Dự kiến hôm nay
Lời mời đã duyệt có khung giờ đến hôm nay
Chuẩn bị người tiếp đón, điểm đến, thẻ và bước kiểm tra bắt buộc.Hệ thống quản lý khách
Quản lý khách luôn cập nhật từ thư mời đến làm thủ tục ra
Kết nối đăng ký trước, phê duyệt của người tiếp đón, đến, check-in lễ tân, trách nhiệm tại chỗ, ngoại lệ, check-out và lịch sử có thể tìm kiếm.
Hệ thống hữu ích khi lễ tân biết ai sắp đến, ai đang chờ, ai đang ở cơ sở, việc gì quá hạn và bản ghi lượt thăm chính xác đằng sau từng tín hiệu.
- Lượt thăm dự kiến, đang chờ, tại chỗ, quá hạn và đã hoàn tất
- Người tiếp đón, điểm đến, thẻ, hộ tống, phê duyệt và trách nhiệm ngoại lệ
- Trường, trạng thái, màn hình, nhắc việc, vai trò và bảng điều khiển do bộ phận nghiệp vụ quản lý
Bắt đầu với các tín hiệu làm thay đổi hành động tiếp theo
Mỗi con số phải chỉ ra lượt thăm, người tiếp đón, điểm đến, thời hạn và phản hồi đứng sau nó.
Đang chờ người tiếp đón
Khách đã đến nhưng chưa bàn giao xong cho người tiếp đón
Thông báo người tiếp đón, ghi phản hồi và chuyển cấp khi thời gian chờ vượt mục tiêu dịch vụ.Hiện đang có mặt
Lượt thăm đã check-in nhưng chưa hoàn tất check-out
Luôn hiển thị vị trí hiện tại, người tiếp đón, check-out dự kiến và trạng thái hộ tống.Check-out quá hạn
Mở lượt thăm đã quá thời gian rời đi dự kiến
Liên hệ người tiếp đón hoặc khách và ghi nhận rời đi hoặc ngoại lệ.Đưa lượt thăm qua bảy bước bàn giao rõ ràng
Không chôn phê duyệt, giờ đến, trạng thái tại chỗ và kết thúc trong một nhật ký văn bản tự do.
- 01
Mời hoặc đăng ký trước
Ghi nhận khách, công ty, mục đích, địa điểm, người tiếp đón, khung giờ đến, khu vực ra vào và thông tin hỗ trợ.
Một ID lời mời và một người tiếp đón chịu trách nhiệm. - 02
Xem xét lượt thăm
Phê duyệt, trả lại, từ chối hoặc hủy yêu cầu nhưng vẫn lưu lý do và người duyệt.
Một quyết định hiển thị rõ thay vì chuỗi email. - 03
Chuẩn bị lễ tân
Đưa lượt thăm đã duyệt vào danh sách khách dự kiến hôm nay cùng hướng dẫn về thẻ, hộ tống và điểm đến.
Lễ tân biết cần chuẩn bị gì trước khi khách đến. - 04
Check-in
Xác nhận khách, tạo lượt thăm đang hoạt động, cấp thẻ và ghi nhận bàn giao cho người tiếp đón.
Bản ghi hiện có mặt tại chỗ kèm giờ đến. - 05
Ứng phó với ngoại lệ
Giao xử lý việc người tiếp đón chậm, thiếu phê duyệt, thiếu hộ tống, thông tin đến không khớp và check-out quá hạn.
Một người phụ trách, mức độ, hạn phản hồi và hành động tiếp theo. - 06
Bàn giao
Ghi nhận rời đi, trả thẻ, đóng lượt thăm và mọi việc cần theo dõi chưa giải quyết.
Danh sách người tại cơ sở trở lại trạng thái chính xác. - 07
Xem lịch sử
Tìm các lượt thăm đã hoàn tất theo khách, người tiếp đón, cơ sở, mục đích, ngày và ngoại lệ.
Lịch sử vận hành mà không cần dựng lại bảng tính.
Giao cho mỗi bản ghi quản lý khách một nhiệm vụ rõ ràng
Các bản ghi riêng biệt giúp rõ trách nhiệm mà vẫn giữ toàn bộ lượt thăm được liên kết.
Lời mời
Phụ trách khách, lý do, người tiếp đón, địa điểm, khung giờ đến, phê duyệt, khu vực ra vào và hướng dẫn chuẩn bị.
Tạo danh sách khách dự kiến.Lượt thăm đang hoạt động
Phụ trách lượt đến, kết quả kiểm tra, thẻ, hộ tống, vị trí, trạng thái hiện tại, check-out dự kiến và rời đi thực tế.
Cho biết ai đang có mặt tại chỗ.Ngoại lệ
Phụ trách vấn đề, mức độ, người xử lý, hạn, hành động, chuyển cấp và bằng chứng kết thúc.
