แบบฟอร์มคำขอวัสดุก่อสร้างที่ปรับแก้ได้
แบบฟอร์มขอวัสดุก่อสร้างเพื่ออนุมัติโครงการ
ให้ผู้พิจารณาและเจ้าหน้าที่จัดซื้อได้รับข้อมูลเพียงพอที่จะดำเนินการได้ตั้งแต่ครั้งแรก แล้วเก็บการแก้ไขและผลตัดสินใจไว้กับคำขอเดิม
เข้าสู่ระบบเพื่อสำรวจแอปที่มีข้อมูลตัวอย่าง จากนั้นติดตั้งพร้อมข้อมูลตัวอย่างเพื่อทดสอบรายการข้อมูล ความสัมพันธ์ กระบวนการทำงาน และแดชบอร์ด
สิ่งที่แหล่งข้อมูลนี้ควรช่วยให้คุณทำได้
แบบฟอร์มคำขอวัสดุก่อสร้างควรระบุโครงการ วัสดุที่ได้รับอนุมัติ ปริมาณและหน่วย จุดที่ต้องใช้ วันที่ต้องการใช้ รหัสต้นทุน ลำดับความสำคัญ ผู้ขอ และหลักฐานประกอบ พร้อมเก็บผลการพิจารณาและหมายเหตุการแก้ไข เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อได้รับความต้องการที่อนุมัติแล้วอย่างครบถ้วน
- เลือกวัสดุจากรายการที่อนุมัติแล้ว ช่วยลดข้อความกำกวม
- ระบบอนุมัติในตัวรองรับการส่งกลับและแก้ไข
- คำขอยังเชื่อมกับข้อตกลงและการส่งมอบ
การออกแบบช่องข้อมูลในแบบฟอร์ม
เก็บข้อเท็จจริงที่จำเป็นต่อการอนุมัติและจัดซื้อ
ให้แบบฟอร์มหน้างานกระชับ และดึงข้อมูลประกอบที่คงที่จากรายการที่อนุมัติแล้วมาเติมให้มากที่สุดเท่าที่ทำได้
| กลุ่มช่องข้อมูล | ข้อมูลที่จำเป็น | เหตุผลที่สำคัญ |
|---|---|---|
| ข้อมูลประกอบโครงการ | โครงการ ชุดงาน ไซต์งาน รหัสต้นทุน ผู้ขอ | ส่งงานให้ผู้รับผิดชอบได้ถูกต้องและเก็บบริบททางการค้า |
| ข้อมูลระบุวัสดุ | รหัสที่อนุมัติแล้ว ชื่อ ข้อกำหนด หน่วย กฎการใช้วัสดุทดแทน | ป้องกันความกำกวมจากข้อความที่พิมพ์เองและคำขอวัสดุที่ล้าสมัย |
| ความต้องการ | ปริมาณ จุดปฏิบัติงาน วันที่ต้องการใช้ ลำดับความสำคัญ | ทำให้เห็นกำหนดเวลาและผลกระทบต่อการปฏิบัติงานอย่างชัดเจน |
| หลักฐาน | แผนระบุตำแหน่งพร้อมคำอธิบาย ข้อกำหนดวัสดุ รูปภาพ หรือเอกสารอ้างอิง | ลดการสอบถามรายละเอียดกลับไปกลับมา |
| การพิจารณา | ผู้รับผิดชอบ ผลการตัดสินใจ หมายเหตุ เหตุผลที่ส่งกลับ | ทำให้ขั้นตอนแก้ไขและอนุมัติตรวจสอบย้อนหลังได้ |
| สถานะขั้นตอนถัดไป | ข้อตกลงการส่งมอบ หมุดหมาย การรับวัสดุ หรืออุปสรรค | ให้ผู้ขอเห็นความคืบหน้าหลังอนุมัติ |
ขั้นตอนการอนุมัติ
ส่งคำขอที่ไม่ครบกลับให้แก้ไข แทนการเริ่มอีเมลชุดใหม่
ตัวอย่างที่ใช้งานได้แยกส่วนบันทึกข้อมูลของผู้ขอออกจากส่วนตัดสินใจของผู้พิจารณา
ส่งความต้องการ
ผู้ขอเลือกโครงการและวัสดุที่ได้รับอนุมัติ แล้วระบุปริมาณ สถานที่ วันที่ ลำดับความสำคัญ รหัสต้นทุน และหลักฐาน
