Chấp nhận cho phiếu đề nghị mua hàng
Bộ phận mua sắm xác nhận rằng yêu cầu chứa đủ thông tin để thêm các hạng mục, trung tâm chi phí, ngân sách và người phê duyệt.
TIẾP NHẬN MUA HÀNG CỦA NHÂN VIÊN
Biểu mẫu yêu cầu mua hàng không cần thuật ngữ chuyên môn
Thu thập nhu cầu kinh doanh và bối cảnh mua sắm thực tế trong một biểu mẫu ngắn, sau đó để bộ phận mua sắm quyết định xem có cần làm rõ, từ chối hay tạo một phiếu đề nghị mua hàng.
Màn hình đầu tiên được giữ ngắn một cách cố ý. Trung tâm chi phí, ngưỡng phê duyệt, kiểm tra nhà cung cấp, và kết quả chỉ dành cho người đánh giá nên xuất hiện sau trong quy trình — không nằm trong yêu cầu ban đầu của nhân viên.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Yêu cầu những gì nhân viên biết và người xem xét cần
Một mẫu tốt giảm đi lại nhiều lần mà không biến mọi người yêu cầu thành chuyên gia mua sắm.
- 01
Cần những gì
Sử dụng tiêu đề ngôn ngữ đơn giản và nhu cầu kinh doanh. Người yêu cầu nên giải thích kết quả một cách rõ ràng, không đoán phân loại nội bộ của người mua.
- 02
Khi nào và ở đâu cần
Ghi lại ngày cần thiết thực tế và thông tin giao hàng hoặc dịch vụ đủ sớm để bộ phận mua sắm có thể thách thức một thời hạn không thể.
- 03
Giá trị ước tính và thông tin nhà cung cấp
Yêu cầu một ước tính có thể bảo vệ và xem nhà cung cấp ưa thích đã biết, chưa biết hay chỉ là gợi ý. Không bắt người yêu cầu phải tạo hồ sơ nhà cung cấp chính thức.
- 04
Tài liệu ảnh hưởng đến việc xem xét
Cho phép các thông số kỹ thuật, báo giá, ảnh, bản mô tả công việc hoặc chi tiết đăng ký khi chúng hữu ích. Giữ các tệp tải lên yêu cầu phù hợp với mức độ mua sắm.
Giữ các kiểm soát nội bộ không cản trở nhân viên cho đến khi cần thiết
Sử dụng biểu mẫu để thu thập thông tin, sau đó để quy trình công việc thêm quyết định của chuyên gia.
| Hiện trường | Hỏi nhân viên | Thêm trong quá trình xem xét |
|---|---|---|
| Nhu cầu | Kết quả, vật phẩm hoặc dịch vụ, lý do | Danh mục chi tiêu và đường dẫn mua sắm |
| Thời gian | Ngày cần sử dụng và hạn chót thực tế | Thách thức về thời gian dẫn và ngày phê duyệt |
| Giá trị | Ước tính tốt nhất hiện có | Khả năng ngân sách và ngưỡng phê duyệt |
| Nhà cung cấp | Được biết, chưa biết, hoặc được đề xuất | Tình trạng nhà cung cấp, đường dẫn báo giá, và đánh giá ngoại lệ |
| Tình trạng | Giai đoạn hiện tại có thể hiểu | Người đánh giá, lý do, kiểm soát và lịch sử kiểm toán |
Làm cho quyết định tiếp nhận dễ hiểu đối với người yêu cầu
Việc gửi không phải là kết thúc. Biểu mẫu cần có đường dẫn rõ ràng để làm rõ hoặc công việc phiếu đề nghị mua hàng.
Hỏi một điểm làm rõ chính xác
Trả lại một số lượng, thông số kỹ thuật, ngày, lý do hoặc tệp bị thiếu cụ thể cùng với người chịu trách nhiệm và hạn chót.
Từ chối trước khi công việc có thể tránh được bắt đầu
Ghi nhận lý do tại sao yêu cầu sẽ không tiến hành và các phương án thay thế, hợp đồng hiện có hoặc con đường tiếp theo mà nhân viên nên sử dụng.
Hiển thị giai đoạn hiện tại và hành động tiếp theo
Hãy để người yêu cầu xem liệu bản ghi có mới, đang chờ họ, được chấp nhận hay bị từ chối thay vì phải gửi email trạng thái thủ công.
Thay đổi mẫu khi chính sách mua hàng của bạn thay đổi
Quản trị viên doanh nghiệp có thể điều chỉnh những gì người yêu cầu nhìn thấy mà không cần tạo phiên bản bảng tính mới.
- Thêm các câu hỏi điều kiện cho đăng ký, dịch vụ, thiết bị hoặc các trường hợp khẩn cấp.
- Chỉ yêu cầu tài liệu cho các danh mục và giá trị cần thiết.
- Chuyển các yêu cầu được chấp nhận đến người phụ trách mua sắm đúng theo phòng ban.
- Tạo trạng thái yêu cầu và các hàng đợi làm rõ mà không cần mã.
Thiết kế biểu mẫu xung quanh các yêu cầu mà nhóm của bạn thực sự nhận được
Các loại mua sắm khác nhau cần bối cảnh khác nhau, nhưng trải nghiệm dành cho nhân viên có thể duy trì sự yên lặng và nhất quán.