Ngăn vấn đề lễ tân bị bỏ quên.Người tiếp đón và điểm đến
Phụ trách địa điểm, điểm đến, người tiếp đón, khu vực ra vào mặc định, hướng dẫn khi đến và ngày xem xét.
Giữ điểm đến và trách nhiệm người tiếp đón nhất quán.Đổi một quy tắc khách cụ thể mà không chờ bản phát hành phần mềm
Loại khách, luồng phê duyệt, quy tắc điểm đến, trạng thái ngoại lệ, màn hình vai trò hoặc bộ lọc bảng điều khiển mới phải theo chu kỳ chính sách của đội vận hành.
Sản phẩm quản lý khách cố định hoặc cổng tùy chỉnh có thể khiến thay đổi phải qua yêu cầu, lịch nhà cung cấp, phát triển, kiểm thử và triển khai trong khoảng 5–20 ngày làm việc.
Quản trị viên Jodoo đã được đào tạo thường có thể cấu hình và thử một thay đổi cụ thể về trường, lựa chọn, quy tắc, màn hình vai trò, nhắc việc hoặc bảng điều khiển trong khoảng 30 phút–4 giờ.
- Thêm loại lượt thăm nhà thầu với bằng chứng bắt buộc
- Chuyển lượt thăm rủi ro cao cho người xét duyệt thứ hai
- Tạo màn hình lễ tân cho một địa điểm
- Cảnh báo người tiếp đón khi check-out quá hạn
Dùng Jodoo khi hoạt động quản lý khách cần thích ứng với doanh nghiệp
Giữ sản phẩm chuyên dụng khi phần cứng, danh tính, an toàn hoặc năng lực quy định của chúng quyết định việc mua.
Vận hành khách trong Jodoo
Ưu tiên là biểu mẫu, phê duyệt, hàng đợi, bàn giao cho người tiếp đón, ngoại lệ, cập nhật trên di động, bảng điều khiển và khả năng doanh nghiệp thường xuyên tự thay đổi.
Nền tảng an ninh khách chuyên dụng
Danh sách theo dõi, xác minh danh tính, phần cứng thẻ, kiểm soát ra vào, chức năng khẩn cấp hoặc chứng nhận an ninh doanh nghiệp tích hợp quyết định thành công.
Bộ giải pháp trải nghiệm nơi làm việc
Chức năng tiếp nhận khách phải được mua cùng đặt bàn làm việc, hiển thị phòng, quản lý sức chứa hoặc nền tảng nơi làm việc rộng hơn của cùng nhà cung cấp.
Câu hỏi về hệ thống quản lý khách
01Hệ thống quản lý khách là gì?+
Đây là hệ thống vận hành cho lượt thăm dự kiến, phê duyệt, lượt đến, check-in, bàn giao người tiếp đón, trạng thái tại chỗ, ngoại lệ, check-out và lịch sử. Phiên bản hữu ích kết nối các bước đó thay vì chỉ lưu một dòng đăng ký.
02Khách có thể đăng ký trước khi đến không?+
Có. Người tiếp đón hoặc khách có thể gửi thông tin trước khi đến, và lễ tân làm việc từ hàng đợi lượt đến dự kiến đã được duyệt.
03Lễ tân có thể xem ai đang có mặt tại chỗ không?+
Có. Dùng bản ghi và bảng điều khiển lượt thăm đang diễn ra cho các trạng thái đã làm thủ tục vào, đang tại cơ sở, quá hạn làm thủ tục ra và đã ra. Luôn hiển thị giờ ra dự kiến và điểm đến hiện tại.
04Jodoo có tự in thẻ hoặc xác minh danh tính không?+
Jodoo có thể lưu số thẻ, kết quả kiểm tra, phê duyệt và trạng thái lượt thăm. Máy in chuyên dụng, xác minh danh tính, danh sách theo dõi và kiểm soát ra vào vật lý có thể cần phần cứng hoặc tích hợp chuyên dụng.
05Có thể thay đổi quy trình nhanh tới đâu?+
Quản trị viên đã được đào tạo thường có thể thêm trường, trạng thái, lựa chọn, nhắc việc, màn hình vai trò hoặc chỉ số bảng điều khiển trong cùng phiên. Hãy thử các thay đổi ảnh hưởng quyền hoặc tích hợp trước khi triển khai.
06Hệ thống có thể dùng cho nhiều địa điểm không?+
Có. Bao gồm cơ sở, điểm đến, người tiếp đón, khu vực ra vào và hướng dẫn riêng theo địa điểm, rồi cung cấp chế độ xem đã lọc cho từng đội lễ tân trong khi quản lý xem hoạt động tổng hợp.
Thử quy trình quản lý khách thực tế
Dùng ứng dụng quản lý kháchMở hoạt động khách có dữ liệu và theo một ngoại lệ tới khi kết thúc
Bắt đầu với lượt đến hôm nay, mở một lượt đang chờ hoặc quá hạn và thử cách đội ngũ phân công, giải quyết và lưu lại phản hồi.