Прогнозируйте доступные ресурсы и потребность
Планирование ресурсов для обоснованного подбора персонала
Отвечайте на вопрос «Сможем ли мы это взять?» с учётом ресурсов по датам, потребности, компетенций и степени уверенности, а не одного процента загрузки.
Войдите, чтобы изучить демонстрационное приложение, затем установите его с примерами данных и проверьте записи и маршрут рассмотрения.
Что должна делать система
Программа планирования ресурсов оценивает доступные возможности на будущий период, сравнивает их с подтверждённой и вероятной потребностью и заранее выявляет дефицит. Это позволяет менять объём, сроки, состав команды или планы найма. В примере Jodoo можно изучить предположения и принятые на их основе решения.
- Доступные ресурсы и потребность учитываются отдельно
- Изменения доступности влияют на доступные часы
- Для каждого дефицита определены ответственный и решение
Модель ресурсных возможностей
Начните с обоснованной базы расчёта
Показатель доступных ресурсов полезен, только если понятно, что учтено в расчёте.
| Исходные данные | Пример трактовки | Частая ошибка |
|---|---|---|
| Базовый фонд времени | Рабочие часы по договору или соглашению на период планирования | Считать каждый календарный час доступным для проекта |
| Известные изменения доступности | Отпуска, обучение, дежурства поддержки, праздники или неполная занятость | Обнаруживать отсутствия после принятия обязательств |
| Существующие назначения | Подтверждённые и защищённые работы, уже занимающие ресурсы | Учитывать предварительную потребность одновременно как доступный ресурс и обязательство |
| Новая потребность | Часы, сроки, компетенции, степень определённости и приоритет | Складывать несвязанные укрупнённые оценки без привязки к срокам |
| Дефицит | Доступные ресурсы за вычетом подтверждённой и взвешенной прогнозной потребности | Показывать процент без порога для принятия решения |
Решения по сценариям
Используйте сценарии для изменения плана, а не для оформления панели показателей
Модель должна ясно показывать каждый вариант воздействия и его последствия.
Перенесите дату
Проверьте, устранит ли более поздний старт конфликт без нарушения обязательств перед клиентом или по портфелю.
Измените состав исполнителей
Проверьте другого сотрудника или квалификационный уровень, сохраняя учёт рисков компетенций и передачи работы.
Сократите или разделите объём
Отделите обязательные работы от тех, что могут подождать, и покажите высвобождающиеся ресурсы.
Запланируйте дополнительные ресурсы
Учитывайте предположения о подрядчиках и найме отдельно от уже доступных ресурсов.
Периодичность пересмотра
Пересматривайте план с учётом того, как быстро меняются предположения
Одного годового плана недостаточно для управления еженедельными обязательствами.
Устраняйте текущую перегрузку и незакрытую потребность
Рассматривайте отклонения, ближайшие отсутствия и заявки, ожидающие решения.
Обновляйте скользящий прогноз ресурсов
Пересматривайте вероятности сделок, даты старта, компетенции и команды с постоянным дефицитом.
Меняйте структуру ресурсной базы
Используйте повторяющийся дефицит и недозагрузку для решений о найме, подрядчиках, смежном обучении или составе портфеля.
Основания для решения
Открывайте записи, объясняющие каждый сигнал о ресурсах
Красная ячейка ещё не объясняет причину проблемы.
Кого или чего касается ограничение?
Свяжите сигнал с конкретным сотрудником, командой, ролью, компетенцией или потребностью в работе.
Какие даты и часы затронуты?
Покажите пересечение по датам вместо среднегодового значения без временной привязки.
Какие обязательства защищены?
Отделите подтверждённые приоритетные обязательства от работ, которые можно перенести.
Кто принимает решение и к какому сроку?
Назначьте ответственного за решение об объёме, сроках, исполнителях или привлечении ресурсов до того, как дефицит приведёт к сбою.
Практические вопросы
Вопросы о загрузке ресурсов перед составлением прогноза
Согласуйте горизонты, определённость спроса, ограничения по компетенциям и право изменять предположения о доступных ресурсах.
Достаточно ли часов для достоверного прогноза ресурсов?
Часы удобны как единица расчёта, но сами по себе недостаточны. В примере рядом с ними указаны компетенции, квалификационный уровень, часовой пояс, доступность, сроки, приоритет и состояние выполнения. Это помогает не путать формально свободного сотрудника с подходящим исполнителем. Прогноз также должен сохранять предположения о компетенциях, сроках и определённости, из-за которых формально имеющиеся ресурсы могут оказаться непригодными.
Может ли ресурсный план автоматически устранить любой дефицит?
Нет. Он предоставляет сведения о ресурсах, компетенциях, сроках, загрузке и конфликтах, а решение принимает человек. При большом масштабе автоматическая оптимизация может быть полезна, но для неё нужны согласованные ограничения, приоритеты и специализированные возможности. Jodoo особенно подходит компаниям, которым важно самостоятельно настраивать рабочие правила и согласование. Используйте автоматизацию только после согласования того, какие работы можно переносить и какие ограничения обязательны.
Могут ли планировщики менять горизонты, пороги и сценарии без разработчиков?
Обученный администратор Jodoo может добавлять поля, варианты выбора, представления, маршруты согласования и панели показателей без традиционной разработки приложения заново. При этом нужны ответственные за изменения, проверка и информирование пользователей, особенно если меняются согласования, доступ или показатели отчётности. В Jodoo обученный администратор может менять эти параметры по мере развития процесса прогнозирования.
На какой срок вперёд нужно планировать ресурсы?
Используйте несколько горизонтов. На ближайший период нужны даты по сотрудникам и подтверждённые назначения. На средний срок подойдут роли, группы компетенций и взвешенная потребность. В долгосрочном плане явно показывайте неопределённость. Годовую оценку нельзя представлять с точностью недельного графика.
Должны ли потенциальные заказы занимать ресурсы в полном объёме?
Обычно нет, пока заказ не подтверждён. Учитывайте вероятность сделки или вес сценария отдельно от подтверждённых работ и показывайте обе величины. Представление для сервисной компании в примере разделяет прогнозную потребность и подтверждённое выполнение.
Посмотреть процесс в действии
Изучить заполненное приложение планирования ресурсов
Откройте записи и представления решений, затем адаптируйте поля, роли и правила под порядок планирования вашей команды.