Khách cá nhân
Mục đích chung, lịch hẹn tùy chọn, trạng thái quầy đón tiếp, điểm đến và rời đi khi cần theo dõi.
Hệ thống quản lý khách thư viện
Quản lý khách thư viện cho nhóm, nhà nghiên cứu, phòng và yêu cầu đặc biệt
Điều phối cá nhân, nhà nghiên cứu, đoàn trường, nhóm cộng đồng, nhà cung cấp và diễn giả với đặt lịch, phòng, nguồn lực, người tiếp đón, check-in, ngoại lệ và kết thúc.
Một lượt đến thư viện có thể là khách thông thường, lịch nghiên cứu, đặt theo nhóm, cam kết phòng hoặc yêu cầu tài liệu đặc biệt. Hệ thống phải giữ được bối cảnh đó tại quầy đón tiếp.
- Đặt theo nhóm và lịch nghiên cứu
- Phòng, tài nguyên, người tiếp đón, giờ đến và lượt thăm hiện tại
- Ngoại lệ về xung đột phòng, quy mô nhóm, người tiếp đón, tài nguyên, giờ đến và quá thời lượng
Khớp bản ghi với mục đích lượt thăm
Khách thông thường, lịch nghiên cứu, đoàn trường học và diễn giả sự kiện tạo ra các công việc chuẩn bị khác nhau.
Nhà nghiên cứu
Lịch hẹn, người tiếp đón nghiên cứu, phòng, tài liệu hoặc nguồn lực yêu cầu, hướng dẫn đặc biệt và kết thúc.
Đoàn trường học hoặc cộng đồng
Tổ chức, điều phối viên, quy mô nhóm, bối cảnh tuổi hoặc chương trình, phòng, lịch, người tiếp đón và tham dự.
Nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ
Mục đích công việc, người phụ trách thư viện, khu vực nhân viên, bằng chứng, thiết bị, khung giờ ra vào và hoàn tất.
Diễn giả sự kiện
Chương trình, ban tổ chức, không gian sự kiện, khung giờ đến, nhu cầu kỹ thuật hoặc hỗ trợ tiếp cận và bàn giao.
Giữ cam kết phòng, nguồn lực và người tiếp đón cùng nhau
Quầy đón tiếp cần xem được bản ghi chuẩn bị thay vì phải ghép lại từ lịch và email.
- 01
Đặt lịch thăm
Ghi nhận loại lượt thăm, tổ chức hoặc khách, quy mô nhóm, mục đích, ngày, phòng, nguồn lực và người tiếp đón phụ trách.
Lượt thăm dự kiến có người phụ trách rõ ràng. - 02
Xác nhận sẵn sàng
Phê duyệt phòng, nguồn lực, người tiếp đón, yêu cầu đặc biệt và hướng dẫn khi đến.
Xung đột được hiển thị trước khi đến. - 03
Check-in tại quầy đón tiếp
Tìm đặt lịch, ghi nhận lượt đến và bối cảnh nhóm thực tế, rồi bắt đầu lượt thăm hiện tại.
Không lặp nhật ký đặt lịch và lượt thăm. - 04
Hoàn tất bàn giao cho người tiếp đón hoặc phòng
Ghi nhận điểm đến, người tiếp đón, việc bàn giao tài nguyên và trạng thái hiện tại.
Quầy lễ tân biết ai phụ trách lượt thăm. - 05
Giải quyết ngoại lệ
Giao xử lý xung đột phòng, thay đổi quy mô nhóm, thiếu người tiếp đón, nguồn lực chậm, đến muộn hoặc quá thời gian thăm.
Một điều phối viên và một bước kết thúc. - 06
Kết thúc lượt thăm
Ghi nhận rời đi, hoàn trả tài nguyên, ghi chú và mọi việc cần theo dõi.
Lịch sử hỗ trợ lập kế hoạch tương lai.
Đo các cam kết ảnh hưởng dịch vụ
Dùng chỉ số để cải thiện việc lên kế hoạch phòng, người tiếp đón và tài nguyên thay vì đếm khách thiếu ngữ cảnh.
Lượt thăm đã xác nhận theo loại
Đặt chỗ và lịch hẹn đã duyệt
Lập kế hoạch phòng, nhân viên và hướng dẫn khách.Xung đột phòng hoặc tài nguyên
Mở ngoại lệ trước khi đến
Xử lý, chuyển địa điểm hoặc đổi lịch trước khi đoàn đến quầy.Chậm bàn giao cho người tiếp đón
Từ lúc đến tới bàn giao cho người tiếp đón hoặc phòng
Điều chỉnh thông báo, người tiếp đón dự phòng hoặc hướng dẫn tại quầy đón tiếp.Lượt thăm quá thời lượng
Mở lượt thăm đã quá giờ kết thúc dự kiến
Bảo vệ cam kết phòng, nguồn lực hoặc nhân viên tiếp theo.Câu hỏi về quản lý khách thư viện
01Đây có giống hệ thống quản lý thư viện không?+
Không. Hệ thống điều phối lượt thăm, nhóm, lịch nghiên cứu, phòng, nguồn lực, người tiếp đón, ngoại lệ và kết thúc. Danh mục, mượn trả, tài khoản bạn đọc, bổ sung và hệ thống bộ sưu tập vẫn tách riêng.
02Đoàn trường học có thể đặt lịch thăm không?+
Có. Ghi nhận tổ chức, điều phối viên, quy mô nhóm, chương trình, ngày, phòng, người tiếp đón, nhu cầu đặc biệt, phê duyệt, lượt đến, điểm danh và đóng hồ sơ.
03Nhà nghiên cứu có thể yêu cầu tài liệu đặc biệt không?+
Quy trình lượt thăm có thể lưu yêu cầu, người tiếp đón phụ trách, phòng, trạng thái sẵn sàng, hướng dẫn và việc hoàn trả hoặc đóng hồ sơ. Dữ liệu bộ sưu tập và lưu thông vẫn nằm trong hệ thống thư viện.
04Xử lý xung đột phòng thế nào?+
Tạo ngoại lệ trước khi đến với xung đột cam kết, người phụ trách, hạn phản hồi, phương án thay thế, quyết định và hướng dẫn khách đã cập nhật.
05Trang có hỗ trợ khách đến không hẹn trước không?+
Có, khi thư viện cần bản ghi vận hành. Giữ quy trình cho khách không đặt trước thật gọn và chỉ thu thập thông tin cần cho mục đích đã xác định.
Thử quy trình quản lý khách thực tế
Dùng ứng dụng quản lý khách thư việnThử lượt thăm nhóm với xung đột phòng thực tế
Cùng nhân viên quầy đón tiếp thử các tình huống nhà nghiên cứu, đoàn trường học, đổi phòng, yêu cầu tài nguyên đặc biệt, vắng người tiếp đón, đến muộn và quá thời lượng.