Cẩm nang giải pháp
Hướng dẫn lập kế hoạch cho vòng định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng bằng Zapier Agents, bao gồm thiết lập, trường dữ liệu Jodoo, bản ghi bằng chứng và ghi chú triển khai.
Mở cẩm nangZAPIER AGENTS + JODOO
Định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng bằng AI với Zapier Agents + Jodoo
Xem cách Zapier Agents và Jodoo xử lý định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng: rà soát yêu cầu nguồn, trả về các trường dữ liệu quyết định có cấu trúc, ghi kết quả vào Jodoo, đồng thời hiển thị rõ người phụ trách, trạng thái và bước tiếp theo.
1
Rà soát dữ liệu yêu cầu mua hàng theo một bộ tiêu chí nhất quán
2
Ghi trạng thái phê duyệt, trạng thái tìm nguồn cung ứng, người phụ trách mua sắm, tuyến phê duyệt, thông tin còn thiếu, tổng ước tính, mức độ ưu tiên và hành động tiếp theo được đề xuất vào Jodoo
3
Giữ hàng đợi của người phụ trách và trạng thái theo dõi tiếp luôn hiển thị
4
Dùng bằng chứng từ Zapier Agents trước khi điều chỉnh quy trình cho các nguồn dữ liệu vận hành thực tế
5
Bằng chứng công khai sử dụng bảng hội thoại của Zapier Agent để người xem có thể thấy hướng dẫn cho trợ lý, lệnh gọi công cụ và phản hồi từ cầu nối đã được chấp nhận trong một lần chạy.
VIDEO GIỚI THIỆU
Điều gì diễn ra trong bản demo Zapier Agents
Video cho thấy Zapier Agents xử lý yêu cầu của một đội dịch vụ hiện trường về mười hai máy tính bảng siêu bền, kèm mã ngân sách, thời điểm triển khai, chi phí ước tính và các chi tiết quản lý thiết bị còn thiếu, sau đó Jodoo lưu bản ghi vận hành.
Yêu cầu trong cuộc trò chuyện của tác nhân AI tiếp nhận yêu cầu
Một đội dịch vụ hiện trường yêu cầu mười hai máy tính bảng siêu bền, kèm mã ngân sách, thời điểm triển khai, chi phí ước tính và các chi tiết quản lý thiết bị còn thiếu.
Zapier Agents chuẩn bị các trường dữ liệu rà soát có cấu trúc
Quy trình giữ rõ trạng thái phê duyệt, trạng thái tìm nguồn cung ứng, người phụ trách mua sắm, tuyến phê duyệt, thông tin còn thiếu, tổng ước tính, mức độ ưu tiên và hành động tiếp theo được đề xuất, thay vì trả về một đoạn văn rời rạc.
Công cụ Visit Site ghi vào Jodoo
Lần chạy đã kiểm thử gửi kết quả rà soát đến Jodoo và nhận ID dữ liệu Jodoo từ cầu nối.
Bằng chứng Zapier Agents vẫn có thể kiểm tra được
Bằng chứng công khai sử dụng bảng hội thoại của Zapier Agent để người xem có thể thấy hướng dẫn cho trợ lý, lệnh gọi công cụ và phản hồi từ cầu nối đã được chấp nhận trong một lần chạy.
Jodoo lưu bản ghi của đội ngũ
Ứng dụng Jodoo lưu Tên người yêu cầu, Phòng ban, Ngày yêu cầu, Mức độ ưu tiên, Danh mục mặt hàng, Mô tả mặt hàng, Số lượng để rà soát và theo dõi tiếp.
TÓM TẮT DEMO
Zapier Agents rà soát yêu cầu, Jodoo theo dõi phần cần xử lý tiếp
Cách triển khai này phù hợp với các đội ngũ muốn bước rà soát hoạt động như một trợ lý tập trung trước khi tạo bản ghi Jodoo. Trang này hiển thị thiết lập rà soát ưu tiên tác nhân AI, lần chạy thực tế và phần ghi ngược dữ liệu vào Jodoo. Bước Visit Site được cố ý dùng trong bản demo này vì nó cho thấy cách một tác nhân AI có thể bàn giao quyết định có cấu trúc cho Jodoo mà không cần tạo một Zap riêng trước.
Zapier Agent
Zapier Agent dùng công cụ Visit Site để gọi cầu nối ghi ngược dữ liệu của Jodoo sau khi rà soát yêu cầu tổng hợp.