พิจารณาพร้อมข้อมูลประกอบ
ผู้พิจารณาเห็นข้อมูลที่ส่งมาแบบอ่านอย่างเดียว แล้วบันทึกผลตัดสินใจพร้อมหมายเหตุ
ส่งกลับให้แก้ไข
หากขาดข้อกำหนดวัสดุ ปริมาณ วันที่ หรือหลักฐาน ให้ส่งรายการเดิมกลับเพื่อแก้ไขและส่งใหม่
อนุมัติหรือปฏิเสธ
คำขอที่อนุมัติแล้วเข้าสู่รายการงานจัดซื้อได้ ส่วนคำขอที่ปฏิเสธยังแสดงพร้อมเหตุผล
ติดตามความคืบหน้าขั้นตอนถัดไป
ข้อมูลข้อตกลง การส่งมอบ การรับวัสดุ และปัญหาที่เชื่อมกันช่วยให้ผู้ขอเห็นว่าเกิดอะไรขึ้นต่อ
ปรับแบบฟอร์มโดยยังควบคุมได้ครบ
ปรับคำขอเมื่อโครงการต้องใช้หลักฐานต่างไป
ผู้ดูแลระบบฝั่งธุรกิจเพิ่มช่องข้อมูล ตัวเลือก ตัวกรองการค้นหา ส่วนที่แสดงตามเงื่อนไข และเส้นทางส่งงานได้ภายในไม่กี่นาทีถึงไม่กี่ชั่วโมง โดยไม่ต้องสร้างการเชื่อมโยงข้อมูลในขั้นตอนถัดไปใหม่
วัสดุต่างประเภท
แสดงรายละเอียดงานไฟฟ้า เครื่องกล โยธา หรืองานชั่วคราวเฉพาะเมื่อคำขอนั้นต้องใช้
เส้นทางพิจารณาต่างกัน
ส่งงานตามโครงการ หมวดหมู่ มูลค่า ความเสี่ยง หรืออำนาจอนุมัติฉุกเฉิน พร้อมเก็บประวัติส่งกลับและส่งใหม่
มุมมองผู้ขอที่ต่างกัน
ให้หน้างานใช้แบบฟอร์มมือถือที่กระชับ และให้เจ้าหน้าที่จัดซื้อเห็นรายการความต้องการที่อนุมัติแล้วอย่างครบถ้วน
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในแบบฟอร์ม
หลีกเลี่ยงช่องข้อมูลและทางลัดที่ทำให้ต้องเสียเวลาสอบถามรายละเอียดเพิ่ม
แบบฟอร์มที่สั้นลงจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อยังรองรับการตัดสินใจขั้นต่อไปได้
อย่าใช้ช่องคำอธิบายช่องเดียวแทนข้อมูลหลักวัสดุ
เลือกข้อมูลวัสดุที่ได้รับอนุมัติและเก็บรายละเอียดข้อกำหนดไว้
อย่าขอปริมาณโดยไม่ระบุหน่วย
ชิ้น กล่อง ลัง ความยาว พื้นที่ น้ำหนัก และปริมาตรใช้แทนกันไม่ได้
อย่าใช้ลำดับความสำคัญแทนวันที่ต้องการใช้
คำว่าเร่งด่วนที่ไม่มีวันที่ไม่ช่วยจัดลำดับงานเทียบกับระยะเวลาจัดหาของผู้จำหน่าย
อย่าอนุมัติโดยไม่มีประวัติการแก้ไข
ข้อมูลที่ส่งกลับให้แก้ไขควรอยู่ในคำขอเดิม
อย่าให้การติดตามจบลงที่การอนุมัติ
หน้างานยังต้องทราบสถานะข้อตกลงการส่งมอบ การส่งมอบ การรับวัสดุ และปัญหา
คำถามสำหรับการใช้งานจริง
คำถามที่ช่วยประเมินว่าแบบฟอร์มใช้ได้จริงในหน้างานหรือไม่
กำหนดวิธีทำงานของตัวเลือกวัสดุ การบันทึกผ่านมือถือ เส้นทางคำขอเร่งด่วน การแก้ไข และการติดตามขั้นตอนถัดไป
แบบฟอร์มปรับให้เหมาะกับวัสดุแต่ละประเภทได้อย่างไร?
