Mẫu quy trình phê duyệt hóa đơn

Một dòng công việc phê duyệt hóa đơn di chuyển một hóa đơn từ nhận và xác thực AP thông qua quyết định tài chính hoặc ngân sách cần thiết, xử lý ngoại lệ và sẵn sàng thanh toán trong khi vẫn giữ người xem xét, quyết định, bình luận, bằng chứng, và dấu thời gian.

Một quy trình làm việc thực tế bao gồm ghi hóa đơn, kiểm tra đầy đủ và trùng lặp, đánh giá tài chính, phê duyệt dựa trên cơ quan quản lý, xử lý hoàn trả hoặc từ chối, sở hữu ngoại lệ, nhắc nhở và sẵn sàng thanh toán rõ ràng giao tiếp.

Bằng chứng bị thiếu, bản sao, số tiền không phù hợp, ngoại lệ chính sách và hóa đơn bị từ chối nên rời khỏi con đường thường xuyên, nhận tên người phụ trách và lý do, và vẫn có thể nhìn thấy cho đến khi sửa chữa, đóng cửa hoặc trả lại chấp thuận.

Việc chấp thuận hóa đơn tập trung vào định hướng xem xét, thẩm quyền, quyết định, hoàn lại và lịch sử kiểm toán. Tự động hóa tài khoản phải trả là rộng hơn và cũng có thể bao gồm việc thu thập hóa đơn, phù hợp, bối cảnh nhà cung cấp, chuẩn bị thanh toán, hòa giải và báo cáo AP.

Không, không. Việc chấp thuận cho phép hóa đơn cho bước tài chính tiếp theo. Việc phát hành, thực hiện, thanh toán và hòa giải các khoản thanh toán nên tiếp tục là các quốc gia riêng biệt thuộc sở hữu của hệ thống kế toán, ERP, ngân hàng hoặc thanh toán thích hợp.

- Phải. Các nhóm có thể điều chỉnh các lĩnh vực hóa đơn, giai đoạn kiểm tra viên, quy tắc thẩm quyền, lý do ngoại lệ, nhắc nhở, quyền, nhật ký quyết định, bảng điều khiển và chuyển giao cho hệ thống tài chính của họ.