Ai có thể tạo lượt thăm?
Người tiếp đón, khách, lễ tân, người phụ trách sự kiện, quản lý nhà thầu hoặc tích hợp có thể tạo bản ghi.
Hướng dẫn triển khai quản lý khách
Thiết kế hệ thống quản lý khách hoạt động vượt xa check-in
Lập kế hoạch bản ghi, vai trò, chính sách, phê duyệt, lượt đến, bàn giao, trách nhiệm tại chỗ, ngoại lệ, check-out, chỉ số và triển khai trước khi cấu hình phần mềm.
Bắt đầu từ các quyết định vận hành và luồng xử lý ngoại lệ. Thiết kế màn hình sẽ dễ hơn khi đội ngũ thống nhất ý nghĩa của lượt thăm hiện tại, đã duyệt, đang tại cơ sở, quá hạn và đã hoàn tất.
- Thiết kế bản ghi và vai trò
- Mô hình vận hành từ lúc đến tới check-out
- Thử nghiệm, nghiệm thu, chỉ số và tình huống lỗi
Trả lời sáu câu hỏi chính sách trước
Chính sách mơ hồ tạo ra trường khó hiểu, bảng điều khiển thiếu tin cậy và ngoại lệ không ai phụ trách.
Nội dung nào cần phê duyệt?
Xác định loại khách, thời gian, địa điểm, điểm đến, bằng chứng và ngoại lệ cần xem xét.
Điều gì chứng minh khách đã đến?
Quyết định cách lễ tân tìm lượt thăm, xác nhận người, ghi thời gian và kích hoạt bản ghi tại chỗ.
Ai phụ trách việc bàn giao?
Chỉ rõ người tiếp đón hoặc điều phối viên địa điểm chịu trách nhiệm đón khách và xử lý chậm trễ.
Thế nào là “đang có mặt tại cơ sở”?
Thống nhất trạng thái, địa điểm, thẻ, người hộ tống và giờ check-out dự kiến nào giúp danh sách đáng tin cậy.
Điều gì kết thúc lượt thăm?
Xác định rời đi, trả thẻ, ngoại lệ chưa xử lý, lịch sử và thời hạn lưu.
Lưu thông tin ổn định một lần, tách riêng công việc lặp lại
Một bảng đăng ký phẳng trở nên khó quản lý khi phê duyệt, lượt thăm, ngoại lệ và địa điểm có người phụ trách và ngày khác nhau.
| Bản ghi | Phụ trách | Tránh |
|---|---|---|
| Lời mời | Khách, mục đích, cơ sở, người tiếp đón, khung giờ đến, phê duyệt, điểm đến và chuẩn bị | Dồn lịch sử đến và ngoại lệ lặp lại vào một ghi chú |
| Lượt thăm đang hoạt động | Giờ đến, kết quả kiểm tra, thẻ, người hộ tống, vị trí hiện tại, trạng thái, check-out dự kiến, rời đi | Coi thư mời là bằng chứng khách đã đến |
| Ngoại lệ | Loại, mức độ nghiêm trọng, người phụ trách, hạn phản hồi, quyết định, chuyển cấp và đóng hồ sơ | Giấu việc người tiếp đón chậm hoặc check-out muộn trong chat |
| Người tiếp đón và điểm đến | Cơ sở, điểm đến, người phụ trách, quy tắc ra vào, hướng dẫn đến và ngày hiệu lực | Điểm đến nhập tự do không thể quản trị |
| Lịch sử | Mốc thời gian lượt thăm và ngoại lệ đã hoàn tất để tra cứu và xem xét | Vẫn ghi người có mặt sau khi đã rời đi |
Thử bước bàn giao khó nhất trước khi mở rộng địa điểm
Chương trình thử nhỏ phải chứng minh màn hình trạng thái hiện tại và cách xử lý ngoại lệ, không chỉ việc gửi được biểu mẫu.
- 01
Lập bản đồ hành trình hiện tại
Quan sát lời mời, phê duyệt, lượt đến, chờ, người tiếp đón đón khách, di chuyển tại chỗ, check-out và theo dõi.
Ví dụ thực tế và các điểm dễ thất bại. - 02
Chốt định nghĩa
Xác định loại khách, trạng thái, khu vực ra vào, mục tiêu phản hồi, người phụ trách và quy tắc kết thúc.