Quyết định có cấu trúc
Quy trình trả về trạng thái phê duyệt, trạng thái tìm nguồn cung ứng, người phụ trách mua sắm, tuyến phê duyệt, thông tin còn thiếu, tổng ước tính, mức độ ưu tiên và hành động tiếp theo được đề xuất cho yêu cầu mười hai máy tính bảng siêu bền cho đội dịch vụ hiện trường, bao gồm ốp bảo vệ và hỗ trợ đăng ký thiết bị.
Lần chạy Zapier Agent thành công
Lần chạy trong cuộc trò chuyện Zapier hiển thị Web browsing complete và phản hồi từ cầu nối xác nhận Jodoo đã chấp nhận ghi ngược dữ liệu.
Chi tiết triển khai Zapier Agents
Soạn hướng dẫn cho tác nhân AI như một chính sách vận hành ngắn: đọc một yêu cầu, phân loại yêu cầu, trả về JSON và chỉ gọi URL ghi ngược dữ liệu sau khi các trường dữ liệu đã đầy đủ.
Chi tiết công thức yêu cầu mua hàng
Đối với định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng, Zapier Agent kiểm tra người yêu cầu, phòng ban, danh mục mặt hàng, mã ngân sách, ngày cần có, tổng ước tính, chi tiết còn thiếu và tuyến phê duyệt trước bước bàn giao Visit Site.
Ghi ngược dữ liệu vào Jodoo
Jodoo lưu bản ghi yêu cầu mua hàng và giữ hành động tiếp theo luôn hiển thị.
Theo dõi tiếp trong vận hành
Hành động tiếp theo được đề xuất là yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp, xác nhận phê duyệt của người phụ trách ngân sách và chuyển yêu cầu đến Tài chính trước khi tìm nguồn cung ứng.
Bộ công cụ có thể tái sử dụng
Bộ tài liệu rút ra bao gồm cẩm nang, bản thiết kế trường dữ liệu Jodoo và công thức quy trình Zapier Agents.
GHI CHÚ THIẾT LẬP NỀN TẢNG
Điểm riêng của Zapier Agents
Mô hình bản ghi Jodoo có thể giữ nhất quán, nhưng mỗi nền tảng tác nhân có cách xây dựng, chế độ kiểm thử và bàn giao triển khai khác nhau.
Bằng chứng thiết lập
Bằng chứng bắt đầu từ một cuộc trò chuyện Zapier Agent thay vì tự động hóa theo lịch.
Đường đi hành động
Công cụ Visit Site gọi cầu nối Jodoo và trả về phản hồi đã được chấp nhận.
Trọng tâm công thức
Trang này ghi lại cách hướng dẫn cho tác nhân AI giữ đầu ra rà soát gọn và có cấu trúc.
Lập kế hoạch vận hành thực tế
Kế hoạch vận hành thực tế cần bao gồm giới hạn hoạt động của tác nhân AI, hành vi phê duyệt và các ứng dụng nguồn đã kết nối.
Chi tiết bằng chứng
Bằng chứng công khai sử dụng bảng hội thoại của Zapier Agent để người xem có thể thấy hướng dẫn cho trợ lý, lệnh gọi công cụ và phản hồi từ cầu nối đã được chấp nhận trong một lần chạy.
Bằng chứng lần chạy
Bước Visit Site được cố ý dùng trong bản demo này vì nó cho thấy cách một tác nhân AI có thể bàn giao quyết định có cấu trúc cho Jodoo mà không cần tạo một Zap riêng trước.
Chi tiết xây dựng
Soạn hướng dẫn cho tác nhân AI như một chính sách vận hành ngắn: đọc một yêu cầu, phân loại yêu cầu, trả về JSON và chỉ gọi URL ghi ngược dữ liệu sau khi các trường dữ liệu đã đầy đủ.
Lộ trình triển khai
Giữ yêu cầu mẫu trong cuộc trò chuyện khi kiểm thử, sau đó kết nối các nguồn CRM, hộp thư, biểu mẫu hoặc phiếu hỗ trợ sau khi hợp đồng trường dữ liệu Jodoo đã ổn định.
Rào chắn kiểm soát
Kiểm tra mức sử dụng tác vụ, quyền truy cập ứng dụng đã kết nối và mọi hành vi phê duyệt trước khi chuyển từ bằng chứng trò chuyện thủ công sang công việc vận hành thực tế định kỳ.
