วางแผนเวิร์กโฟลว์คำขอบำรุงรักษาสำหรับฟิลด์การรับคำขอ การคัดแยกตามลำดับความสำคัญ การมอบหมายเจ้าของงาน การอัปเดตสถานะ หลักฐานการเสร็จงาน และการติดตามงาน
เวิร์กโฟลว์คำขอบำรุงรักษาที่ดีควรเก็บรายละเอียดที่จำเป็นต่อการลงมือแก้ไขปัญหา ไม่ใช่แค่รับข้อความสั้น ๆ ใช้คู่มือนี้เพื่อกำหนดฟิลด์ของผู้ขอ บริบทของสถานที่และสินทรัพย์ กฎการคัดแยก การมอบหมายเจ้าของงาน มุมมองสถานะ หลักฐาน และบันทึกปิดงาน ก่อนเปิดใช้เทมเพลต
เริ่มจาก: ฟอร์มคำขอซ่อมบำรุงคำขอบำรุงรักษามักล่าช้าเพราะเรคคอร์ดแรกไม่มีข้อมูลสถานที่ สินทรัพย์ รูปภาพ ลำดับความสำคัญ หรือบริบทของผู้ขอ กำหนดฟิลด์เหล่านี้ให้ชัดเจนก่อนที่คำขอจะเข้าสู่ขั้นตอนการคัดแยก
คำขอที่ส่งเข้ามาไม่ควรถูกนับเป็นงานที่เสร็จสิ้นโดยอัตโนมัติ เพิ่มขั้นตอนการคัดแยกเพื่อให้ทีมสามารถรับคำขอ ส่งกลับ จัดประเภทใหม่ จัดตารางเวลา หรือมอบหมายคำขอได้อย่างถูกต้อง
การติดตามงานกับผู้ขอทำได้ง่ายขึ้นเมื่อเวิร์กโฟลว์แสดงให้เห็นว่างานกำลังรอ มอบหมายแล้ว ติดขัด กำลังดำเนินการ เสร็จสิ้น หรือปิดงานแล้ว
คำขอบำรุงรักษาที่ปิดแล้วควรมีหลักฐานเพียงพอสำหรับการตรวจสอบย้อนหลัง เช่น มีอะไรเปลี่ยนไป ใครเป็นผู้ดำเนินการเสร็จ แนบหลักฐานอะไรไว้ และปัญหาที่เกิดซ้ำควรได้รับการติดตามหรือไม่
ใช้กลุ่มฟิลด์เหล่านี้เพื่อพาคำขอจากการรับคำขอไปสู่การคัดแยก การมอบหมาย และการปิดงานที่ตรวจสอบได้
ใช้คู่มือนี้เพื่อตัดสินใจว่าคำขอต้องเก็บข้อมูลอะไร ใครเป็นผู้คัดแยก วิธีมอบหมายเจ้าของงาน และหลักฐานใดที่ยืนยันได้ว่างานเสร็จสมบูรณ์แล้ว
เริ่มที่นี่เมื่อผู้ขอต้องการพื้นที่เดียวสำหรับส่งรายละเอียดปัญหา รูปภาพ สถานที่ ลำดับความสำคัญ และบริบทสำหรับการติดตามงานก่อนมีการมอบหมายงาน
ฟอร์มคำขอซ่อมบำรุงใช้ฟอร์มคำขอซ่อมบำรุงเพื่อเก็บรายละเอียดการซ่อม ระดับความสำคัญ ไฟล์ การมอบหมายเจ้าของงาน การอัปเดตสถานะ หลักฐานการดำเนินการเสร็จสิ้น และการติดตามงาน
ฟอร์มคำขอด้านอาคารสถานที่ใช้ฟอร์มคำขอด้านอาคารสถานที่เพื่อเก็บข้อมูลสถานที่ ประเภทคำขอ ระดับความเร่งด่วน ไฟล์ เจ้าของงานที่ได้รับมอบหมาย การอนุมัติ สถานะ และการติดตามงาน
ฟอร์มใบสั่งงานอาคารสถานที่ใช้ฟอร์มใบสั่งงานอาคารสถานที่เพื่อเก็บรายละเอียดงาน ระดับความสำคัญ ผู้รับผิดชอบ อะไหล่ สถานะ บันทึกการเสร็จงาน และหลักฐานปิดงาน
ฟอร์มคำขอใบสั่งงานเก็บคำขอใบสั่งงานพร้อมข้อมูลทรัพย์สิน สถานที่ รายละเอียดปัญหา ระดับความสำคัญ รูปภาพ ข้อมูลผู้ขอ และการติดตามงานของเจ้าของงาน
แบบฟอร์มคำขอซ่อมบำรุงอุปกรณ์รวบรวมคำขอซ่อมบำรุงอุปกรณ์พร้อมรายละเอียดทรัพย์สิน คำอธิบายปัญหา ระดับความสำคัญ การมอบหมายเจ้าของงาน สถานะการซ่อม ผลกระทบจากการหยุดชะงัก และประวัติการติดตามงานคือกระบวนการสำหรับรับคำขอบำรุงรักษา คัดแยก มอบหมายเจ้าของงาน ติดตามสถานะ และปิดคำขอพร้อมหลักฐาน
ส่วนใหญ่มักใช่หลังผ่านการคัดแยกแล้ว โดยคำขอใช้เก็บความต้องการ ส่วนใบสั่งงานใช้แทนงานที่ได้รับมอบหมาย ตารางเวลา อะไหล่ และการทำงานเสร็จสิ้น
โดยทั่วไปคือบริบทของสถานที่หรือสินทรัพย์ เพราะเจ้าของงานไม่สามารถดำเนินการได้รวดเร็วหากไม่รู้แน่ชัดว่าปัญหาอยู่ที่ใด
ดูตัวอย่างเทมเพลตคำขอของ Jodoo แล้วปรับแต่งฟิลด์ มุมมอง เจ้าของงาน การแจ้งเตือน แดชบอร์ด และหลักฐานการปิดงานให้เข้ากับกระบวนการดูแลสถานที่ของคุณ
