個人来訪者
一般的な目的、任意の予約、案内カウンターでの状況、行き先、必要に応じた退出記録。
図書館向け訪問者管理システム
団体、研究者、部屋、特別依頼を管理する図書館向け訪問者管理
個人、研究者、学校団体、地域団体、業者、講演者を、予約、部屋、リソース、担当者、案内カウンター受付、例外、完了処理とともに管理します。
図書館への訪問には、一般来館、調査予約、団体予約、部屋の利用、特別資料の申請などがあります。受付でもその目的が分かる状態を保つ必要があります。
- 団体予約と調査予約
- 部屋、リソース、担当者、到着、現在の訪問
- 部屋競合、人数、担当者、リソース、到着、時間超過の例外
訪問目的に合ったレコードを使う
一般来訪者、調査予約、学校団体、イベント登壇者では、事前準備の内容が異なります。
研究者
予約、調査担当者、部屋、希望資料またはリソース、特別な案内、完了処理。
学校・地域団体
組織、コーディネーター、人数、年齢・プログラム情報、部屋、日程、担当者、出席状況。
納入業者またはサービス事業者
作業目的、図書館担当者、職員区域、証明資料、機器、入場時間帯、完了。
イベント登壇者
プログラム、主催者、イベント会場、到着時間帯、技術・アクセシビリティ要件、引き渡し。
部屋、リソース、担当者の予定をまとめて管理
案内カウンターは、カレンダーやメールから再構成せず、準備済みレコードを確認できる必要があります。
- 01
訪問を予約
訪問種別、組織または訪問者、人数、目的、日付、部屋、リソース、担当者を記録します。
担当が明確な到着予定訪問。 - 02
準備状況を確認
部屋、リソース、担当者、特別な依頼、到着案内を承認します。
到着前に競合を確認できます。 - 03
案内カウンターでチェックイン
予約を検索し、到着と実際の団体情報を記録して現在の訪問を開始します。
予約と訪問ログを重複させません。 - 04
担当者または部屋への引き渡しを完了
行き先、担当者、リソースの引き渡し、現在状況を記録します。
受付が訪問の担当者を把握できます。 - 05
例外を解決
部屋の競合、人数変更、担当者不在、資料準備の遅れ、遅刻、訪問時間超過に責任者を割り当てます。
1人のコーディネーターと完了処理。 - 06
訪問を完了
退出、リソース返却、メモ、フォローアップを記録します。
履歴が今後の計画に役立ちます。
サービスに影響する約束を測定
背景のない訪問者数ではなく、部屋、担当者、リソース計画の改善につながる指標を使います。
種別別の確認済み訪問
承認済みの予約とアポイント
部屋、職員、訪問者案内を計画します。部屋またはリソースの競合
到着前の例外を開く
団体が受付に着く前に解決、場所変更、または日程変更します。担当者への引き渡し遅延
到着から担当者または部屋への引き渡しまで
通知、代理担当者、受付案内を調整します。訪問時間超過
予定終了を超えた訪問を開く
次の部屋、リソース、職員の予定を守ります。図書館の訪問者管理に関する質問
01図書館管理システムと同じものですか？+
いいえ。訪問、団体、調査予約、部屋、リソース、担当者、例外、完了処理を連携します。蔵書目録、貸出、利用者アカウント、受入、コレクション管理は別システムに残します。
02学校団体は訪問を予約できますか？+
はい。組織、コーディネーター、人数、プログラム、日付、部屋、担当者、特別な要件、承認、到着、出席、完了を記録します。
03研究者は特別資料を申請できますか？+
訪問フローには申請、担当者、部屋、準備状況、案内、返却または完了を保存できます。蔵書・貸出記録は図書館システムに残します。
04部屋の競合はどのように処理しますか？+
到着前に、競合する予定、責任者、対応期限、代替案、判断、更新した訪問者案内を含む例外を作成します。
05予約なしの一般来訪者にも対応できますか？+
はい。図書館が運用記録を必要とする場合に有効です。予約なし受付は最小限にし、定めた目的に必要な情報だけを収集します。
実際の訪問者業務を試す
図書館訪問者アプリを使う実際の部屋競合を含む団体訪問を試行
案内カウンター職員とともに、研究者、学校団体、部屋変更、特別資料申請、担当者不在、遅刻、訪問時間超過を試します。