Nhân viên hoặc trưởng bộ phận gửi nhu cầu mặt hàng, số lượng cần mua và thời gian yêu cầu để bộ phận mua hàng xử lý.
Mẫu yêu cầu mua hàng
Bắt đầu tiếp nhận yêu cầu mua hàng với thông số rõ ràng hơn, đầy đủ bối cảnh người yêu cầu và minh bạch hơn về quá trình tìm nguồn cung.
Được xây dựng cho người yêu cầu, bộ phận mua hàng và đội ngũ tài chính cần làm rõ chi tiết yêu cầu, người phụ trách tìm nguồn cung và trạng thái phê duyệt trước khi bắt đầu làm việc với nhà cung cấp hoặc báo giá.
Tùy chỉnh các trường dữ liệu yêu cầu, quy tắc định tuyến, bước phê duyệt và cập nhật trạng thái để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước mẫu yêu cầu mua hàng, sau đó điều chỉnh phần tiếp nhận, định tuyến và chế độ xem trạng thái theo đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước trực tiếpXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Mở xem trước
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Người yêu cầu, bộ phận mua hàng và đội ngũ tài chính sử dụng mẫu này để ghi nhận nhu cầu mua sắm trước khi bắt đầu làm việc với nhà cung cấp hoặc báo giá. Điểm chậm trễ thường gặp là thông số mặt hàng chưa đầy đủ, thiếu bối cảnh ngân sách và mức độ khẩn cấp chưa rõ ràng. Mẫu này giúp hiển thị rõ chi tiết yêu cầu, người phụ trách tìm nguồn cung và trạng thái phê duyệt ngay từ lần bàn giao đầu tiên.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Bộ phận mua hàng kiểm tra xem một yêu cầu đã có nhu cầu kinh doanh, người phụ trách ngân sách và đủ chi tiết để bắt đầu tìm nguồn cung hay chưa.
Quản lý theo dõi những yêu cầu mua hàng nào đang chờ bổ sung thông tin so với những yêu cầu đang được phê duyệt hoặc tìm nguồn cung.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận yêu cầu mua hàng và ghi nhận yêu cầu.
Thu thập các mặt hàng được yêu cầu, số lượng, ngày cần hàng, ngân sách và ghi chú tìm nguồn cung trong một quy trình yêu cầu có cấu trúc.
Tiếp nhận yêu cầu và theo dõi tiếp với người yêu cầu.
Ghi nhận chi tiết yêu cầu, định tuyến người phụ trách và hiển thị rõ các cập nhật cho người yêu cầu sau khi gửi.
Tiếp nhận yêu cầu gửi lên và mức độ sẵn sàng để rà soát.
Kiểm tra xem mỗi yêu cầu đã bao gồm thông số mặt hàng, bối cảnh ngân sách và chi tiết định tuyến trước khi bắt đầu phê duyệt hoặc tìm nguồn cung hay chưa.
Phê duyệt, so sánh báo giá và bàn giao tìm nguồn cung.
Chuyển các yêu cầu qua phê duyệt của bộ phận, rà soát báo giá và theo dõi tiếp với bộ phận mua hàng mà không làm mất trách nhiệm của người phụ trách.
Tồn đọng yêu cầu đang mở và khả năng hiển thị chi tiêu.
Theo dõi các yêu cầu đang chờ xử lý, tiến độ tìm nguồn cung, chi tiêu đã được phê duyệt và trạng thái hoàn tất từ danh sách dùng chung và bảng tổng quan.
Thành phần bao gồm
- Yêu cầu mua hàng
- Nhật ký theo dõi tiếp với người yêu cầu
- Ghi chú theo dõi tiếp yêu cầu gửi lên
- So sánh báo giá
- Hàng đợi yêu cầu đang mở
- Hàng đợi trạng thái người yêu cầu
- Hàng đợi yêu cầu mới gửi
- Hàng đợi rà soát yêu cầu gửi
- Nhắc nhở phê duyệt
- Thông báo cập nhật cho người yêu cầu
- Nhắc nhở yêu cầu gửi
- Nhắc nhở yêu cầu gửi chưa đầy đủ
- Người yêu cầu
- Người phê duyệt bộ phận
- Điều phối viên mua hàng
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Ghi nhận nhu cầu kinh doanh, thời điểm yêu cầu và bối cảnh ngân sách ban đầu trước khi bắt đầu tìm nguồn cung.