Kiểm soát rà soát
Không để lộ URL ghi ngược dữ liệu vận hành thực tế trong hướng dẫn công khai cho tác nhân AI; hãy đưa xác thực vào sau một cầu nối riêng tư hoặc kết nối đã được phê duyệt.
Công thức kịch bản
Đối với định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng, Zapier Agent kiểm tra người yêu cầu, phòng ban, danh mục mặt hàng, mã ngân sách, ngày cần có, tổng ước tính, chi tiết còn thiếu và tuyến phê duyệt trước bước bàn giao Visit Site.
Điều chỉnh quy trình
Bằng chứng trò chuyện hữu ích cho vận hành mua sắm vì người rà soát có thể thấy lý do yêu cầu cần báo giá, xác nhận của người phụ trách ngân sách hoặc phê duyệt tài chính trước khi tìm nguồn cung ứng.
BỘ QUY TRÌNH
Xây dựng vòng định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng tương tự
Xem cẩm nang, sao chép công thức quy trình và dùng mô hình trường dữ liệu Jodoo khi điều chỉnh quy trình Zapier Agents.
QUY TRÌNH CÓ THỂ TÁI SỬ DỤNG
Quy trình đưa ra quyết định. Jodoo giúp công việc tiếp tục trôi chảy.
- 01
Yêu cầu trong cuộc trò chuyện của tác nhân AI
Bắt đầu kiểm thử yêu cầu mua hàng với mười hai máy tính bảng siêu bền cho đội dịch vụ hiện trường, bao gồm ốp bảo vệ và hỗ trợ đăng ký thiết bị. Soạn hướng dẫn cho tác nhân AI như một chính sách vận hành ngắn: đọc một yêu cầu, phân loại yêu cầu, trả về JSON và chỉ gọi URL ghi ngược dữ liệu sau khi các trường dữ liệu đã đầy đủ.
- 02
Zapier Agent
Zapier Agent dùng công cụ Visit Site để gọi cầu nối ghi ngược dữ liệu của Jodoo sau khi rà soát yêu cầu tổng hợp.
- 03
Công cụ Visit Site
Gửi JSON có cấu trúc đến cầu nối ghi ngược dữ liệu của Jodoo. Bước Visit Site được cố ý dùng trong bản demo này vì nó cho thấy cách một tác nhân AI có thể bàn giao quyết định có cấu trúc cho Jodoo mà không cần tạo một Zap riêng trước.
- 04
Phản hồi bằng chứng
Hiển thị lần chạy nền tảng thành công và ID dữ liệu Jodoo. Bằng chứng công khai sử dụng bảng hội thoại của Zapier Agent để người xem có thể thấy hướng dẫn cho trợ lý, lệnh gọi công cụ và phản hồi từ cầu nối đã được chấp nhận trong một lần chạy.
- 05
Hàng đợi Jodoo
Lưu các trường dữ liệu để người phụ trách rà soát, theo dõi trạng thái và theo dõi tiếp. Kiểm tra mức sử dụng tác vụ, quyền truy cập ứng dụng đã kết nối và mọi hành vi phê duyệt trước khi chuyển từ bằng chứng trò chuyện thủ công sang công việc vận hành thực tế định kỳ.
VÒNG LẶP QUY TRÌNH
Từ định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng trong Zapier Agents đến Jodoo
Yêu cầu trong cuộc trò chuyện của tác nhân AI tiếp nhận hoặc bắt đầu định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng bằng dữ liệu tổng hợp trước.
Zapier Agents áp dụng hướng dẫn rà soát tập trung và trả về trạng thái phê duyệt, trạng thái tìm nguồn cung ứng, người phụ trách mua sắm, tuyến phê duyệt, thông tin còn thiếu, tổng ước tính, mức độ ưu tiên và hành động tiếp theo được đề xuất.
Công cụ Visit Site gửi đầu ra có cấu trúc đến cầu nối ghi ngược dữ liệu của Jodoo và nhận ID dữ liệu.
Đối với định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng, Zapier Agent kiểm tra người yêu cầu, phòng ban, danh mục mặt hàng, mã ngân sách, ngày cần có, tổng ước tính, chi tiết còn thiếu và tuyến phê duyệt trước bước bàn giao Visit Site.