ผู้ดูแลระบบฝั่งธุรกิจที่มีสิทธิ์เพิ่มส่วนแสดงตามเงื่อนไข ตัวกรองการค้นหา ช่องหลักฐาน และเส้นทางส่งงานสำหรับคำขอวัสดุงานไฟฟ้า เครื่องกล โยธา หรืองานชั่วคราวได้ โดยคงช่องโครงการ วัสดุ ปริมาณ สถานที่ และวันที่ที่ใช้ร่วมกันไว้
ผู้ขอที่หน้างานใช้แบบฟอร์มผ่านมือถือได้หรือไม่?
ได้ โดยจัดขั้นตอนบนมือถือให้สั้น ครอบคลุมโครงการ วัสดุที่ได้รับอนุมัติ ปริมาณ จุดปฏิบัติงาน วันที่ ลำดับความสำคัญ และหลักฐาน ส่วนช่องพิจารณาและงานธุรการไม่จำเป็นต้องแสดงในมุมมองผู้ขอ
แบบฟอร์มแสดงเฉพาะวัสดุที่ได้รับอนุมัติได้หรือไม่?
ได้ ตั้งค่าการค้นหาวัสดุให้แสดงเฉพาะรายการที่อนุมัติและยังใช้งานอยู่ รวมถึงสถานะรอพิจารณาวัสดุทดแทนที่มีการควบคุมเมื่อจำเป็น ตรวจสอบสถานะการเลือกใช้วัสดุอีกครั้งขณะส่งคำขอ เพื่อไม่ให้วัสดุที่เลือกไว้ก่อนหน้านี้แต่เลิกใช้งานไปแล้วดำเนินต่อได้
ใช้แบบฟอร์มเดียวกับทั้งคำขอเร่งด่วนและคำขอปกติได้หรือไม่?
ได้ หากความเร่งด่วนเปลี่ยนเส้นทางส่งงานหรือการส่งต่อให้ผู้มีอำนาจ โดยไม่ยกเว้นข้อมูลวัสดุ ปริมาณ สถานที่ วันที่ ต้นทุน และหลักฐานที่จำเป็น พร้อมระบุอำนาจอนุมัติกรณีฉุกเฉินให้ชัดเจน
หลังอนุมัติแล้วเกิดอะไรขึ้น?
คำขอที่อนุมัติแล้วควรเข้าสู่รายการงานจัดซื้อ และยังเชื่อมกับข้อตกลงการส่งมอบของผู้จำหน่าย วันที่รับปากส่งมอบ หมุดหมายการส่งมอบ การรับวัสดุ และปัญหา การอนุมัติเป็นการส่งต่องาน ไม่ใช่จุดสิ้นสุดของข้อมูล
ลองใช้คำขอก่อนปรับให้เข้ากับงาน
เปิดดูคำขอวัสดุที่ครบถ้วนก่อนเปลี่ยนแบบฟอร์ม
ตรวจดูโครงการ ข้อกำหนดวัสดุ ปริมาณ วันที่ หลักฐาน และข้อมูลประกอบการพิจารณา แล้วกำหนดว่าช่องใดเป็นของหน้างาน ผู้พิจารณา และผู้ขอหลังอนุมัติ