確認
コピーした有効会員リストに頼らず、参加資格あり、猶予期間中の参加を許可、参加資格なし、要審査を記録します。
定員を守る
追加の参加者を受け付ける前に、定員、登録者数、キャンセル待ち人数を確認します。
必要な配慮を共有
必要な配慮やフォローアップに関するメモを、担当者が使う参加登録の記録に残します。
セッションと受付を計画
各セッションの会場、開始時刻、定員、進行役を確認できるようにし、参加登録済み、出席、欠席を区別して記録します。
繰り上げから来場までの流れをわかりやすく
満員のイベントでは、人数の把握だけでは十分ではありません。
順番とルール
登録順または明文化された優先ルールを使い、繰り上げの条件を明確にします。
キャンセル
空いた席を確保し、次に参加資格のある会員を確認します。リストを上書きせず、変更履歴を残します。
猶予期間中の会員
会員資格の状態は変更せず、イベントのルールに従って参加登録を許可するか、審査します。
イベントの終了処理
イベントを完了にする前、または参加履歴を更新する前に、受付状況、欠席、フォローアップを記録します。
会員イベントに専門プラットフォームが必要な場面を見極める
団体のイベントは、委員会の会議から有料カンファレンスまで多岐にわたります。
Jodooで直接運営
参加資格、セッション、キャンセル待ち、受付を明確に管理する会員向け説明会、ワークショップ、ボランティア活動、会議に適しています。
チケット販売システムと連携
一般向け有料イベント、複雑なチケット区分、税金、払い戻し、出展者、スポンサー、参加証、座席の管理には、専門のイベントプラットフォームが必要になる場合があります。
会場管理システムと連携
部屋の空き状況、座席図、ケータリング、設営・演出は、会場運営側のシステムで管理するのが適切な場合があります。
参加情報を会員記録に反映
今後のサービスに役立つ出席や参加完了の情報を、会員記録に反映します。
イベントの状況に応じて次の対応を決定
参加登録の状態とイベントの状態は、別々に管理します。
| 状況 | イベント側の対応 | 会員側の対応 |
|---|---|---|
| 参加登録受付中・参加資格あり | 参加登録を確定 | 現在の会員資格を維持 |
| イベント満員・参加資格あり | キャンセル待ちに追加 | 繰り上げルールを通知 |
| 会員資格の審査が必要 | 席の確定を保留 | 判断に必要な会員情報を確認 |
| キャンセルにより空席が発生 | 次に参加資格のある人を繰り上げ | 更新した参加確定通知を送信 |
| イベント完了 | 出欠とフォローアップを記録 | 必要な参加情報を会員記録に追加 |
Jodooで構築する理由
開発を待たずに会員イベントの運営を調整
チームが実際に使う情報、判断、フォローアップに合わせて会員イベントの運営を構築できます。権限を持つ担当者は、コードを書かずにフォーム、ワークフロー、絞り込みビュー、ダッシュボードを変更できます。
すぐに使える会員イベント運営アプリから始め、ニーズの変化に応じて、運営担当者が項目、ワークフロー、レポートを改善できます。情報項目とルールを調整
会員イベントの運営に必要な項目、分類、例外時の対応フローを追加し、プログラムの変化に合わせて見直せます。
適切な担当者に判断を割り当てる
会員イベントの運営で人による判断が必要な場合は、担当者を指定した審査タスク、修正のための差し戻し、権限設定を使い、誰でも状態を変更できる運用を避けられます。
次に取るべき行動を把握
定員、キャンセル待ち、参加資格、出欠を関連する記録で管理し、各支部がイベントの種類に合わせて調整できます。
団体イベント運営におけるJodooの役割
関連する記録の連携、担当者による判断、例外への対応が団体イベントの運営に必要な場合に、Jodooが役立ちます。専門製品が得意とする機能は、その製品を引き続き利用するか、連携して活用できます。
Jodooで管理する
団体イベントの運営に必要なフォーム、審査ステップ、対応待ち一覧、リマインダー、ダッシュボードを揃えられます。
正式な記録を管理するシステムと連携
団体イベントで決済、会計仕訳、一斉メール配信、認証が必要な場合は、それぞれの管理元システムで処理し、業務に必要な状況を担当者に共有します。
専用プラットフォームが適している場合
複雑なチケット販売、会場レイアウト、出展者・スポンサー管理、配信、参加証の印刷、大規模カンファレンスの参加者向けマーケティングには、専門のイベントプラットフォームを選びます。
団体向けイベント管理ソフトウェアに関する質問
Jodooで団体イベントの参加登録を管理できますか？
はい。このサンプルでは、イベント、定員、参加登録、キャンセル待ち、参加資格の確認、セッション、受付結果を管理しています。
チケットを販売できますか？
複雑な有料イベントの取引には、チケット販売または決済プラットフォームをご利用ください。Jodooは、それに関連する会員の参加資格確認や運営上のフォローアップを管理できます。
各支部が独自のイベントを運営できますか？
はい。担当支部、ビュー、権限を設定することで、各支部が自分たちの記録を管理し、本部は支部間で比較できる実績を確認できます。
キャンセル待ちの会員を繰り上げできますか？
はい。方針に合った繰り上げルールとワークフローを設定できます。繰り上げ前の状態と通知内容も確認できるように残します。
すぐに使えるサンプルから構築
この団体イベントアプリを使う団体イベントと会員記録を連携
データ入りのイベント・キャンセル待ちビューを開き、定員、参加資格、フォローアップをプログラムに合わせて調整できます。