แสดงให้ชัดว่าใครต้องดำเนินการต่อเมื่อเอกสารเปลี่ยนสถานะ
แทนการตามงานในกล่องข้อความด้วยเส้นทางที่มองเห็นได้ ตั้งแต่รับเรื่อง ตรวจความครบถ้วน ตรวจทาน ส่งกลับ อนุมัติ ประกาศใช้ จนถึงแก้ข้อยกเว้น
ระบบอัตโนมัติที่ดีไม่ใช่แค่ส่งต่อไฟล์ แต่ต้องเก็บระเบียนธุรกิจ เวอร์ชันที่ตรงกัน การตัดสินใจ และหลักฐานที่ขั้นตอนถัดไปต้องใช้
เริ่มด้วยแผน Free ของ Jodoo สำหรับผู้ใช้สูงสุดห้าคน ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
- เก็บขั้นตอนตรวจทานและการตัดสินใจไว้กับเอกสาร
- ทำให้งานที่ถูกส่งกลับ เกินกำหนด และรอรับทราบมองเห็นได้
- คิวที่อ้างอิงเลขเอกสารและเวอร์ชัน
ออกแบบเส้นทางตามการตัดสินใจ ไม่ใช่ตามรายชื่อผู้รับอีเมล
การเปลี่ยนสถานะแต่ละครั้งควรตอบได้ว่าอะไรเปลี่ยน ใครรับผิดชอบงานถัดไป และต้องใช้หลักฐานใด
- เหตุเริ่มต้น
มีเอกสารใหม่หรือฉบับแก้ไขเข้ามา
สร้างระเบียนจากแบบฟอร์ม การนำเข้า เหตุการณ์ทางธุรกิจ หรือการเชื่อมต่อระบบ พร้อมเก็บตำแหน่งไฟล์ที่อนุมัติและเวอร์ชันปัจจุบัน
- ตรวจสอบ
ยืนยันความพร้อม
กำหนดให้ระบุประเภทเอกสาร บริบท ผู้รับผิดชอบ เวอร์ชัน ไฟล์ประกอบ และหลักฐานตามเงื่อนไขก่อนเริ่มตรวจทาน
- ตรวจทาน
ผู้ที่เหมาะสมเป็นผู้ตัดสินใจ
กำหนดขั้นตอนตรวจทานตามประเภทเอกสาร ความเสี่ยง มูลค่า ภูมิภาค สถานที่ หรือหน่วยธุรกิจ
- แก้ไขข้อยกเว้น
การส่งกลับและความล่าช้ายังคงมองเห็นได้
เก็บเหตุผลที่ส่งกลับ ผู้รับผิดชอบฉบับแก้ไข ทางเลือกในการยกระดับ และประวัติวันครบกำหนดไว้ในระเบียน
- ปิดงาน
ผลลัพธ์ไปถึงปลายทาง
อัปเดตสถานะ แจ้งกลุ่มผู้รับ สร้างงานติดตาม และเก็บหลักฐานสุดท้ายไว้กับคำขอเอกสาร
ทำให้การส่งต่องานเป็นอัตโนมัติเฉพาะเมื่อผู้รับผิดชอบและเส้นทางเมื่อผิดพลาดชัดเจน
เวิร์กโฟลว์ที่เชื่อถือได้ผสานการตัดสินใจของคน การอัปเดตระเบียน การแจ้งเตือน และการเชื่อมต่อระบบโดยไม่ซ่อนข้อผิดพลาด
มอบหมายผู้ตรวจทาน
ผู้รับผิดชอบขึ้นอยู่กับประเภทเอกสาร ความเสี่ยง ภูมิภาค หรือแผนก
ผู้ตรวจทานไม่พร้อมหรือกฎหาเจ้าของงานไม่พบ
ส่งกลับให้แก้ไข
เอกสารไม่ครบหรือไม่ผ่านเกณฑ์
ผู้เขียนส่งใหม่โดยไม่ได้แก้ตามเหตุผลที่ระบุ
ส่งการแจ้งเตือน
งานที่ถึงกำหนดยังค้างอยู่
การเตือนซ้ำสร้างแต่เสียงรบกวนโดยไม่มีการยกระดับ
เรียกใช้ระบบอื่น
ระบบอื่นเก็บไฟล์ต้นทางหรือวัตถุทางธุรกิจ
การยืนยันตัวตน การจับคู่ข้อมูล หมดเวลา รายการซ้ำ หรือความขัดแย้งล้มเหลว
ให้แต่ละบทบาทเห็นการตัดสินใจถัดไปของตน
รายการเอกสารขนาดใหญ่เพียงรายการเดียวไม่ใช่เวิร์กโฟลว์ มุมมองตามบทบาทควรกรองระเบียนชุดเดียวกันตามความรับผิดชอบและสถานะ
ผู้ยื่น
