ทำให้การส่งต่องานเป็นดิจิทัล ไม่ใช่แค่หน้ากระดาษ
เปลี่ยนชุดเอกสารกระดาษให้เป็นบริบทแบบมีโครงสร้าง หลักฐานแนบ ผู้รับผิดชอบที่มองเห็นได้ เส้นทางการตัดสินใจ และผลลัพธ์ที่ตรวจสอบย้อนหลังได้
การสแกนช่วยเอากระดาษออกจากโต๊ะ แต่กระบวนการไร้กระดาษยังต้องทำให้ข้อมูลที่ขาด ชุดเอกสารซ้ำ การตรวจทานล่าช้า และการรับที่ยังไม่ยืนยันมองเห็นได้
เริ่มด้วยแผน Free ของ Jodoo สำหรับผู้ใช้สูงสุดห้าคน ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
- การรับข้อมูลแบบมีโครงสร้างที่รองรับมือถือ
- การตรวจทานดิจิทัลและการแก้ข้อยกเว้น
- การส่งมอบและการรับทราบที่ตรวจสอบย้อนหลังได้
แยกข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องนำไปปฏิบัติออกจากเอกสารที่ต้องเปิดดู
การสแกนเก็บภาพของหน้าเอกสาร ส่วนฟิลด์แบบมีโครงสร้างทำให้กระบวนการค้นหา ส่งต่อ และวัดผลได้
ผู้ขอ สถานที่ ประเภท จำนวน และลำดับความสำคัญ
ฟิลด์ที่มีการตรวจสอบและตัวเลือกที่ควบคุม
ข้อมูลเหล่านี้ใช้กำหนดเส้นทาง ตัวกรอง สิทธิ์ และรายงาน
หน้าที่ลงนาม ใบแจ้งหนี้ ใบรับรอง หรือภาพถ่าย
ไฟล์แนบหรือตำแหน่งคลังที่อนุมัติ
ผู้ใช้ต้องเห็นหลักฐานต้นฉบับและบริบทของเอกสาร
การตรวจทาน การตัดสินใจ เหตุผลที่ส่งกลับ และวันครบกำหนด
ระเบียนเวิร์กโฟลว์
ธุรกิจต้องมีประวัติที่ระบุผู้รับผิดชอบและงานถัดไป
การส่งมอบ การรับทราบ และการกำจัด
ระเบียนติดตามผล
กระบวนการยังไม่เสร็จเมื่อไฟล์ได้รับอนุมัติ
ทำให้ทุกการส่งต่องานมองเห็นได้ตั้งแต่รับข้อมูลจนถึงยืนยันผล
ใช้เส้นทางที่สั้นที่สุดแต่ยังแสดงข้อยกเว้นที่ทีมต้องแก้ได้
- รับข้อมูล
บันทึกบริบทตั้งแต่ต้นทาง
ใช้แบบฟอร์มที่รองรับมือถือ แบบฟอร์มเดสก์ท็อป การนำเข้า หรือการเชื่อมต่อระบบ และตรวจข้อมูลที่จำเป็นก่อนส่งชุดเอกสารต่อ
- ตรวจสอบ
ตรวจพบชุดเอกสารที่ไม่ครบหรือซ้ำ
ส่งหน้าที่ขาด หลักฐานที่อ่านไม่ได้ รหัสที่ขัดแย้ง และเอกสารที่ส่งซ้ำกลับไปยังผู้รับผิดชอบที่ระบุชื่อ
- ตัดสินใจ
ตรวจหลักฐานฉบับที่ตรงกัน
แสดงไฟล์พร้อมบริบทแบบมีโครงสร้าง บันทึกผลลัพธ์ และเก็บคำขอข้อมูลเพิ่มเติมไว้
- ยืนยัน
ส่งต่องานปลายทางให้เสร็จ
ส่งมอบผลลัพธ์ ขอการรับทราบเมื่อจำเป็น และทำให้งานรับหรือกำจัดที่ยังไม่เรียบร้อยมองเห็นได้
ให้ความสำคัญกับงานปัจจุบันก่อนเอกสารกระดาษในอดีต
