เปลี่ยนจากการจัดแฟ้มโดยคนเดียวเป็นระบบเอกสารที่ทีมใช้ร่วมกัน

ตัวเลือกที่เหมาะที่สุดขึ้นอยู่กับว่าความต้องการหลักคือการทำงานร่วมกันบนไฟล์ การติดตามและอนุมัติแบบง่าย หรือคลังและการกำกับดูแลเชิงลึก ควรทดลองเอกสารและข้อยกเว้นชุดเดียวกันในทุกตัวเลือกที่พิจารณาจริงจัง

ได้ สำหรับทะเบียนที่มีขอบเขต ผู้รับผิดชอบคนเดียว และเวิร์กโฟลว์จำกัด ควรย้ายไปใช้แอปที่เชื่อมโยงกันเมื่อการแก้ไขพร้อมกัน สิทธิ์ การเตือน ประวัติอนุมัติ มุมมองตามบทบาท หรือการเจาะดูจากแดชบอร์ดมีความสำคัญ

ผู้ดูแลระบบฝ่ายธุรกิจที่ผ่านการฝึกอบรมสามารถปรับแบบฟอร์ม ตัวเลือก สูตร บทบาท เวิร์กโฟลว์ มุมมอง และแดชบอร์ดได้ แต่การเปลี่ยนแปลงสำคัญยังควรได้รับการทดสอบและกำกับดูแล

เริ่มจากกระบวนการที่เกิดซ้ำหนึ่งกระบวนการและข้อยกเว้นที่เป็นตัวแทน เพิ่มประเภทถัดไปเมื่อความรับผิดชอบ การค้นหา สิทธิ์ และจังหวะการทำงานของประเภทแรกลงตัวแล้วเท่านั้น