Bằng chứng trò chuyện hữu ích cho vận hành mua sắm vì người rà soát có thể thấy lý do yêu cầu cần báo giá, xác nhận của người phụ trách ngân sách hoặc phê duyệt tài chính trước khi tìm nguồn cung ứng.
Phiên bản vận hành thực tế có thể kết nối biểu mẫu yêu cầu của nhân viên, hộp thư mua hàng hoặc tin nhắn tiếp nhận trên Slack, đồng thời vẫn giữ nguyên các trường dữ liệu yêu cầu mua hàng trong Jodoo.
Giữ phê duyệt mua hàng cuối cùng do đội ngũ rà soát, ngay cả khi tác nhân AI chuẩn bị tuyến được đề xuất và hành động tiếp theo.
Soạn hướng dẫn cho tác nhân AI như một chính sách vận hành ngắn: đọc một yêu cầu, phân loại yêu cầu, trả về JSON và chỉ gọi URL ghi ngược dữ liệu sau khi các trường dữ liệu đã đầy đủ.
Giữ yêu cầu mẫu trong cuộc trò chuyện khi kiểm thử, sau đó kết nối các nguồn CRM, hộp thư, biểu mẫu hoặc phiếu hỗ trợ sau khi hợp đồng trường dữ liệu Jodoo đã ổn định.
Jodoo tạo bản ghi Biểu mẫu yêu cầu mua hàng và lưu Tên người yêu cầu, Phòng ban, Ngày yêu cầu, Mức độ ưu tiên, Danh mục mặt hàng, Mô tả mặt hàng, Số lượng, Đơn giá ước tính.
Đội ngũ rà soát hàng đợi, phân công người phụ trách và hoàn tất hành động tiếp theo: yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp, xác nhận phê duyệt của người phụ trách ngân sách và chuyển yêu cầu đến Tài chính trước khi tìm nguồn cung ứng.
Kiểm tra mức sử dụng tác vụ, quyền truy cập ứng dụng đã kết nối và mọi hành vi phê duyệt trước khi chuyển từ bằng chứng trò chuyện thủ công sang công việc vận hành thực tế định kỳ.
Không để lộ URL ghi ngược dữ liệu vận hành thực tế trong hướng dẫn công khai cho tác nhân AI; hãy đưa xác thực vào sau một cầu nối riêng tư hoặc kết nối đã được phê duyệt.
ÁNH XẠ TRƯỜNG DỮ LIỆU
Đầu ra của tác nhân trở thành trường dữ liệu Jodoo
| Dữ liệu tác nhân hoặc dữ liệu nguồn | Trường dữ liệu bản ghi Jodoo |
|---|---|
| chi tiết yêu cầu nguồn | Tên người yêu cầu, Phòng ban, Ngày yêu cầu, Mức độ ưu tiên |
| trường dữ liệu quyết định rà soát | Số lượng, Đơn giá ước tính, Tổng ước tính, Ngày cần có, Mã ngân sách |
| phản hồi quy trình | Nền tảng nguồn, Đầu ra quy trình gốc |
CÔNG THỨC TÁC NHÂN
Prompt và đầu ra có cấu trúc
Vai trò Zapier Agents
Rà soát một yêu cầu định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng và trả về các trường dữ liệu có cấu trúc để Jodoo có thể lưu, định tuyến và báo cáo. Soạn hướng dẫn cho tác nhân AI như một chính sách vận hành ngắn: đọc một yêu cầu, phân loại yêu cầu, trả về JSON và chỉ gọi URL ghi ngược dữ liệu sau khi các trường dữ liệu đã đầy đủ.
Hướng dẫn rà soát
Dùng ngữ cảnh mẫu cho mười hai máy tính bảng siêu bền cho đội dịch vụ hiện trường, bao gồm ốp bảo vệ và hỗ trợ đăng ký thiết bị, quyết định trạng thái phê duyệt, trạng thái tìm nguồn cung ứng, người phụ trách mua sắm, tuyến phê duyệt, thông tin còn thiếu, tổng ước tính, mức độ ưu tiên và hành động tiếp theo được đề xuất, đồng thời giữ hành động tiếp theo được đề xuất thật cụ thể. Đối với định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng, Zapier Agent kiểm tra người yêu cầu, phòng ban, danh mục mặt hàng, mã ngân sách, ngày cần có, tổng ước tính, chi tiết còn thiếu và tuyến phê duyệt trước bước bàn giao Visit Site.
