QUẢN LÝ SỰ KIỆN HIỆP HỘI
Phần mềm quản lý sự kiện hiệp hội kết nối với trạng thái hội viên
Lập kế hoạch sự kiện hội viên, các phiên, đăng ký, danh sách chờ và điểm danh dựa trên thông tin hội viên hiện tại, không cần tạo lại bảng tính riêng cho từng chi hội.
Mẫu ứng dụng có đại hội thường niên đang mở đăng ký, hội thảo đã đủ chỗ với bảy người trong danh sách chờ, ba phiên đã lên kế hoạch và dữ liệu điểm danh hoàn tất của một buổi phổ biến thông tin cho hội viên.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Liên kết điều kiện tham dự của hội viên với đăng ký, các phiên và điểm danh
Xác định điều kiện tham dự trước khi xác nhận chỗ
Hồ sơ đăng ký cần thể hiện rõ cả tình trạng đăng ký sự kiện và thông tin hội viên liên quan.
Kiểm tra trạng thái hội viên
Ghi rõ đủ điều kiện, được phép tham dự trong thời gian ân hạn, không đủ điều kiện hoặc cần xét duyệt, thay vì dựa vào bản sao danh sách hội viên còn hiệu lực.
Tuân thủ giới hạn sức chứa
Đối chiếu sức chứa, số người đã đăng ký và số người trong danh sách chờ trước khi nhận thêm người.
Hiển thị rõ nhu cầu hỗ trợ đặc biệt
Lưu các ghi chú về nhu cầu hỗ trợ đặc biệt hoặc công việc cần theo dõi ngay trong hồ sơ đăng ký mà nhân viên sử dụng.
Lập kế hoạch các phiên và điểm danh
Hiển thị rõ phòng, giờ bắt đầu, sức chứa và người điều phối của từng phiên, đồng thời phân biệt các trường hợp đã đăng ký, đã tham dự và vắng mặt.
Làm rõ cách nhận chỗ từ danh sách chờ và xác nhận có mặt
Sự kiện đã đủ chỗ cần được quản lý bằng nhiều thông tin hơn là số lượng đăng ký.
Thứ tự và quy tắc
Áp dụng thứ tự đăng ký hoặc quy tắc ưu tiên đã được ghi rõ, đồng thời làm rõ điều kiện nhận chỗ từ danh sách chờ.
Hủy đăng ký
Giải phóng chỗ, xác định hội viên đủ điều kiện tiếp theo và lưu lại thay đổi, thay vì ghi đè danh sách.
Hội viên trong thời gian ân hạn
Cho phép hoặc xét duyệt đăng ký theo quy định của sự kiện mà không thay đổi trạng thái hội viên.
Kết thúc sự kiện
Ghi nhận điểm danh, các trường hợp vắng mặt và công việc cần theo dõi trước khi đánh dấu sự kiện hoàn tất hoặc cập nhật lịch sử tham gia.
Xác định khi nào sự kiện hội viên cần nền tảng chuyên dụng
Sự kiện hiệp hội có thể là cuộc họp ban/ủy ban hoặc hội nghị có thu phí.
Sử dụng trực tiếp Jodoo
Phù hợp với các buổi phổ biến thông tin cho hội viên, hội thảo, hoạt động tình nguyện và cuộc họp cần quản lý rõ điều kiện tham dự, các phiên, danh sách chờ và điểm danh.
Tích hợp hệ thống bán vé
Sự kiện có thu phí dành cho công chúng, nhiều hạng vé phức tạp, thuế, hoàn tiền, đơn vị triển lãm, nhà tài trợ, thẻ tham dự hoặc xếp chỗ có thể cần nền tảng sự kiện chuyên dụng.
Tích hợp hệ thống quản lý địa điểm
Danh mục phòng, sơ đồ chỗ ngồi, dịch vụ ăn uống và công tác tổ chức có thể được quản lý trong hệ thống vận hành địa điểm.
Cập nhật thông tin tham gia về hồ sơ hội viên
Đưa thông tin tham dự hoặc hoàn thành về hồ sơ hội viên khi dữ liệu đó giúp phục vụ hội viên tốt hơn trong tương lai.
Xác định hành động tiếp theo dựa trên trạng thái sự kiện
Cần quản lý riêng trạng thái đăng ký và trạng thái sự kiện.
