Редактируемый трекер договорных обязательств
Трекер договорных обязательств и подтверждений
Начните с компактного реестра обязательств: в нем должно быть видно, что нужно сделать, кто координирует исполнение, когда наступает срок и какое подтверждение исполнения считается достаточным. По мере роста портфеля подключите связанные данные по регулярным подтверждениям и истории исключений.
Бесплатно для команды до пяти пользователей. Банковская карта не нужна.
Настраивайте поля, процессы и панели мониторинга без программирования. Посмотреть более 1 000 шаблонов приложений и сценариев
Войдите, чтобы изучить заполненное представление, затем установите приложение с примерами данных и протестируйте связи, рабочий процесс и дашборды.
Что должно быть в трекере обязательств
Трекер договорных обязательств должен содержать договор-основание, договорное обязательство, сторону, ответственную за исполнение, внутреннего ответственного, категорию, периодичность, текущий срок исполнения, требования к подтверждающим документам, критичность и статус. Подтвержденные, просроченные, не обеспеченные подтверждающими документами, оспариваемые обязательства и обязательства с согласованным освобождением от исполнения должны учитываться отдельно.
- Договорное обязательство и подтверждение его исполнения — отдельные записи
- Для каждого повторяющегося случая сохраняется собственная история
- Споры и согласованные отступления не следует отмечать как обычное исполнение
Редактируемая рабочая книга (по желанию)
Скачайте реестр договорных обязательств с реалистичными статусами
Дополнительный файл содержит периодические и разовые обязательства, требуемые подтверждающие документы, внутренних ответственных и статусы подтверждений. Используйте приложение Jodoo, если для каждого случая нужны отдельные материалы, задача проверяющего и история.
- Примеры: срок исполнения наступил, просрочено, оспаривается
- Управляемые статусы обязательств и подтверждений
- Стабильные идентификаторы договоров и обязательств
Минимальный набор полезных столбцов
Стройте реестр вокруг действия и подтверждения исполнения
Одного краткого описания пункта договора недостаточно, чтобы ответственный понимал, что делать.
| Поле | Назначение | Пример |
|---|---|---|
| Идентификатор и источник договора | Сохраняет прослеживаемость | CTR-26003, пункт о раскрытии информации раз в квартал |
| Название договорного обязательства | Назовите операционную задачу | Предоставить сведения о субподрядчиках |
| Сторона, ответственная за исполнение / ответственный | Отделяйте исполнителя от координатора | Поставщик / команда по работе с договорами |
| Периодичность и срок исполнения | Определяют текущий цикл работ | Ежеквартально / 31 авг. |
| Требуемое подтверждение исполнения | Определяет подтверждение исполнения | Актуальный список и документы, подтверждающие контроль |
| Статус и критичность | Помогают определить приоритет следующего действия | Оспаривается / критическое |
Подтверждающие материалы должны быть рядом с реестром
Проверяйте подтверждения, не изменяя договорное обязательство
По одному обязательству может накапливаться множество представленных материалов и результатов проверок.
Запросите или получите подтверждение исполнения
Укажите точное договорное обязательство, конкретный случай исполнения и период, к которому относится подтверждение.
Зафиксируйте дату подтверждения
Разделяйте актуальные, истекшие и просроченные подтверждения.
Проверьте достаточность
Проверьте материалы, запросите уточнение или верните их на доработку с указанием конкретной причины.
Откройте исключение
Направьте отсутствующие, просроченные, оспариваемые или отклоненные подтверждающие материалы на устранение проблемы.
Зафиксируйте итог
Сохраните сведения о проверяющем, примечание и время для отчетности и аудита.
Определения статусов
Пусть цвет отражает операционный смысл
Используйте подписи, которые подсказывают следующее действие; не раскрашивайте карточки только для украшения.
Скоро наступит срок
Случай исполнения открыт, и у ответственного еще достаточно времени для действий.
Нет подтверждения исполнения
Исполнение может быть завершено, но приемлемое подтверждение еще не представлено.
Просрочено
Срок требуемого действия или предоставления подтверждения истек.
Оспаривается
Оспариваются смысл, применимость или факт исполнения; требуется решение уполномоченного лица.
Проверено
Уполномоченный проверяющий принял достаточное актуальное подтверждение исполнения.
Исключение согласовано
Уполномоченная сторона согласовала исключение с указанием области действия, обоснования и срока действия.
Когда связывать записи
Добавляйте связи и рабочий процесс только там, где они решают реальную проблему контроля
Сохраняйте реестр простым; расширяйте его, когда процесс требует отдельных историй, ролей или решений.
Добавьте связанные подтверждения исполнения
Когда нужно хранить несколько комплектов подтверждающих материалов или результаты работы нескольких проверяющих.
Добавьте повторяющиеся случаи исполнения
Когда одно исходное договорное обязательство порождает ежемесячные, ежеквартальные или ежегодные работы.
Добавьте рабочий процесс по исключениям
Когда просроченные, оспариваемые или отклоненные случаи требуют эскалации и подтверждения закрытия.
Добавьте связь с продлением
Когда история соблюдения требований влияет на решение о продлении, пересмотре условий или расторжении договора.
Практические вопросы
Частые вопросы об учете договорных обязательств
Перед импортом обязательств уточните их объем, подтверждение исполнения, периодичность и статусы.
Нужно ли назначать одного ответственного за каждое обязательство?
Назначьте одного внутреннего ответственного за координацию, а сторону, ответственную за исполнение по договору, и других участников указывайте отдельно.
Как учитывать ежемесячные или ежеквартальные обязательства?
Сохраняйте исходную запись об обязательстве без изменений, а для каждого периода создавайте отдельную запись либо датированное подтверждение исполнения. Не перезаписывайте сведения об исполнении за прошлые периоды и подтверждающие документы.
Какие подтверждения исполнения нужно собирать?
Собирайте подтверждающие документы, предусмотренные договором или контрольной процедурой: отчет, сертификат, журнал, уведомление, согласование, платежный документ, акт приемки или другой проверяемый материал. Определите, кто вправе их принимать.
Как отображать спорные обязательства?
Используйте отдельный статус «Спор». Укажите суть спора, ответственного, уполномоченного на решение, срок и историю урегулирования. Не отмечайте спорное обязательство просто как просроченное или исполненное.
Можно ли начать работу в Excel, а затем перейти в Jodoo?
Да. Начните со стабильных ID договоров и обязательств и регламентированных статусов. Переходите в Jodoo, когда для повторяющихся записей, проверки подтверждающих документов, разграничения прав, рабочих процессов и дашбордов одной плоской таблицы станет недостаточно.
Изучите заполненный реестр обязательств
Откройте примеры обязательств к исполнению, просроченных, спорных и проверенных.
Приложение показывает запись об обязательстве, проверку подтверждения исполнения и маршрут обработки исключений, чтобы вы могли протестировать процесс перед масштабированием.