Hợp đồng ghi ngược dữ liệu
Gửi một đối tượng JSON có thể dự đoán qua công cụ Visit Site; Jodoo nên nhận cùng tên trường dữ liệu ở mỗi lần chạy. Bằng chứng lần chạy mạnh nhất khi bản ghi trò chuyện, trạng thái hoàn tất của công cụ trình duyệt và ID dữ liệu Jodoo đều được ghi lại trước khi kết nối các nguồn vận hành thực tế.
Đầu ra bắt buộc
Trả về trạng thái phê duyệt, trạng thái tìm nguồn cung ứng, người phụ trách mua sắm, tuyến phê duyệt, thông tin còn thiếu, tổng ước tính, mức độ ưu tiên và hành động tiếp theo được đề xuất, source_platform, agent_confidence và đầu ra quy trình gốc để phục vụ ngữ cảnh kiểm toán.
Kiểm soát Zapier Agents
Kiểm tra mức sử dụng tác vụ, quyền truy cập ứng dụng đã kết nối và mọi hành vi phê duyệt trước khi chuyển từ bằng chứng trò chuyện thủ công sang công việc vận hành thực tế định kỳ. Không để lộ URL ghi ngược dữ liệu vận hành thực tế trong hướng dẫn công khai cho tác nhân AI; hãy đưa xác thực vào sau một cầu nối riêng tư hoặc kết nối đã được phê duyệt. Luôn giữ phần rà soát của con người đối với các quyết định liên quan đến rủi ro, pháp lý, thanh toán hoặc khách hàng, ngay cả khi tác nhân AI chuẩn bị đề xuất.
Ghi chú triển khai yêu cầu mua hàng
Đối với định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng, Zapier Agent kiểm tra người yêu cầu, phòng ban, danh mục mặt hàng, mã ngân sách, ngày cần có, tổng ước tính, chi tiết còn thiếu và tuyến phê duyệt trước bước bàn giao Visit Site. Bằng chứng trò chuyện hữu ích cho vận hành mua sắm vì người rà soát có thể thấy lý do yêu cầu cần báo giá, xác nhận của người phụ trách ngân sách hoặc phê duyệt tài chính trước khi tìm nguồn cung ứng. Phiên bản vận hành thực tế có thể kết nối biểu mẫu yêu cầu của nhân viên, hộp thư mua hàng hoặc tin nhắn tiếp nhận trên Slack, đồng thời vẫn giữ nguyên các trường dữ liệu yêu cầu mua hàng trong Jodoo. Giữ phê duyệt mua hàng cuối cùng do đội ngũ rà soát, ngay cả khi tác nhân AI chuẩn bị tuyến được đề xuất và hành động tiếp theo.
{
"requester_name": "Avery Brooks",
"department": "Vận hành",
"item_category": "Thiết bị CNTT",
"item_description": "Mười hai máy tính bảng siêu bền cho đội dịch vụ hiện trường",
"quantity": 12,
"estimated_total": 5820,
"needed_by_date": "2026-06-21",
"budget_code": "OPS-FIELD-2026",
"approval_status": "Chờ rà soát",
"sourcing_status": "Cần báo giá",
"approval_route": "Quản lý phòng ban rồi đến Tài chính",
"procurement_owner": "Vận hành mua sắm",
"missing_information": "Xác nhận số lượng giấy phép quản lý thiết bị và địa chỉ giao hàng",
"recommended_next_action": "Yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp và chuyển đến Tài chính trước khi tìm nguồn cung ứng"
}ỨNG DỤNG JODOO KHỞI ĐẦU
Ứng dụng khởi đầu cho yêu cầu mua hàng
Dùng mô hình trường dữ liệu, chế độ xem và tự động hóa khi điều chỉnh quy trình định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng cho đội ngũ của bạn.