ออกแบบเส้นทางสำหรับงานใหม่ก่อน รวมทั้งเอกสารไม่ครบ การส่งกลับจากการตรวจทาน สิทธิ์ และการยืนยันขั้นสุดท้าย เมื่อผู้ใช้ทำเส้นทางนี้ได้อย่างเชื่อถือได้แล้ว จึงตัดสินใจว่าวัสดุเก่าส่วนใดยังคุ้มค่าที่จะทำดัชนี ปกป้อง และย้าย
- 01
เริ่มจากงานที่เข้ามาใหม่
หยุดสร้างกระดาษใหม่ด้วยการทำให้กระบวนการที่ยังใช้งานอยู่หนึ่งกระบวนการและเส้นทางข้อยกเว้นเป็นดิจิทัล
- 02
ทำดัชนีเอกสารที่ยังใช้งาน
ย้ายระเบียนที่ผู้ใช้ยังค้นหา ต่ออายุ อนุมัติ หรืออ้างอิง โดยระบุเจ้าของและระดับความลับให้ชัดเจน
- 03
จัดการงานสแกนจำนวนมากแยกต่างหาก
เลือกการรับเอกสาร OCR การตรวจคุณภาพ รูปแบบไฟล์ และการควบคุมคลังให้เหมาะสมเมื่อต้องแปลงเอกสารปริมาณมาก
- 04
ให้ผู้รับผิดชอบที่มีคุณสมบัติกำหนดการกำจัด
ผู้รับผิดชอบด้านกฎหมาย ระเบียน ความเป็นส่วนตัว และการดำเนินงาน ไม่ใช่หน้าเว็บนี้ ควรกำหนดการเก็บรักษาและทำลาย
ขจัดงานที่ซ่อนอยู่ไปพร้อมกับกระดาษ
กระบวนการดิจิทัลที่มีประโยชน์ต้องแสดงข้อมูลไม่ครบ การตัดสินใจ และการยืนยัน
การสแกนเพียงพอที่จะสร้างสำนักงานไร้กระดาษหรือไม่
ไม่พอ การสแกนสร้างไฟล์ดิจิทัล แต่ทีมยังต้องมีการทำดัชนี การกำหนดผู้รับผิดชอบ การเข้าถึง การตรวจทาน การจัดการข้อยกเว้น การส่งต่องาน และการตัดสินใจเรื่องการเก็บรักษา
Jodoo มี OCR หรือไม่
อย่าถือว่า Jodoo มี OCR หรือรองรับการรับเอกสารปริมาณมากในเชิงลึก หากการดึงข้อมูลเป็นหัวใจของงาน ให้ใช้เครื่องมือสแกนหรือประมวลผลเอกสารอัจฉริยะที่เหมาะสม แล้วส่งผลลัพธ์แบบมีโครงสร้างเข้า Jodoo เพื่อทำเวิร์กโฟลว์และติดตามผล
ผู้ใช้ส่งเอกสารผ่านมือถือได้หรือไม่
ได้ ออกแบบแบบฟอร์มมือถือแบบสั้น พร้อมตัวเลือกที่ควบคุม วันที่ ไฟล์แนบ และหลักฐานตามเงื่อนไข แล้วทดสอบการอัปโหลดจากกล้อง ขีดจำกัดไฟล์ การเชื่อมต่อ และประสบการณ์บนอุปกรณ์จริง
ควรทำอะไรให้เป็นดิจิทัลก่อน
เลือกกระบวนการกระดาษที่เกิดบ่อย มีผู้รับผิดชอบชัดเจน ล่าช้าซ้ำ และมีข้อยกเว้นที่จัดการได้ เริ่มจากงานใหม่ ตรวจสอบเส้นทาง แล้วค่อยตัดสินใจว่าจะย้ายประวัติมากเพียงใด
ทำให้ผู้รับผิดชอบถัดไปและข้อยกเว้นมองเห็นได้
ทดสอบการรับข้อมูล ข้อมูลที่ขาด การตรวจทาน การส่งกลับ การอนุมัติ และการยืนยันการรับในเส้นทาง Jodoo ที่เชื่อมโยงกันเส้นทางเดียว