Hàng hoá và thiết bị
Ghi lại số lượng, vị trí, ngày cần, thông số kỹ thuật, lý do thay thế và bất kỳ yêu cầu tương thích nào.
Đăng ký và gia hạn
Ghi lại người dùng, thời hạn, nhà cung cấp hiện tại, ngày gia hạn, chủ sở hữu kinh doanh, bối cảnh dữ liệu hoặc bảo mật và giá trị dự kiến.
Dịch vụ chuyên nghiệp
Ghi lại kết quả, phạm vi, thời gian, các bên liên quan, ước tính, sản phẩm giao và bất kỳ nhà cung cấp nào đã được xem xét.
Thay thế khẩn cấp
Ghi lại tác động hoạt động, giải pháp tạm thời, rủi ro an toàn hoặc dịch vụ, và lý do tại sao thời gian chuẩn không thể áp dụng.
Mẫu này quản lý việc nhập liệu, không phải toàn bộ quy trình mua sắm
Sử dụng nó như cánh cửa chính, sau đó kết nối nó với kiểm soát hạ lưu phù hợp.
Sử dụng dạng ngắn để nhân viên áp dụng rộng rãi
Mẫu này phù hợp với các tổ chức muốn một điểm khởi đầu dễ hiểu cho nhiều phòng ban và loại mua sắm.
Sử dụng phiếu đề nghị mua hàng khi mã đã biết
Nếu những người yêu cầu đã được đào tạo thường xuyên biết trung tâm chi phí, hạng mục, chi tiết thuế hoặc kế toán, hãy bắt đầu với mẫu phiếu đề nghị mua hàng thay vào đó.
Giữ hoạt động tìm nguồn và thanh toán riêng biệt
Việc lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng hợp đồng, phát hành PO, nhận hàng, đối chiếu hóa đơn và thanh toán đều xứng đáng có hồ sơ và người chịu trách nhiệm riêng.
Xem điều gì xảy ra sau khi nhân viên gửi mẫu
Ví dụ bao gồm các yêu cầu hoàn chỉnh, không hoàn chỉnh, được chấp nhận và bị từ chối để bạn có thể theo dõi quyết định nhập liệu và chủ sở hữu tiếp theo.
Các câu hỏi về Biểu mẫu yêu cầu mua hàng ban đầu
Những câu trả lời này giúp bạn giữ cho biểu mẫu nhân viên ngắn gọn trong khi vẫn cung cấp đủ thông tin cho bộ phận mua sắm để chấp nhận, trả lại hoặc từ chối yêu cầu.
Một mẫu yêu cầu mua hàng ban đầu nên bao gồm những gì?
Bao gồm người yêu cầu, phòng ban, mặt hàng hoặc dịch vụ, nhu cầu kinh doanh, số lượng hoặc phạm vi, ngày cần, giá trị ước tính, thông tin nhà cung cấp và các tệp hỗ trợ hữu ích. Thêm các trường mã hóa chuyên gia và phê duyệt sau trừ khi người yêu cầu thực sự biết chúng.
Yêu cầu mua hàng ban đầu có giống phiếu đề nghị mua hàng không?
Mỗi nhóm có thể dùng thuật ngữ khác nhau. Có thể hiểu yêu cầu mua hàng là bước nhân viên nêu nhu cầu ngắn gọn, còn phiếu đề nghị mua hàng là hồ sơ nội bộ chính thức gồm các hạng mục, mã kế toán, duyệt ngân sách, người phê duyệt và lịch sử quyết định.
Mọi yêu cầu mua hàng ban đầu có cần báo giá không?
Không. Hãy làm tài liệu phù hợp với loại, giá trị, tình trạng nhà cung cấp và chính sách. Một mua sắm tiêu chuẩn nhỏ có thể không cần báo giá, trong khi một dịch vụ, nhà cung cấp mới hoặc mua sắm giá trị cao có thể cần nhiều tài liệu.
Nhân viên có thể nộp mẫu từ điện thoại không?
Có. Ví dụ mở đầu với mẫu yêu cầu kích thước điện thoại. Hãy kiểm tra các trường chính xác, hành vi tải lên, quyền hạn và trải nghiệm tình trạng người yêu cầu trên các thiết bị mà nhân viên của bạn sử dụng.
Chuyện gì xảy ra sau khi nộp mẫu?
Bộ phận Mua sắm kiểm tra tính đầy đủ, yêu cầu chỉnh sửa cụ thể khi cần, và chuyển một yêu cầu được chấp nhận thành phiếu đề nghị mua hàng và đường phê duyệt. Người yêu cầu nên có thể thấy giai đoạn hiện tại và người sở hữu tiếp theo.
Mở biểu mẫu yêu cầu mua hàng ban đầu và thử nghiệm nó dưới vai trò nhân viên
Thử yêu cầu ngắn trên điện thoại, sau đó kiểm tra các chế độ xem tiếp nhận ban đầu và yêu cầu bị trả lại đã được điền. Sao chép Ứng dụng và điều chỉnh các câu hỏi, tài liệu, luồng xử lý và cập nhật người yêu cầu theo chính sách của bạn.
Mở biểu mẫu yêu cầu mua hàng ban đầu