Руководство по учету соблюдения договорных требований
Учет соблюдения договоров и отчетность
Выстройте процесс, который показывает, что нужно сделать, кто отвечает за исполнение, к какому сроку предоставить подтверждение, достаточно ли обосновывающих материалов и какое исключение требует решения. Не сводите соблюдение требований к проценту без детализации по записям.
Войдите, чтобы изучить заполненное представление, затем установите приложение с примерами данных и протестируйте связи, рабочий процесс и дашборды.
Практическое определение
Учет соблюдения договорных требований связывает важные условия договора с контрольными процедурами, ответственными, сроками, подтверждающими документами и исключениями. В отчетности следует разделять факт исполнения, проверенные подтверждения, просроченные обязательства, спорные толкования и согласованные исключения, чтобы общий процент для руководства не скрывал причины.
- Связь с исходным требованием сохраняется
- Достаточность подтверждающих документов проверяется отдельно
- Отчеты позволяют открыть записи по каждому статусу
Создано на основе заполненного примера работы с договорами после подписания, включая обязательства с назначенными ответственными, проверку подтверждающих документов, исключения, продления и детализированные отчеты.
Контрольная система из шести элементов
Сначала спроектируйте процесс, затем настраивайте поля и напоминания
Начните с наиболее важных договоров и рисков: попытка учитывать всё без расстановки приоритетов создает информационный шум.
Выберите существенные требования
Отдайте приоритет требованиям, нарушение которых влияет на права, ценность договора, уровень услуг, безопасность, защиту данных, страховое покрытие, отчетность или продление.
Определите контрольную процедуру
Укажите, какое операционное действие предотвращает или выявляет нарушение либо подтверждает его факт.
Назначьте одного ответственного за результат
Разделяйте внутреннего ответственного, сторону, ответственную за исполнение по договору, и участников, оказывающих поддержку.
Определите требования к подтверждению исполнения
Укажите, какой документ, данные, согласование или результат наблюдения принимаются как подтверждение и кто вправе их проверять.
Установите сроки и порядок эскалации.
Используйте сроки исполнения, периодичность, сроки уведомления о продлении, непродлении или расторжении, уровень серьезности и план действий по исключению с указанными датами.
Формируйте отчеты на основе записей договоров и договорных обязательств.
Для каждого KPI обеспечьте переход к договорному обязательству, подтверждению исполнения, исключению и решению, на которых он основан.
Отчет, которому можно доверять
Разделяйте статусы исполнения, подтверждения исполнения и исключений.
Одного зеленого или красного статуса недостаточно, чтобы понять, что произошло и что делать дальше.
| Разрез отчетности | Полезные статусы | На какой вопрос отвечает |
|---|---|---|
| Исполнение договорного обязательства | Запланировано, наступил срок исполнения, в работе, просрочено, выполнено | Выполнены ли необходимые действия в срок? |
| Проверка подтверждения исполнения | Отсутствует, представлено, требуется уточнение, проверено, отклонено, срок действия истек | Достаточно ли подтверждения исполнения и актуально ли оно? |
| Толкование требований | Согласовано, на рассмотрении, оспаривается, освобождено от исполнения | Согласны ли стороны или уполномоченные ответственные лица с тем, как трактуется требование? |
| Устранение исключений | Открыто, требуется решение, действия выполняются, на контроле, закрыто | Кто отвечает за риск и к какому сроку? |
| Последствия для продления | Не влияет, условие, пересмотр условий, отказ от продления | Как соблюдение договорных требований влияет на коммерческое решение? |
Ритм работы
Используйте три горизонта отчетности вместо одного огромного ежемесячного отчета.
Разным группам пользователей нужны свои вопросы и временные горизонты.
Ежедневная или еженедельная очередь задач ответственных
Задачи с приближающимся сроком исполнения, просроченные задачи, отсутствующие подтверждения исполнения, материалы, возвращенные на доработку, и исключения с высоким уровнем серьезности.
Для действий, а не для презентации руководству.