| Tình huống | Xử lý sự kiện | Xử lý với hội viên |
|---|---|---|
| Đang mở đăng ký và hội viên đủ điều kiện | Xác nhận đăng ký | Giữ nguyên trạng thái hội viên hiện tại |
| Sự kiện đã đủ chỗ và hội viên đủ điều kiện | Thêm vào danh sách chờ | Thông báo quy tắc nhận chỗ từ danh sách chờ |
| Cần xét duyệt trạng thái hội viên | Tạm hoãn quyết định xác nhận chỗ | Xem xét thông tin hội viên liên quan |
| Có chỗ trống do hủy đăng ký | Xếp chỗ cho người đủ điều kiện tiếp theo | Gửi xác nhận cập nhật |
| Sự kiện đã hoàn tất | Ghi nhận tham dự và công việc cần theo dõi | Bổ sung thông tin tham gia có liên quan |
VÌ SAO NÊN XÂY DỰNG TRÊN Jodoo
Điều chỉnh nghiệp vụ tổ chức sự kiện hội viên mà không phải chờ dự án phát triển phần mềm
Xây dựng nghiệp vụ tổ chức sự kiện hội viên dựa trên thông tin, quyết định và công việc theo dõi mà đội ngũ thực sự sử dụng. Nhân viên được cấp quyền có thể thay đổi biểu mẫu, quy trình, chế độ xem có bộ lọc và bảng tổng quan mà không cần viết mã.
Bắt đầu với ứng dụng tổ chức sự kiện hội viên có thể sử dụng ngay, rồi để đội ngũ vận hành điều chỉnh các trường thông tin, quy trình và báo cáo theo nhu cầu.Điều chỉnh hồ sơ và quy tắc
Thêm các trường thông tin, nhóm phân loại và luồng xử lý ngoại lệ cần thiết cho việc tổ chức sự kiện hội viên, rồi điều chỉnh khi chương trình thay đổi.
Giao quyền quyết định cho đúng người
Khi nghiệp vụ tổ chức sự kiện hội viên cần quyết định của người có trách nhiệm, hãy sử dụng nhiệm vụ xét duyệt có người phụ trách cụ thể, bước trả lại để chỉnh sửa và phân quyền phù hợp, thay vì để bất kỳ ai cũng có thể sửa trạng thái.
Xác định bước xử lý tiếp theo
Sức chứa, danh sách chờ, điều kiện tham dự và dữ liệu tham dự được lưu trong các hồ sơ liên kết mà chi hội có thể tùy chỉnh cho từng loại sự kiện.
Vai trò của Jodoo trong tổ chức sự kiện hiệp hội
Sử dụng Jodoo khi việc tổ chức sự kiện hiệp hội cần hồ sơ liên kết, người chịu trách nhiệm ra quyết định và các ngoại lệ dễ theo dõi. Kết nối hoặc tiếp tục sử dụng sản phẩm chuyên dụng cho những chức năng mà chúng đã đáp ứng tốt.
Quản lý trong Jodoo
Các biểu mẫu, bước xét duyệt, danh sách công việc cần xử lý, lời nhắc và bảng tổng quan giúp nhân viên tổ chức sự kiện hiệp hội.
Kết nối các hệ thống lưu trữ dữ liệu chính thức
Khi việc tổ chức sự kiện hiệp hội cần giao dịch thanh toán, bút toán kế toán, gửi email hàng loạt hoặc xác thực, hãy giữ các chức năng đó trong hệ thống quản lý dữ liệu chính tương ứng và chuyển trạng thái cần thiết về cho nhân viên.
Khi nền tảng chuyên dụng là lựa chọn phù hợp hơn
Chọn nền tảng sự kiện chuyên dụng khi cần bán vé phức tạp, sơ đồ mặt bằng, quản lý đơn vị triển lãm và nhà tài trợ, phát trực tuyến, in thẻ tham dự hoặc tiếp thị thu hút người tham dự ở quy mô hội nghị.
Câu hỏi về phần mềm quản lý sự kiện hiệp hội
Jodoo có thể quản lý đăng ký sự kiện hiệp hội không?
Có. Mẫu ứng dụng theo dõi sự kiện, sức chứa, đăng ký, danh sách chờ, kiểm tra điều kiện tham dự, các phiên và kết quả điểm danh.
Ứng dụng có thể bán vé không?
Sử dụng nền tảng bán vé hoặc thanh toán cho các giao dịch phức tạp của sự kiện có thu phí. Jodoo có thể phối hợp kiểm tra điều kiện tham dự của hội viên và theo dõi công việc vận hành liên quan.
Các chi hội có thể tự tổ chức sự kiện không?
Có. Thiết lập chi hội phụ trách, chế độ xem và quyền truy cập để đội ngũ địa phương quản lý hồ sơ của mình, đồng thời văn phòng trung tâm có thể đối chiếu kết quả giữa các chi hội.
Hội viên trong danh sách chờ có thể được nhận chỗ không?
Có. Thiết lập quy tắc nhận chỗ và quy trình phù hợp với chính sách của bạn; lưu lại trạng thái trước đó và thông báo để dễ theo dõi.
XÂY DỰNG TỪ MẪU ĐÃ HOẠT ĐỘNG
Sử dụng ứng dụng sự kiện hiệp hội nàyKết nối sự kiện hiệp hội với hồ sơ hội viên
Mở chế độ xem sự kiện và danh sách chờ có sẵn dữ liệu, rồi điều chỉnh sức chứa, điều kiện tham dự và công việc theo dõi cho các chương trình của bạn.