Wer die Person ist und wie sie erreichbar ist
Erfassen Sie Person oder Organisation, bevorzugten Kontaktweg, gegebenenfalls Vertretung sowie Anforderungen an Barrierefreiheit oder Kommunikation.
FALLAUFNAHMEFORMULAR
Case intake form for the facts behind a first decision
Beginnen Sie eine nutzbare Fallakte mit Person, Kontext, Grund, Dringlichkeit, Einwilligung, möglichem Duplikat, Triage-Ergebnis, zuständiger Person und Datum der nächsten Aktion.
Das Formular ist der Beginn des Prozesses, nicht das Ergebnis. Die eingereichten Informationen sollten eine klare Triage und Übergabe ermöglichen.
Feldkonzept für die Aufnahme herunterladen↓CSV · Feld, Zweck, Beispiel und Angabe, ob es Pflichtfeld sein sollteFür bis zu fünf Nutzer kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.
Felder, Workflows und Dashboards ohne Programmierung anpassen. Mehr als 1.000 App-Vorlagen und Anwendungsfälle entdecken
Melden Sie sich an, um fiktive Beispieldatensätze zu prüfen. Installieren Sie eine Kopie, bevor Sie Teamzugriffe, vertrauliche Informationen oder eigene Betriebsregeln hinzufügen.
4Fragegruppen für die Aufnahme
5Produktansichten
4Aktionen nach dem Absenden
Informationen abfragen, die die nächste Person verwenden kann
Auch ein kurzes Formular kann eine gute Übergabe schaffen, wenn jedes Feld Triage, Kontakt, Sicherheit oder klare Zuweisung unterstützt.
Warum die Person Kontakt aufnimmt
Fragen Sie zunächst nach einem klaren Grund und einer freien Beschreibung in den eigenen Worten der Person, bevor Sie interne Kategorien anwenden.
Dringlichkeit, Einwilligung und Befugnis
Fragen Sie, was sofortige Aufmerksamkeit erfordert und ob das Team eine Einwilligung oder eine andere gültige Handlungsgrundlage hat.
Duplikat und Übergabe
Prüfen Sie auf verbundene offene Fälle, dokumentieren Sie die Triage-Entscheidung, benennen Sie die zuständige Person und setzen Sie die Fälligkeit für die nächste Aktion.
Felder entfernen, die die erste Entscheidung nicht verändern
Führen Sie diesen Test durch, bevor Sie ein Aufnahmeformular veröffentlichen.
| Question | Beibehalten, wenn es Folgendem dient | Vermeiden, wenn es zu Folgendem führt |
|---|---|---|
| Wer ist beteiligt? | Kontaktaufnahme, Beziehung, Zugriff oder Duplikatprüfung | Unnötige Erhebung sensibler personenbezogener Details |
| Was ist geschehen oder wird benötigt? | Triage, Umfang, Sicherheit oder Leistungsplanung | Die Person zu einer internen Schlussfolgerung zwingen |
| Wie dringend ist es? | Klar geregelter Ablauf für Reaktion oder Eskalation | Schweregradbezeichnung ohne operative Bedeutung |
| Was geschieht als Nächstes? | Zuständige Person, Fälligkeit und klare Erwartung | Allgemeine Eingangsbestätigung ohne Übergabe |
Die Aufnahme in eine Entscheidung verwandeln – nicht in eine weitere Benachrichtigung
Der erste operative Nutzen entsteht, wenn das richtige Team den richtigen Kontext sieht und den nächsten Schritt übernimmt.
Eingang bestätigen
Kommunizieren Sie realistisch, was als Nächstes geschieht, und bieten Sie gegebenenfalls einen dringenden Alternativweg an.
Duplikate und unmittelbare Risiken prüfen
Finden Sie verbundene offene Fälle und eskalieren Sie Sicherheitsrisiken, Schutzbelange, Vergeltungsrisiken, schwerwiegende Serviceauswirkungen oder andere dringende Umstände.
Triagieren und weiterleiten
Legen Sie einen Fall an, fordern Sie Informationen an, vermitteln Sie an eine andere Stelle oder schließen Sie ihn mit sichtbarer Begründung als Duplikat.
Verantwortliche Person bestätigen
Weisen Sie den nächsten Schritt, die Fälligkeit und das Fallteam zu, statt die Einreichung an ein Postfach weiterzuleiten, für das niemand zuständig ist.
DAS BETRIEBSMODELL OHNE CODE ANPASSEN
Die Aufnahme ändern, ohne den nachgelagerten Fall neu aufzubauen
Fachadministratoren können Fragen und Übergaben aktualisieren und dabei den verknüpften Fallprozess bewahren.