ฉบับร่าง ข้อมูลที่ขาด ฉบับแก้ไขที่ถูกส่งกลับ และคำขอที่เสร็จแล้ว พร้อมเหตุผลของแต่ละสถานะ
ผู้ตรวจทาน
งานตรวจทานของฉันที่ถึงกำหนด งานที่รับมอบหมายแทน หลักฐานที่ต้องใช้ ความคืบหน้าการตรวจทานคู่ขนาน และการตัดสินใจก่อนหน้า
เจ้าของกระบวนการ
งานที่ยังไม่มอบหมาย เกินกำหนด ถูกส่งกลับซ้ำ เชื่อมต่อระบบล้มเหลว และค้างนาน แยกตามเส้นทาง
ผู้จัดการ
ปริมาณ ขั้นตอนในรอบงาน สัดส่วนข้อยกเว้น จุดติดขัด และการเจาะดูระเบียนที่ตรงกัน ไม่ใช่กราฟตกแต่ง
ทดสอบกรณีที่การสาธิตเวิร์กโฟลว์มักหลีกเลี่ยง
การอนุมัติตามเส้นทางปกติพิสูจน์ได้น้อยมาก ควรใส่ข้อยกเว้นที่เป็นตัวแทนของงานจริงก่อนเปิดใช้
เอกสารที่ส่งมาไม่ครบ
เริ่มตรวจทานไม่ได้หรือถูกส่งกลับพร้อมเหตุผลที่ชัดเจน
การตรวจสอบความถูกต้อง การตัดสินใจส่งกลับ ผู้รับผิดชอบ และประวัติการส่งใหม่
ความเห็นต่างในการตรวจทานคู่ขนาน
เส้นทางดำเนินตามกฎการตัดสินใจที่กำหนด
การตัดสินใจรายบุคคล ความคิดเห็น ผลลัพธ์สุดท้าย และประวัติการตรวจสอบ
ผู้ตรวจทานไม่พร้อม
การมอบหมายแทนหรือยกระดับยังคงระบุความรับผิดชอบได้
เจ้าของเดิม เจ้าของใหม่ เหตุผล และเวลา
การเชื่อมต่อระบบล้มเหลว
ระเบียนเข้าสู่สถานะข้อยกเว้นที่แก้ไขและทำต่อได้
การอ้างอิงเพย์โหลด ข้อผิดพลาด การตัดสินใจลองใหม่ และผลลัพธ์สุดท้าย
ทำให้เส้นทางการตัดสินใจเป็นอัตโนมัติ ไม่ใช่แค่การแจ้งเตือน
ไฟล์ ข้อมูลกำกับ สถานะเวิร์กโฟลว์ และงานถัดไปควรเชื่อมโยงกันเสมอ
เวิร์กโฟลว์เอกสารคืออะไร
คือลำดับของเหตุเริ่มต้น การตรวจสอบ การมอบหมาย การตรวจทาน การตัดสินใจ การอัปเดต และการส่งต่องาน ที่พาระเบียนเกี่ยวกับเอกสารจากการยื่นไปสู่ผลลัพธ์ที่กำหนด
เวิร์กโฟลว์เอกสารรองรับการอนุมัติคู่ขนานได้หรือไม่
ได้ กำหนดว่าใครตรวจทานพร้อมกัน เงื่อนไขใดถือว่าเสร็จ ความเห็นที่ขัดแย้งกันแก้อย่างไร เมื่อใดต้องยกระดับ และเก็บหลักฐานใดไว้
ควรเก็บไฟล์ไว้ใน Jodoo หรือไม่
แนบไฟล์ได้หากตรงตามข้อกำหนด หาก SharePoint, Drive, Box, Dropbox หรือคลังอื่นเป็นที่เก็บไฟล์ Jodoo สามารถบันทึกตำแหน่งไฟล์ที่อนุมัติและจัดการคำขอ การตัดสินใจ และการติดตามผลรอบไฟล์นั้น
ใครเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ได้
ผู้ดูแลระบบฝ่ายธุรกิจของ Jodoo ที่ผ่านการฝึกอบรมสามารถปรับฟิลด์ ตัวเลือก ขั้นตอนตรวจทาน สิทธิ์ มุมมองตามบทบาท และแดชบอร์ด กฎอนุมัติ การเตือน และการเชื่อมต่อระบบอย่างเป็นทางการควรได้รับการตั้งค่าและทดสอบตามที่กระบวนการต้องการ
สร้างเส้นทางที่กล่องข้อความรับมือไม่ได้
เลือกเอกสารหนึ่งประเภทที่มักข้อมูลไม่ครบ ถูกส่งกลับ หรือเกินกำหนด แล้วตรวจสอบว่ารายละเอียด การตัดสินใจ ผู้รับผิดชอบ และเส้นทางแก้ไขยังมองเห็นได้