ПО для управления продлением договоров
ПО для продления договоров до срока уведомления
Каждый раз при приближении даты окончания договора принимайте решение к установленному сроку на основе данных об исполнении, договорных обязательствах, рисках, использовании и коммерческих условиях — прежде чем условия автопродления или уведомления лишат вас выбора.
Войдите, чтобы изучить заполненное представление, затем установите приложение с примерами данных и протестируйте связи, рабочий процесс и дашборды.
Что должно уметь ПО для продления договоров
ПО для управления продлением договоров должно рассчитывать последнюю безопасную дату для действий с учетом даты окончания и условий направления договорного уведомления, собирать подтверждающие материалы для решения, назначать ответственного, направлять рекомендацию о продлении на согласование и сохранять утвержденное решение. Одного напоминания в календаре недостаточно, чтобы понять, следует ли продлить договор, пересмотреть его условия, изменить срок действия или прекратить его.
- Дата направления договорного уведомления и дата окончания срока действия договора учитываются отдельно
- Рекомендация включает подтверждающие материалы и коммерческий контекст
- Продлить договор, пересмотреть условия, временно продлить срок или прекратить договор — это отдельные, явно зафиксированные решения
До крайнего срока направления договорного уведомления
Пройдите путь от раннего сигнала до утвержденного решения о продлении
Эффективный рабочий процесс начинается до напоминания в календаре и заканчивается только после назначения ответственного за выбранный сценарий.
Запустите рассмотрение
Определите рабочую дату с учетом предусмотренного договором срока направления уведомления, затем назначьте ответственного за продление и приоритет.
Соберите подтверждающие материалы для принятия решения
Объедините в рамках одного рассмотрения данные о качестве услуг, использовании, договорных обязательствах, рисках, расходах, альтернативах и потребностях заинтересованных сторон.
Выберите коммерческий сценарий
Рекомендуйте продление, пересмотр условий, временное продление срока или прекращение договора. Явно укажите обоснование и предлагаемую стоимость.
Проверьте и верните неполный пакет на доработку
Проверяющий может утвердить вариант, подтвержденный материалами, или вернуть пакет на доработку, если не хватает подтверждающих документов, полномочий или проработанных условий.
Реализуйте решение
Контролируйте по согласованным датам направление уведомления, переговоры, внесение изменений, замену поставщика или закрытие договора.
Зафиксируйте результат
Привяжите итоговое решение и измененные даты к договору, чтобы использовать их в следующем цикле.
Что включить в пакет
Предоставьте проверяющим факты, влияющие на решение
Пакет для продления должен быть достаточно кратким для принятия решения и достаточно подробным, чтобы решение можно было обосновать.
| Исходные данные для решения | На какой вопрос отвечает | Примеры подтверждающих материалов |
|---|---|---|
| Сроки | Какая дата — последняя безопасная для этого варианта? | Дата окончания договора, срок направления договорного уведомления, условия расторжения и продления |
| Результаты исполнения | Достиг ли контрагент предусмотренного договором результата? | Результаты по SLA, сервисные компенсации, инциденты и документы о приемке |
| Договорные обязательства | Выполнены ли существенные договорные обязательства или по ним есть разногласия? | Договорные обязательства с назначенными ответственными, статус подтверждения исполнения и открытые исключения |
| Коммерческие условия | Что изменится при продлении или пересмотре условий? | Текущая и предлагаемая стоимость, объем использования, изменение цены и альтернативы |
| Риски | Какие риски сохранятся, изменятся или исчезнут? | Выводы по безопасности, страхованию, зависимостям, юридическим и операционным вопросам |
| Переход | Может ли компания безопасно прекратить договор или сменить поставщика? | Возврат данных, план замены, необходимое время и задачи по закрытию договора |
Управление портфелем
Расставляйте приоритеты по последствиям решений, а не только по дате окончания договора
Два договора могут закончиться в один день, но требовать совершенно разного внимания.
Требует немедленного внимания
Крайний срок направления договорного уведомления пропущен, есть риск автопродления, высокая стоимость смены поставщика или неустраненное существенное нарушение.