- Giúp bộ phận mua hàng rà soát ban đầu hiệu quả hơn với các yêu cầu vẫn còn thiếu thông số, tệp đính kèm hoặc ý kiến từ quản lý.
- Giữ các cập nhật cho người yêu cầu và người phụ trách việc tìm nguồn cung luôn hiển thị ngay từ khâu tiếp nhận thay vì phân tán trong các email theo dõi tiếp.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Hàng đợi yêu cầu đang mở.
Rà soát các yêu cầu mua hàng mới theo người phụ trách, trạng thái và hành động tiếp theo từ một hàng đợi dùng chung.
Yêu cầu mua hàng.
Ghi nhận nhu cầu mặt hàng, số lượng và phê duyệt để mỗi yêu cầu sẵn sàng cho việc rà soát, định tuyến và theo dõi tiếp.
Bảng tổng quan chi tiêu yêu cầu.
Theo dõi tồn đọng, thời gian xử lý và tốc độ xử lý từ một bảng tổng quan duy nhất.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người yêu cầu gửi nhu cầu mặt hàng, số lượng, thời điểm cần và bối cảnh hỗ trợ cho việc mua sắm.
Bộ phận mua hàng hoặc tài chính rà soát yêu cầu, yêu cầu bổ sung các chi tiết còn thiếu và xác nhận đúng người phụ trách.
Các yêu cầu đã được phê duyệt sẽ chuyển sang giai đoạn tìm nguồn cung, thu thập báo giá hoặc bước phê duyệt nội bộ tiếp theo.
Bản ghi yêu cầu luôn sẵn sàng để cập nhật cho người yêu cầu, lưu lịch sử kiểm toán và phục vụ bàn giao ở các bước tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Biểu mẫu yêu cầu mua hàng được dùng để làm gì?
Biểu mẫu này được dùng để thu thập nhu cầu mua sắm nội bộ trước khi bắt đầu tìm nguồn cung hoặc phê duyệt, bao gồm mặt hàng cần mua, nhu cầu kinh doanh, bối cảnh ngân sách, thời điểm và thông tin người yêu cầu.
Một yêu cầu mua hàng nên bao gồm những thông tin gì?
Hầu hết các đội ngũ sẽ ghi nhận chi tiết mặt hàng, số lượng, ngày cần hàng, mục đích kinh doanh, người phụ trách ngân sách, chi phí ước tính và mọi ghi chú về nhà cung cấp hoặc tìm nguồn cung.
Nhân viên có thể gửi yêu cầu mua hàng từ thiết bị di động không?
Có. Người yêu cầu và người rà soát có thể gửi, cập nhật và kiểm tra trạng thái yêu cầu mua hàng từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Người yêu cầu theo dõi trạng thái yêu cầu mua hàng như thế nào?
Các hàng đợi trạng thái dùng chung và chế độ xem dành cho người yêu cầu sẽ hiển thị liệu một yêu cầu đang chờ làm rõ, đang được phê duyệt, đang tìm nguồn cung hay đã sẵn sàng cho lần bàn giao tiếp theo.
Ai sử dụng mẫu yêu cầu mua hàng?
Mẫu này hữu ích cho nhân viên, trưởng bộ phận, bộ phận mua hàng và đội ngũ tài chính cần quy trình tiếp nhận nhu cầu mua sắm rõ ràng hơn trước khi bắt đầu làm việc với nhà cung cấp hoặc báo giá.
Jodoo AI có thể điều chỉnh quy trình yêu cầu mua hàng này không?
Có. AI có thể hỗ trợ điều chỉnh các trường dữ liệu tiếp nhận, quy tắc định tuyến, cập nhật cho người yêu cầu và các bước bàn giao cho quy trình yêu cầu mua hàng của bạn.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.