Trường dữ liệu bao gồm
- Tên người yêu cầu
- Phòng ban
- Ngày yêu cầu
- Mức độ ưu tiên
- Danh mục mặt hàng
- Mô tả mặt hàng
- Số lượng
- Đơn giá ước tính
- Tổng ước tính
- Ngày cần có
- Mã ngân sách
- Lý do kinh doanh
- Trạng thái phê duyệt
- Trạng thái tìm nguồn cung ứng
- Người phụ trách mua sắm
- Tuyến phê duyệt
- Thông tin còn thiếu
- Hành động tiếp theo được đề xuất
- Đầu ra quy trình gốc
Chế độ xem đề xuất
- Cần bộ phận mua sắm rà soát
- Hàng đợi phê duyệt của Tài chính
- Cần báo giá
- Mua hàng ưu tiên cao
- Tất cả yêu cầu mua hàng
Quy tắc tự động hóa
- Tạo bản ghi Jodoo sau khi Zapier Agents trả về đầu ra có cấu trúc.
- Chuyển các bản ghi ưu tiên cao hoặc ngoại lệ vào đúng hàng đợi của người phụ trách.
- Thông báo cho người phụ trách được đề xuất khi có thông tin còn thiếu hoặc lý do tạm giữ.
- Giữ đầu ra quy trình gốc trong ngữ cảnh kiểm toán.
DANH SÁCH KIỂM TRA TRIỂN KHAI
Những gì cần xác nhận trước khi triển khai thực tế
- Giữ hướng dẫn Zapier Agent tập trung vào một đối tượng rà soát.
- Chạy bằng chứng đầu tiên từ cuộc trò chuyện trước khi gắn dữ liệu nguồn vận hành thực tế.
- Rà soát mức sử dụng tác vụ và giới hạn ứng dụng đã kết nối trước khi lên lịch các lần chạy thực tế.
- Đưa xác thực ghi ngược dữ liệu vận hành thực tế vào sau một cầu nối riêng tư hoặc kết nối đã được phê duyệt.
- Kiểm tra mức sử dụng tác vụ, quyền truy cập ứng dụng đã kết nối và mọi hành vi phê duyệt trước khi chuyển từ bằng chứng trò chuyện thủ công sang công việc vận hành thực tế định kỳ.
- Không để lộ URL ghi ngược dữ liệu vận hành thực tế trong hướng dẫn công khai cho tác nhân AI; hãy đưa xác thực vào sau một cầu nối riêng tư hoặc kết nối đã được phê duyệt.
- Luôn giữ phần rà soát của con người đối với các quyết định liên quan đến rủi ro, pháp lý, thanh toán hoặc khách hàng, ngay cả khi tác nhân AI chuẩn bị đề xuất.
- Bằng chứng trò chuyện hữu ích cho vận hành mua sắm vì người rà soát có thể thấy lý do yêu cầu cần báo giá, xác nhận của người phụ trách ngân sách hoặc phê duyệt tài chính trước khi tìm nguồn cung ứng.
- Phiên bản vận hành thực tế có thể kết nối biểu mẫu yêu cầu của nhân viên, hộp thư mua hàng hoặc tin nhắn tiếp nhận trên Slack, đồng thời vẫn giữ nguyên các trường dữ liệu yêu cầu mua hàng trong Jodoo.
- Giữ phê duyệt mua hàng cuối cùng do đội ngũ rà soát, ngay cả khi tác nhân AI chuẩn bị tuyến được đề xuất và hành động tiếp theo.
Bộ quy trình
Lưu lại chi tiết thiết lập cho đội ngũ của bạn
Bản thiết kế ứng dụng khởi đầu Jodoo
Mô hình trường dữ liệu Jodoo, các chế độ xem đề xuất và ý tưởng tự động hóa để điều chỉnh Biểu mẫu yêu cầu mua hàng.
Mở bản thiết kếCâu lệnh tác nhân AI + Công thức quy trình
Thiết lập Zapier Agents, hợp đồng đầu ra, ghi chú điểm cuối và công thức chạy thử được dùng cho bằng chứng ghi ngược dữ liệu này.
Mở công thứcQUY TRÌNH
Từ yêu cầu mua hàng trong Zapier Agents đến bản ghi Jodoo
Zapier Agents xử lý bước rà soát ưu tiên tác nhân AI; Jodoo lưu bản ghi để các đội ngũ có thể lọc, phân công và xem xét.
Yêu cầu trong cuộc trò chuyện của tác nhân AI tiếp nhận hoặc bắt đầu định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng bằng dữ liệu tổng hợp trước.
Zapier Agents áp dụng hướng dẫn rà soát tập trung và trả về trạng thái phê duyệt, trạng thái tìm nguồn cung ứng, người phụ trách mua sắm, tuyến phê duyệt, thông tin còn thiếu, tổng ước tính, mức độ ưu tiên và hành động tiếp theo được đề xuất.