Ежемесячный обзор состояния контроля
Исполнение договорных обязательств, проверка подтверждения исполнения, повторяющиеся недочеты, нагрузка на ответственных и длительность устранения недочетов.
Для ответственных за процессы и команд по управлению рисками.
Обзор продлений и портфеля договоров
Приближающиеся сроки направления договорных уведомлений, существенное несоблюдение договорных требований, освобождения от исполнения, споры, стоимость договоров и закономерности по контрагентам.
Для коммерческих решений и решений руководства.
Представление для аудита или расследования
Исходное требование, история контроля, подтверждение исполнения, проверяющий, исключение, решение и временные отметки.
Для прослеживаемости, а не краткого обзора.
Практический запуск
Проведите пилот на одном классе договорных обязательств и одном реальном отчетном цикле.
Небольшой, но полный цикл даст больше понимания, чем импорт тысяч пунктов договора в непроверенную модель статусов.
Выберите узкий портфель договоров
Начните с одной категории, когорты договоров на продление или группы контрагентов с высоким риском.
Опишите 10–30 существенных договорных обязательств
Включите примеры обычных, повторяющихся и просроченных обязательств, обязательств без подтверждения исполнения и спорных обязательств.
Запустите реальную очередь задач ответственных
Убедитесь, что ответственные понимают задачу, срок исполнения, требуемое подтверждение и порядок эскалации.
Проверьте качество подтверждения исполнения
Проверьте, могут ли проверяющие единообразно принять подтверждение исполнения, вернуть его на доработку или отклонить.
Сформируйте ежемесячный отчет
Свяжите каждый KPI с исходными записями и устраните неоднозначные статусы.
Расширяйте по типовым схемам контроля
Повторно используйте проверенные компоненты, сохраняя специфику формулировок и решений для каждого класса договоров.
Практические вопросы
Вопросы об учете соблюдения договорных требований и отчетности
Используйте эти ответы, чтобы до запуска определить объем, стандарты подтверждения исполнения и правила отчетности.
Что должен содержать отчет о соблюдении договорных требований?
Показывайте существенные договорные обязательства по статусу исполнения, статусу проверки подтверждения исполнения, уровню серьезности исключения, ответственному, сроку исполнения и последствиям для продления. Добавляйте количественные показатели и динамику, но обеспечьте связь каждого результата с записями договора, договорного обязательства и подтверждения исполнения.
Нужно ли учитывать каждый пункт договора как договорное обязательство?
Нет. Начните с существенных требований, которые влекут операционные, финансовые, юридические, регуляторные или сервисные последствия либо последствия для продления. Фиксируйте исходный пункт договора, но не создавайте лишнюю работу из-за положений, которые носят только описательный характер.
Как рассчитать процент соблюдения договорных требований?
Сначала определите знаменатель и правило подтверждения исполнения. Полезный показатель может рассчитываться как отношение проверенных обязательств с наступившим сроком исполнения ко всем существенным обязательствам с наступившим сроком, при этом просроченные, оспариваемые, освобожденные от исполнения и не имеющие подтверждения исполнения обязательства следует показывать отдельно.
Кто должен проверять подтверждение исполнения договорных обязательств?
Поручите проверку сотруднику, у которого есть полномочия и знания по соответствующему требованию. Ответственный за выполнение работы и проверяющий подтверждение исполнения могут быть разными людьми.
Можно ли адаптировать этот процесс без разработчиков?
Да. Обученный бизнес-администратор часто может за несколько часов добавить поле, вариант выбора, отфильтрованное представление, напоминание или маршрут проверки. При изменении процесса сохраняйте неизменными стабильные IDs, ссылки на источники и полномочия на проверку.
Проверьте полный цикл отчетности
Изучите договорные обязательства, подтверждения исполнения и исключения, на которых основано представление о соблюдении требований.
Используйте заполненное приложение, чтобы до масштабирования модели проверить, понятен ли каждый статус, ясно ли, какие действия он требует, и можно ли его обосновать.