Các đội ngũ tuyến đầu gửi thông tin tiếp nhận nhà cung cấp kèm biểu mẫu thuế, thông tin ngân hàng và thông tin doanh nghiệp ngay từ đầu.
Mẫu tiếp nhận nhà cung cấp
Thu thập thông tin thuế, ngân hàng và tuân thủ của nhà cung cấp trong một bản ghi tiếp nhận duy nhất trước khi bắt đầu kích hoạt.
Được xây dựng cho các đội ngũ mua sắm, tài chính và quản lý nhà cung cấp cần lưu biểu mẫu thuế, thông tin ngân hàng, tài liệu tuân thủ và trạng thái rà soát trong một bản ghi trước khi bắt đầu thiết lập nhà cung cấp.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy tắc xác thực, hàng đợi người rà soát và thông báo để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước mẫu tiếp nhận nhà cung cấp, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu, bước rà soát và thông báo cho phù hợp với đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước trực tiếpXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Mở xem trước
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Các đội ngũ mua sắm, tài chính và quản lý nhà cung cấp sử dụng mẫu này để thu thập những tài liệu cần có trước khi thiết lập hoặc thanh toán cho nhà cung cấp. Sự chậm trễ thường xảy ra khi biểu mẫu thuế, thông tin ngân hàng, chứng chỉ và câu hỏi từ người rà soát bị phân tán trong email và tệp đính kèm. Quy trình này giúp giữ các yêu cầu tiếp nhận, trạng thái tài liệu và tiến độ phê duyệt trong một bản ghi.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Người rà soát kiểm tra xem các tài liệu thuế, ngân hàng và tuân thủ bắt buộc đã đầy đủ trước khi kích hoạt hay chưa.
Người phụ trách quy trình giảm công việc làm lại do bộ hồ sơ tiếp nhận chưa đầy đủ, thiếu tệp hoặc chậm thiết lập nhà cung cấp.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận nhà cung cấp và thu thập hồ sơ doanh nghiệp.
Thu thập thông tin cốt lõi của nhà cung cấp, liên hệ, dữ liệu thanh toán, danh mục và người phụ trách tiếp nhận trong một yêu cầu nhà cung cấp có cấu trúc.
Tiếp nhận hồ sơ gửi lên và sẵn sàng cho rà soát.
Kiểm tra xem mỗi hồ sơ gửi lên đã có đầy đủ biểu mẫu thuế, thông tin ngân hàng và tài liệu hỗ trợ bắt buộc trước khi vào bước phê duyệt hay chưa.
Rà soát tuân thủ, thuế và ngân hàng.
Theo dõi tài liệu còn thiếu, trạng thái xác thực và quyết định phê duyệt trước khi nhà cung cấp sẵn sàng cho hoạt động mua hàng.
Hàng đợi kích hoạt và hiển thị nhà cung cấp đã phê duyệt.
Theo dõi nhà cung cấp mới, đang rà soát, đã phê duyệt và bị chặn với bảng tổng quan về điểm nghẽn và tiến độ kích hoạt.
Thành phần bao gồm
- Yêu cầu tiếp nhận nhà cung cấp
- Ghi chú theo dõi tiếp hồ sơ gửi lên
- Danh mục nhà cung cấp chính
- Danh sách kiểm tra tài liệu tuân thủ
- Hàng đợi nhà cung cấp mới
- Hàng đợi hồ sơ gửi lên mới
- Hàng đợi rà soát hồ sơ gửi lên
- Hàng đợi tài liệu còn thiếu
- Nhắc nhở tài liệu
- Nhắc nhở hồ sơ gửi lên chưa hoàn chỉnh
- Cảnh báo rà soát tuân thủ
- Thông báo kích hoạt nhà cung cấp
- Người yêu cầu mua sắm
- Người rà soát tuân thủ
- Người phê duyệt tài chính
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Thu thập thông tin doanh nghiệp, biểu mẫu thuế, thông tin ngân hàng và ghi chú của người rà soát trước khi bản ghi chuyển sang bước rà soát hoặc công việc tiếp theo.
- Chuẩn hóa những gì mỗi người gửi phải cung cấp để người rà soát mất ít thời gian hơn cho việc theo đuổi thông tin còn thiếu.
- Lưu tệp, ghi chú và lịch sử trạng thái trong một bản ghi để bàn giao rõ ràng hơn và thuận tiện tra cứu về sau.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Hàng đợi nhà cung cấp mới.
Rà soát các bản ghi tiếp nhận nhà cung cấp mới theo mức độ đầy đủ, người phụ trách và cập nhật gần nhất trong một hàng đợi dùng chung.
Yêu cầu tiếp nhận nhà cung cấp.
Thu thập thông tin doanh nghiệp, biểu mẫu thuế và thông tin ngân hàng để mỗi hồ sơ gửi lên đầy đủ trước khi bàn giao sang bước tiếp theo.
Bảng tổng quan tiến độ tiếp nhận.
Theo dõi khối lượng công việc tồn đọng khi thiết lập nhà cung cấp, tài liệu còn thiếu và tiến độ kích hoạt trên một bảng tổng quan.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người gửi hoàn thiện bản ghi với thông tin doanh nghiệp, biểu mẫu thuế và thông tin ngân hàng trước khi chuyển tiếp.
Người rà soát xác minh các tài liệu bắt buộc, đánh dấu thông tin thuế hoặc ngân hàng còn thiếu và yêu cầu cập nhật khi cần.
Khi đã đầy đủ, bản ghi sẽ đi qua các bước phê duyệt tuân thủ, tài chính và kích hoạt trước khi nhà cung cấp sẵn sàng để sử dụng hoặc thanh toán.
Bản ghi tiếp nhận cuối cùng luôn sẵn sàng để tái xác minh, trả lời câu hỏi kiểm toán và phục vụ các lần cập nhật nhà cung cấp sau này.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp được dùng để làm gì?
Biểu mẫu này được dùng để thu thập thông tin doanh nghiệp, thuế, ngân hàng và tuân thủ mà nhà cung cấp cần có trước khi được thiết lập, kích hoạt hoặc thanh toán.
Những tài liệu nào thường được yêu cầu khi tiếp nhận nhà cung cấp?
Hầu hết các đội ngũ sẽ thu thập biểu mẫu thuế, thông tin ngân hàng, thông tin pháp lý hoặc đăng ký doanh nghiệp, thông tin liên hệ và các chứng chỉ tuân thủ theo yêu cầu chính sách.
Nhà cung cấp hoặc đội ngũ nội bộ có thể gửi thông tin tiếp nhận từ thiết bị di động không?
Có. Nhân viên có thể thu thập và rà soát thông tin tiếp nhận nhà cung cấp từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Người rà soát phát hiện tài liệu nhà cung cấp còn thiếu bằng cách nào?
Các trường dữ liệu bắt buộc, danh sách kiểm tra tài liệu, hàng đợi rà soát và chế độ xem tài liệu còn thiếu giúp đội ngũ phát hiện bộ hồ sơ tiếp nhận chưa đầy đủ trước khi phê duyệt.
Ai nên sử dụng mẫu tiếp nhận nhà cung cấp?
Mẫu này phù hợp với các đội ngũ mua sắm, tài chính và quản lý nhà cung cấp cần bản ghi thiết lập nhà cung cấp đầy đủ trước khi một nhà cung cấp được kích hoạt hoặc thanh toán.
Jodoo AI có thể điều chỉnh quy trình tiếp nhận nhà cung cấp này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh tài liệu bắt buộc, bước rà soát, cảnh báo và các bước bàn giao phê duyệt cho quy trình tiếp nhận nhà cung cấp của bạn.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.