Eine fokussierte Aufnahme lässt sich in wenigen Stunden zusammenstellen und innerhalb weniger Dutzend Minuten verfeinern, ohne den entstehenden Fall abzukoppeln.- Fügen Sie bedingte Fragen für die gewählte Fallart hinzu.
- Ändern Sie dringende Weiterleitungen, Eingangsbestätigungen und Informationsanfragen.
- Aktualisieren Sie Duplikatprüfungen und Triage-Warteschlangen.
- Behalten Sie dieselbe Fall-ID bei, wenn aus der Aufnahme aktive Arbeit wird.
Entscheidungslogik beibehalten, Sprache und Felder ändern
Die Aufnahme für HR, gemeinnützige Organisationen, Untersuchungen und Beschwerden sollte nicht identisch sein.
HR-Anliegen
Ergänzen Sie gewünschte Unterstützung, Vertraulichkeitserwartung, unmittelbares Risiko, Berichtsbeziehung und Konflikthinweise.
Vermittlung an eine gemeinnützige Organisation
Ergänzen Sie Einwilligung, Bedarfe, Stärken, Fragen zur Leistungsberechtigung, Partnerdetails und sichere Kontaktpräferenzen.
Untersuchungsaufnahme
Ergänzen Sie Vorwurf oder Sachverhalt, betroffenen Prozess, Beweissicherung, Konflikte und bereits informierte Personen.
Kundenbeschwerde
Ergänzen Sie Produkt oder Leistung, Auswirkungen, frühere Kontakte, gewünschte Lösung, Antwortzusage und das ursprüngliche Ticket oder die Bestellung.
Die Aufnahme kurz genug zum vollständigen Ausfüllen und nützlich genug für die Weiterleitung halten
Das Beispiel ist ein anpassbarer Ausgangspunkt, kein universeller Fragebogen für jeden rechtlichen, klinischen, HR- oder Sozialdienstkontext.
Für die erste Entscheidung erfassen
Behalten Sie Felder, die Kontakt, Dringlichkeit, Einwilligung, Duplikatprüfung, Triage, Zuweisung oder den nächsten Schritt verändern.
Vertiefende Fragen nachgelagert stellen
Lassen Sie Fachkräfte aus Bewertung, Untersuchung, klinischer Praxis oder anderen Spezialgebieten Details erfassen, nachdem der Fall den richtigen Prozess erreicht hat.
Die Übergabe testen, nicht nur das Formular
Prüfen Sie Eingangsbestätigung, Duplikatbehandlung, dringende Weiterleitung, klare Zuweisung und die nächste sichtbare Information für die einreichende Person.
Fragen vor der Veröffentlichung des Formulars
Was sollte ein Fallaufnahmeformular enthalten?
Üblicherweise Person oder Organisation, Kontaktpräferenz, Kontaktgrund, freie Beschreibung, Dringlichkeit, Einwilligung oder Befugnis, mögliches Duplikat, unterstützende Informationen, Triage-Ergebnis, zuständige Person und Datum des nächsten Schritts.
Sollte jede Fallart dasselbe Formular verwenden?
Nutzen Sie ein gemeinsames Grundmuster für die Aufnahme, passen Sie jedoch Sprache, Risikofragen, Einwilligung, Beweismittel und dringende Weiterleitungen an den Kontext an. Zwingen Sie Mitarbeiteranliegen, Klientenvermittlung, Untersuchung und Beschwerde nicht durch identische Fragen.
Funktioniert das Formular auf einem Smartphone?
Ja. Das Beispiel verwendet ein responsives Jodoo-Formular. Halten Sie die erste Ansicht kurz, verwenden Sie klare Feldbezeichnungen und testen Sie den genauen Smartphone-Ablauf sowie den Datenschutzkontext.
Wie verhindere ich doppelte Fälle?
Erfassen Sie verlässliche Kennungen, durchsuchen Sie bei der Triage aktuelle und kürzlich geschlossene Fälle, zeigen Sie mögliche Übereinstimmungen an und dokumentieren Sie, ob die Aufnahme zusammengeführt, verknüpft oder getrennt belassen wurde.
Was sollte nach dem Absenden geschehen?
Bestätigen Sie den Eingang, prüfen Sie Risiken und Duplikate, treffen Sie eine sichtbare Triage-Entscheidung, legen Sie den Fall an oder aktualisieren Sie ihn, weisen Sie eine zuständige Person zu und legen Sie einen Fälligkeitstermin für den nächsten Schritt fest.
DAS FUNKTIONIERENDE SYSTEM ANSEHEN
Die Aufnahme an der ersten Entscheidung des Teams ausrichten
Öffnen Sie das responsive Formular und passen Sie anschließend Fragen und Weiterleitung an, ohne den verknüpften Fallprozess zu verlieren.
Fallaufnahmeformular öffnen