誰にどのように連絡すればよいか
対象者または組織、希望する連絡方法、必要に応じて代理人、アクセシビリティや意思疎通上の配慮を記録します。
ケース受付フォーム
Case intake form for the facts behind a first decision
対象者、背景、理由、緊急度、同意、重複の可能性、トリアージ結果、担当者、次の対応日を含む、実用的なケース記録を作成します。
フォームはプロセスの始まりであり、成果物ではありません。提出された情報により、明確なトリアージと引き継ぎが行われる必要があります。
取水口の設計図をダウンロードする↓CSV· フィールド、目的、例、および必須かどうか5ユーザーまで無料。クレジットカードは不要です。
コードを書かずに、項目・ワークフロー・ダッシュボードを調整できます。 1,000以上のアプリテンプレートと活用例を見る
サインインして架空のサンプルデータを確認します。チーム権限、機密情報、独自の運用ルールを追加する前に、コピーをインストールしてください。
4受付時の質問グループ
5画面ビュー
4送信後のアクション
次の人が利用できる情報を尋ねる
すべてのフィールドがトリアージ、連絡先、安全性、担当体制をサポートしている場合、短い形式でも強力な引き継ぎが作成される可能性があります。
彼らがあなたに連絡する理由
内部カテゴリを適用する前に、明確な理由とその人自身の言葉でのオープンな説明を活用します。
緊急性、同意、権限
何が直ちに対応する必要があるのか、チームが行動するための同意または別の有効な根拠を持っているかどうかを尋ねます。
複製とハンドオフ
関連する未解決のケースを確認し、トリアージの決定を記録し、担当者を指名し、次の対応の期日を希望します。
最初の決定を変更しないフィールドを削除します
受付フォームを公開する前にこのテストを活用します。
| Question | 役立つときは保存しておいてください | 原因となる場合は避ける |
|---|---|---|
| 誰が関与していますか? | 連絡先、関係、アクセス、重複チェック | 機密性の高い個人情報の不必要な収集 |
| 何が起こったのか、それとも何が必要なのか？ | トリアージ、範囲、安全性、またはサービス計画 | 人に内なる結論の選択を強制する |
| どのくらい緊急ですか? | 定義された応答またはエスカレーション パス | 運用上の意味を持たない重大度ラベル |
| 次に何が起こるでしょうか? | 明確な担当者、期日、期待 | 引き継ぎにつながらない定型的な送信完了通知 |
新たな通知ではなく、受付を決定に変える
適切なチームが必要な背景を確認し、次の対応を引き受けた時点で、受付情報が実務上の価値を持ちます。
受領確認
次に何が起こるかを正直に案内し、必要に応じて緊急時の代替窓口も示します。
重複と差し迫ったリスクをチェックする
関連する未解決のケースを見つけて、安全、保護、報復、重大なサービスへの影響、またはその他の緊急の状況をエスカレーションします。
トリアージして振り分ける
ケースを作成し、情報をリクエストし、他の場所に参照するか、目に見える理由を付けて重複としてクローズします。
担当体制の確認
送信内容を担当不明の受信箱へ転送するのではなく、次の対応、期限、ケースチームを割り当てます。
ノーコードで業務モデルを調整
下流ケースを再構築せずに吸気口を変更
ビジネス管理者は、関連するケースのプロセスを維持しながら、質問と引き継ぎを更新できます。
集中的な受付は数時間で組み立てられ、結果として得られるケースを切断することなく数十分で調整できます。- 選択したケースの種類に条件付きの質問を追加します。
- 緊急時の振り分け、受領通知、追加情報の依頼を変更できます。
- 重複チェックと優先順位キューを更新します。
- 受付内容が実際の対応へ移っても、同じケース ID を維持します。
決定ロジックを維持します。言語とフィールドを変更する
HR、非営利団体、調査、苦情の受付は同一であってはなりません。
HRの懸念
希望する支援、機密保持への期待、差し迫ったリスク、報告関係、利益相反の兆候を追加します。
非営利団体の紹介
同意、ニーズ、強み、サービス資格に関する質問、パートナーの詳細、安全な連絡先の希望を追加します。
調査の受付
申し立てや問題、影響を受けるプロセス、証拠保全、対立、および誰がすでに知っているかを追加します。
顧客からの苦情
製品・サービス、影響、過去の連絡、希望する解決、回答期限、元のチケットまたは注文番号を追加します。
最後まで入力できる短さと、適切に振り分けられる情報量を両立する
この例は調整可能な出発点であり、法律、医療、HR、社会福祉のすべてに共通する万能な質問票ではありません。
最初の決定のために収集する
連絡方法、緊急度、同意、重複確認、トリアージ、担当、次の対応に影響する項目を残します。
さらに深い質問を下流に移動
ケースが適切なプロセスに到達した後、評価者、調査員、臨床医、または専門家が詳細を収集できるようにします。
フォームだけでなくハンドオフをテストする
確認応答、重複処理、緊急ルーティング、担当体制、送信者に次に表示される内容を確認します。
フォームを公開する前に回答すべき質問
ケース受付フォームには何を含めるべきですか?
通常、個人または組織、連絡先の希望、連絡の理由、オープンな説明、緊急性、同意または権限、重複の可能性、サポート情報、トリアージの結果、担当者、および次の対応の日付。
すべてのケースタイプで同じフォームを使用する必要がありますか?
共通の受付パターンを使いながら、状況に応じて表現、リスク質問、同意、証拠、緊急時の振り分けを変えます。従業員相談、利用者紹介、調査、苦情に同一の質問を強制しないでください。
フォームは電話でも機能しますか?
はい。この例ではスマートフォンに対応した Jodoo フォームを使用しています。最初の画面は短くし、項目名を明確にして、実際のスマートフォン操作とプライバシー条件を確認してください。
ケースの重複を防ぐにはどうすればよいですか?
信頼できる識別子を収集し、トリアージ中に現在および最近クローズしたケースを検索し、一致する可能性のあるものを表面化し、受付が統合されたか、リンクされたか、または分離されたかを記録します。
提出後はどうすればよいですか?
受信を確認し、リスクと重複をチェックし、目に見えるトリアージの決定を下し、ケースを作成または更新し、担当者を割り当て、次の対応の期限を希望します。