Công cụ Visit Site gửi đầu ra có cấu trúc đến cầu nối ghi ngược dữ liệu của Jodoo và nhận ID dữ liệu.
Đối với định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng, Zapier Agent kiểm tra người yêu cầu, phòng ban, danh mục mặt hàng, mã ngân sách, ngày cần có, tổng ước tính, chi tiết còn thiếu và tuyến phê duyệt trước bước bàn giao Visit Site.
Bằng chứng trò chuyện hữu ích cho vận hành mua sắm vì người rà soát có thể thấy lý do yêu cầu cần báo giá, xác nhận của người phụ trách ngân sách hoặc phê duyệt tài chính trước khi tìm nguồn cung ứng.
Phiên bản vận hành thực tế có thể kết nối biểu mẫu yêu cầu của nhân viên, hộp thư mua hàng hoặc tin nhắn tiếp nhận trên Slack, đồng thời vẫn giữ nguyên các trường dữ liệu yêu cầu mua hàng trong Jodoo.
Giữ phê duyệt mua hàng cuối cùng do đội ngũ rà soát, ngay cả khi tác nhân AI chuẩn bị tuyến được đề xuất và hành động tiếp theo.
Soạn hướng dẫn cho tác nhân AI như một chính sách vận hành ngắn: đọc một yêu cầu, phân loại yêu cầu, trả về JSON và chỉ gọi URL ghi ngược dữ liệu sau khi các trường dữ liệu đã đầy đủ.
Giữ yêu cầu mẫu trong cuộc trò chuyện khi kiểm thử, sau đó kết nối các nguồn CRM, hộp thư, biểu mẫu hoặc phiếu hỗ trợ sau khi hợp đồng trường dữ liệu Jodoo đã ổn định.
Jodoo tạo bản ghi Biểu mẫu yêu cầu mua hàng và lưu Tên người yêu cầu, Phòng ban, Ngày yêu cầu, Mức độ ưu tiên, Danh mục mặt hàng, Mô tả mặt hàng, Số lượng, Đơn giá ước tính.
Đội ngũ rà soát hàng đợi, phân công người phụ trách và hoàn tất hành động tiếp theo: yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp, xác nhận phê duyệt của người phụ trách ngân sách và chuyển yêu cầu đến Tài chính trước khi tìm nguồn cung ứng.
Kiểm tra mức sử dụng tác vụ, quyền truy cập ứng dụng đã kết nối và mọi hành vi phê duyệt trước khi chuyển từ bằng chứng trò chuyện thủ công sang công việc vận hành thực tế định kỳ.
Không để lộ URL ghi ngược dữ liệu vận hành thực tế trong hướng dẫn công khai cho tác nhân AI; hãy đưa xác thực vào sau một cầu nối riêng tư hoặc kết nối đã được phê duyệt.
BẢN GHI JODOO
Những gì Jodoo lưu trữ
Jodoo lưu các trường dữ liệu bền vững của yêu cầu mua hàng sau khi quy trình chạy: Tên người yêu cầu, Phòng ban, Ngày yêu cầu, Mức độ ưu tiên, Danh mục mặt hàng, Mô tả mặt hàng, Số lượng, Đơn giá ước tính.
Tên người yêu cầuPhòng banNgày yêu cầuMức độ ưu tiênDanh mục mặt hàngMô tả mặt hàngSố lượngĐơn giá ước tínhTổng ước tínhNgày cần cóMã ngân sáchLý do kinh doanhTrạng thái phê duyệtTrạng thái tìm nguồn cung ứngNgười phụ trách mua sắmTuyến phê duyệtThông tin còn thiếuHành động tiếp theo được đề xuấtĐầu ra quy trình gốc
LẦN CHẠY THỬ THỰC TẾ
Một quy trình Zapier Agents đã ghi yêu cầu mua hàng vào Jodoo
Các ảnh chụp màn hình dùng dữ liệu tổng hợp và hiển thị thiết lập Zapier Agents, một lần chạy thành công và dòng Jodoo được tạo bởi quy trình.
Cấu hình Zapier Agent
Zapier Agent dùng công cụ Visit Site để gọi cầu nối ghi ngược dữ liệu của Jodoo sau khi rà soát yêu cầu tổng hợp.
