個人訪客
採集通用來訪目的、可選預約、服務臺狀態、目的地，並在需要追蹤時記錄離場。
圖書館訪客管理系統
面向團體、研究人員、房間和特殊申請的圖書館訪客管理
透過預約、房間、資源、接待人、服務臺報到、異常和結束處理，協調個人訪客、研究人員、學校團體、社群團體、供應商和演講嘉賓。
圖書館來訪可能是普通到訪、研究預約、團體預訂、場地預約或特殊資料申請。系統應讓服務臺在接待時保留並看到這些背景。
- 團體預約與研究預約
- 房間、資源、接待人、抵達和當前來訪
- 房間沖突、團體人數、接待人、資源、到訪和超時異常
讓記錄與來訪目的相匹配
普通訪客、研究預約、學校團體和活動嘉賓需要不同的接待準備。
研究人員
預約、研究接待人、房間、所需資料或資源、特殊指引和結束處理。
學校或社群團體
組織、協調人、團體人數、年齡或專案背景、房間、日程、接待人和出席情況。
供應商或服務商
工作目的、圖書館接待人、員工區域、證明材料、裝置、通行時段和完成情況。
活動演講嘉賓
專案、組織者、活動場地、到訪時段、技術或無障礙需求和交接。
將房間、資源和接待人承諾保持關聯
服務臺應直接看到準備記錄，而不是從日歷和郵件中重新拼湊。
- 01
預約來訪
採集來訪型別、組織或訪客、團體人數、目的、日期、房間、資源和負責接待人。
負責人明確的預計來訪。 - 02
確認準備就緒
核准房間、資源、接待人、特殊申請和到訪指引。
在抵達前即可看到沖突。 - 03
在服務臺報到
查詢預約，登記抵達和實際團體情況，並建立當前來訪。
無需重復維護預約和來訪日誌。 - 04
完成接待人或房間交接
記錄目的地、接待人、資源交付和當前狀態。
接待櫃檯清楚由誰負責該來訪。 - 05
解決異常
為房間沖突、團體人數變化、接待人缺席、資源延誤、遲到或來訪超時指定負責人。
一名協調人負責並完成結束處理。 - 06
結束來訪
記錄離場、資源歸還、備注和後續事項。
歷史記錄為後續規劃提供依據。
衡量影響服務的關鍵承諾
使用指標改進房間、接待人和資源規劃，而不是脫離背景只統計訪客數量。
按型別統計已確認來訪
已批準的預訂和預約
規劃房間、員工和訪客指引。房間或資源沖突
檢視抵達前異常
在團體抵達服務臺前解決沖突、調換地點或改期。接待人交接延遲
從抵達到接待人或房間交接
調整通知、備用接待人或服務臺指引。來訪超時
檢視超過預計結束時間的來訪
避免影響下一項房間、資源或員工安排。圖書館訪客管理常見問題
01這和圖書館管理系統是同一類產品嗎？+
不是。它協調來訪、團體、研究預約、房間、資源、接待人、異常和結束處理。館藏目錄、借還流通、讀者賬戶、採購和館藏系統仍應獨立。
02學校團體可以預約參訪嗎？+
可以。採集組織、協調人、團體人數、專案、日期、房間、接待人、特殊需求、核准、抵達、出席和結束情況。
03研究人員可以申請特殊資料嗎？+
來訪流程可以保留申請、負責接待人、房間、準備狀態、指引和歸還或結束情況。館藏與借還記錄仍保留在圖書館系統中。
04如何處理房間沖突？+
在抵達前建立沖突異常，記錄沖突事項、負責人、響應期限、替代方案、決定和更新後的訪客指引。
05該頁面能支援普通臨時到訪嗎？+
可以。圖書館需要運營記錄時，應讓臨時到訪流程保持簡潔，並只採集既定目的所需的資訊。
測試真實訪客運營
使用圖書館訪客應用程式用真實房間沖突試點團體參訪
讓服務臺員工測試研究人員、學校團體、房間變更、特殊資源申請、接待人缺席、遲到和來訪超時。