Một bảng thuật ngữ được lễ tân và vận hành thống nhất. - 03
Cấu hình một địa điểm
Xây dựng bản ghi, màn hình, vai trò, nhắc việc, bảng điều khiển và trạng thái mẫu cho một địa điểm đại diện.
Hệ thống có dữ liệu, không phải khung trống. - 04
Chạy thử các lượt thăm phức tạp
Thử các trường hợp thiếu phê duyệt, người tiếp đón chậm, sai điểm đến, yêu cầu hộ tống, trả thẻ và trả thủ tục quá hạn.
Mỗi ngoại lệ có một người phụ trách và cách kết thúc. - 05
Đo kết quả thử nghiệm
Đánh giá thời gian làm thủ tục vào, phản hồi của người tiếp đón, độ chính xác danh sách tại chỗ, trả thủ tục quá hạn, đóng ngoại lệ và mức hoàn thành của người dùng.
Tiêu chí nghiệm thu gắn với bản ghi. - 06
Mở rộng theo chính sách
Chỉ thêm địa điểm và vai trò sau khi tách quy tắc chung khỏi điểm đến, người tiếp đón và hướng dẫn tại từng nơi.
Màn hình riêng theo địa điểm mà không cần hệ thống trùng lặp.
Dùng chỉ số dẫn đến hành động xử lý
Tránh các con số đẹp nhưng không chỉ ra lượt thăm hoặc người phụ trách đứng sau kết quả.
Thời gian check-in trung vị
Từ bắt đầu đến tới tạo lượt thăm đang hoạt động
Loại bỏ trường không cần thiết hoặc chuẩn bị thêm lượt thăm trước khi khách đến.Thời gian phản hồi của người tiếp đón
Khách chờ bàn giao cho người tiếp đón
Điều chỉnh quy tắc thông báo và chuyển cấp theo loại khách hoặc địa điểm.Độ chính xác danh sách tại chỗ
Lượt thăm đang hoạt động được đối soát với thời điểm rời đi đã xác nhận
Cải thiện nhắc check-out, trách nhiệm người tiếp đón hoặc quy trình trả thẻ.Thời gian kết thúc ngoại lệ
Từ khi tạo ngoại lệ tới khi đóng kèm bằng chứng
Khắc phục trách nhiệm không rõ, thiếu quyền quyết định hoặc mục tiêu phản hồi.Câu hỏi đội ngũ đặt ra khi thiết kế quản lý khách
01Thư mời và lượt thăm có nên là hai bản ghi riêng không?+
Có, khi thư mời đã duyệt có thể bị hủy, đổi lịch, từ chối hoặc khách không đến. Lượt thăm phải chứng minh việc đến thực tế, trạng thái tại cơ sở và làm thủ tục ra.
02Nên thu thập bao nhiêu thông tin khách?+
Chỉ thu thập những gì mục đích vận hành và chính sách áp dụng yêu cầu. Đánh dấu rõ trường tùy chọn và nhạy cảm, đặt quy tắc lưu giữ và giới hạn màn hình theo vai trò.
03Cần kiểm tra gì trước khi triển khai?+
Thử luồng chuẩn cùng các trường hợp thiếu phê duyệt, người tiếp đón chậm, đổi điểm đến, yêu cầu hộ tống, đến sai lịch, trả thẻ, trả thủ tục quá hạn, hủy, tra cứu lịch sử và xuất dữ liệu.
04Làm sao tránh danh sách tại chỗ không chính xác?+
Dùng trạng thái lượt thăm đang diễn ra rõ ràng, giờ ra dự kiến, trách nhiệm người tiếp đón, hành động rời đi, hàng đợi quá hạn và đối soát hằng ngày. Không suy ra trạng thái có mặt chỉ từ thư mời.
05Jodoo có thể thay hệ thống kiểm soát ra vào vật lý không?+
Không. Jodoo có thể điều phối yêu cầu, phê duyệt, kiểm tra, thẻ, ngoại lệ và bản ghi. Bộ điều khiển cửa, thông tin xác thực, đầu đọc, xác minh danh tính và quyết định an ninh có thể cần hệ thống chuyên dụng.
Thử quy trình quản lý khách thực tế
Mở ứng dụng quản lý kháchThử lượt đến và ngoại lệ khó nhất, không phải bản demo dễ nhất
Dùng một cơ sở đại diện, người dùng lễ tân thực tế, bản ghi có dữ liệu và tiêu chí nghiệm thu bằng văn bản trước khi mở rộng hệ thống.