Lần chạy Zapier Agent thành công
Lần chạy trong cuộc trò chuyện Zapier hiển thị Web browsing complete và phản hồi từ cầu nối xác nhận Jodoo đã chấp nhận ghi ngược dữ liệu.
Ghi ngược dữ liệu vào Jodoo
Định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng đã được ghi vào Jodoo với các trường Tên người yêu cầu, Phòng ban, Ngày yêu cầu, Mức độ ưu tiên, Danh mục mặt hàng, Mô tả mặt hàng hiển thị.
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp về cách dùng các nền tảng tác nhân với bản ghi, quy trình và mẫu ứng dụng của Jodoo.
Quy trình định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng bằng Zapier Agents này đã được kiểm thử đầu cuối chưa?
Có. Bằng chứng sử dụng dữ liệu tổng hợp, một lần chạy Zapier Agents thực tế và ảnh chụp màn hình ghi ngược dữ liệu vào Jodoo đã xác minh kèm bản kê bằng chứng.
Vì sao nên dùng Zapier Agents để định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng?
Dùng Zapier Agents khi đội ngũ muốn bước rà soát hoạt động như một trợ lý tập trung trước khi tạo bản ghi Jodoo. Sau đó, Jodoo lưu bản ghi bền vững để rà soát và theo dõi tiếp.
Cách triển khai Zapier Agents này khác gì so với các ví dụ nền tảng khác?
Bằng chứng công khai sử dụng bảng hội thoại của Zapier Agent để người xem có thể thấy hướng dẫn cho trợ lý, lệnh gọi công cụ và phản hồi từ cầu nối đã được chấp nhận trong một lần chạy. Soạn hướng dẫn cho tác nhân AI như một chính sách vận hành ngắn: đọc một yêu cầu, phân loại yêu cầu, trả về JSON và chỉ gọi URL ghi ngược dữ liệu sau khi các trường dữ liệu đã đầy đủ. Đối với định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng, Zapier Agent kiểm tra người yêu cầu, phòng ban, danh mục mặt hàng, mã ngân sách, ngày cần có, tổng ước tính, chi tiết còn thiếu và tuyến phê duyệt trước bước bàn giao Visit Site.
Jodoo lưu những gì sau khi quy trình chạy?
Jodoo lưu Tên người yêu cầu, Phòng ban, Ngày yêu cầu, Mức độ ưu tiên, Danh mục mặt hàng, Mô tả mặt hàng, Số lượng, Đơn giá ước tính, Tổng ước tính, Ngày cần có, cùng đầu ra quy trình gốc để phục vụ ngữ cảnh kiểm toán.
Sau này có thể kết nối với dữ liệu nguồn vận hành thực tế không?
Có. Bắt đầu bằng lần chạy tổng hợp đã xác minh, sau đó kết nối biểu mẫu, cổng thông tin, hộp thư, API hoặc hệ thống nội bộ khi lược đồ định tuyến phê duyệt yêu cầu mua hàng đã ổn định. Giữ yêu cầu mẫu trong cuộc trò chuyện khi kiểm thử, sau đó kết nối các nguồn CRM, hộp thư, biểu mẫu hoặc phiếu hỗ trợ sau khi hợp đồng trường dữ liệu Jodoo đã ổn định.
Phần nào vẫn cần đội ngũ rà soát?
Quy trình có thể chuẩn bị các trường dữ liệu quyết định, nhưng người phụ trách vẫn nên rà soát rủi ro kinh doanh, phê duyệt thanh toán hoặc pháp lý và các quyết định vận hành cuối cùng. Luôn giữ phần rà soát của con người đối với các quyết định liên quan đến rủi ro, pháp lý, thanh toán hoặc khách hàng, ngay cả khi tác nhân AI chuẩn bị đề xuất.
BƯỚC TIẾP THEO
Biến yêu cầu mua hàng thành phần theo dõi tiếp có kiểm soát
Bắt đầu bằng một lần chạy Zapier Agents đã xác minh, sau đó tái sử dụng cùng mẫu ghi ngược dữ liệu cho các hàng đợi rà soát và bàn giao vận hành liên quan. Kiểm tra mức sử dụng tác vụ, quyền truy cập ứng dụng đã kết nối và mọi hành vi phê duyệt trước khi chuyển từ bằng chứng trò chuyện thủ công sang công việc vận hành thực tế định kỳ.