Немедленно подключите ответственного за принятие решения и определите юридический или коммерческий сценарий.
Пора принять решение
Период для направления договорного уведомления уже начался, а пакет достаточно полон для рассмотрения.
Направьте рекомендацию на согласование вместе с данными о полномочиях, обоснованием и предлагаемой стоимостью.
Не хватает подтверждающих материалов
Дата известна, но подтверждающие материалы по исполнению, договорным обязательствам, рискам или использованию неполны.
Назначьте ответственного за подготовку недостающих подтверждающих материалов до встречи по рассмотрению.
Все по плану
Ответственный, даты, пакет и следующая контрольная точка актуальны.
Держите договор на контроле, не создавая искусственной срочности.
Где использовать Jodoo
Координируйте продление на основе подписанного договора
Специализированные юридические задачи оставьте в предназначенной для них системе. Jodoo используйте там, где бизнес-процесс меняется в зависимости от типа договора, ответственного или сценария продления.
Где Jodoo особенно полезен
Реестры договоров, даты направления уведомлений, пакеты для продления, маршрутизация согласований, продление срока, договорные обязательства, подтверждения исполнения, очереди исключений и дашборды портфеля.
Что оставить в специализированной CLM-системе
Библиотеки договорных положений, создание документов, редактирование с отслеживанием изменений, порталы для переговоров, электронная подпись и извлечение положений с помощью AI — если именно эти задачи являются основными.
Настраивайте за часы, а не за циклы релизов
Обученный бизнес-администратор часто может за 2–8 часов добавить поле, маршрут рассмотрения, очередь с фильтром или показатель дашборда, сохранив стабильные ID договоров.
Подключите системы, которым уже доверяет ваша команда
Храните юридические документы, данные об обязательствах в ERP и идентификационные данные в исходных системах, а затем обменивайтесь стабильными ID и датами, необходимыми для процесса продления.
Практические вопросы
Вопросы команд перед заменой таблиц для продления договоров
Уточните сроки, ответственность, подтверждающие материалы, автоматизацию и роль настраиваемого приложения для продления.
В чем разница между датой истечения срока договора и крайним сроком направления договорного уведомления?
Дата истечения — это дата окончания текущего срока действия договора. Крайний срок направления договорного уведомления — последняя предусмотренная договором дата, когда можно уведомить о продлении, непродлении или расторжении. Рабочую дату принятия решения обычно следует назначать раньше обеих.
Может ли Jodoo отправлять напоминания о продлении договоров?
Да. Команда может использовать поля дат, назначение ответственных, рабочий процесс и автоматизацию, чтобы заранее уведомлять ответственных или направлять задачи до наступления крайнего срока направления уведомления или даты принятия решения. В продуманной схеме также указано, какие подтверждающие документы нужно предоставить и какое действие выполнить.
Как работать с автоматически продлеваемыми договорами?
Зафиксируйте установленный договором срок уведомления и следующий крайний срок его направления, отметьте риск автоматического продления, начните принятие решения заранее и сохраните подтверждение того, что выбранное действие — направление уведомления или продление — выполнено.
Для каждого продления нужен один и тот же маршрут согласования?
Нет. Выбирайте маршрут с учетом существенных факторов: суммы договора, риска, изменения срока, критичности для бизнеса или рекомендации о продлении. Для продлений с низким риском используйте короткий маршрут, а исключения направляйте на более тщательную проверку.
Заменяет ли это полноценную CLM-платформу?
Нет, если вам прежде всего нужны подготовка договоров, библиотеки условий, согласование правок, переговоры, электронная подпись или извлечение данных с помощью AI. Решение подходит для операционной работы с датами, ответственными, подтверждающими документами, решениями и последующим контролем исполнения.
Изучите реальные случаи продления
Изучите сроки, рекомендации о продлении и исключения, из которых складываются показатели портфеля
В приложении есть примеры для разных сценариев: процесс идет по плану, требуется решение, есть просрочка, процесс завершен, идет пересмотр условий или прекращение договора. Это поможет оценить процесс перед его адаптацией.