Dùng hệ thống tài liệu chung thay cho cách lưu hồ sơ cá nhân
Bắt đầu với tài liệu, người phụ trách, công việc đến hạn và quyền mà đội ngũ cần hôm nay; bổ sung trường, đường đi và góc nhìn khi quy trình trưởng thành.
Bắt đầu từ những tài liệu hằng ngày mọi người khó tìm hoặc khó theo dõi. Làm rõ bản hiện hành, người phụ trách, quyền và bước tiếp theo trước khi tăng độ phức tạp.
Bắt đầu với gói Miễn phí Jodoo cho tối đa năm người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
- Chỉ mục tài liệu tối thiểu nhưng hữu ích
- Hàng đợi người phụ trách và phê duyệt đơn giản
- Những thay đổi quản trị viên nghiệp vụ đã được đào tạo có thể thực hiện
Bắt đầu bằng năm quyết định—không phải danh sách một trăm tính năng
Đội ngũ nhỏ nhận được giá trị khi mỗi tài liệu nhanh chóng trả lời được các câu hỏi sau.
- 1
Đây là gì?
Dùng tiêu đề và loại rõ ràng, khách hàng hoặc dự án liên quan cùng mã hồ sơ tự sinh.
- 2
Tệp nằm ở đâu?
Đính kèm tệp hoặc ghi vị trí đã được phê duyệt; không tạo bản sao không rõ nguồn gốc.
- 3
Ai phụ trách?
Chỉ định một người chịu trách nhiệm rõ ràng và hiển thị hành động bắt buộc tiếp theo cùng hạn xử lý.
- 4
Ai được xem?
Dùng quyền theo vai trò và hồ sơ cho tài liệu nhạy cảm, khách hàng, tài chính hoặc nhân viên.
- 5
Tiếp theo là gì?
Hiển thị xét duyệt, phê duyệt, gia hạn, xác nhận hoặc kết thúc mà không cần thêm bảng tính.
Chuyển đổi từng quy trình tài liệu
Đợt triển khai nhỏ cần cho thấy mô hình có hữu ích hay không trước khi di chuyển thêm thư mục và tệp.
- Tuần 1
Chọn một tài liệu lặp lại
Chọn quy trình có người phụ trách rõ và chậm trễ dễ thấy, như phê duyệt khách hàng, hồ sơ nhân viên hoặc quy trình vận hành.
- Tuần 2
Nạp các trường hợp đại diện
Bao gồm hồ sơ bình thường, thiếu thông tin, bị trả lại, quá hạn, đã duyệt và đã đóng.
- Tuần 3
Thực hiện công việc trong Jodoo
Kiểm thử hồ sơ vòng đời, hàng đợi người phụ trách, lịch sử xét duyệt, góc nhìn quyền, xử lý ngoại lệ và khả năng đi sâu từ bảng điều khiển.
- Tuần 4
Sửa mô hình và mở rộng
Để quản trị viên đã được đào tạo sửa lựa chọn, trường, quy tắc, góc nhìn hoặc chỉ số chưa rõ trước khi thêm loại tài liệu khác.
Kiểm soát vừa đủ mà không biến việc quản trị phần mềm thành một dự án
Lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ là hệ thống đội ngũ có thể tự duy trì sau khi triển khai.
Tìm tài liệu
Kỷ luật đặt tên và sắp xếp thư mục
Siêu dữ liệu có cấu trúc cùng tệp đính kèm hoặc vị trí tệp đã duyệt
Tìm kiếm, lập chỉ mục và dịch vụ nội dung trong kho
Biết ai xử lý tiếp theo
Ghi chú và tin nhắn thủ công
Hàng đợi người phụ trách, trạng thái vòng đời, xử lý ngoại lệ và bảng điều khiển
Tính năng quy trình và nhiệm vụ riêng của sản phẩm
Thay đổi quy trình
Dễ nhưng tạo bản sao không kiểm soát
Trường, lựa chọn, quy tắc, góc nhìn và quy trình do quản trị viên nghiệp vụ duy trì
Cách cấu hình và quản trị khác nhau theo nền tảng
Quản trị chuyên sâu
Hạn chế
Kiểm thử kỹ quyền và nhu cầu kiểm toán
Thường phù hợp hơn cho hồ sơ, lưu giữ và quản trị nội dung nâng cao
Mua cho công việc đội ngũ thực sự có thể duy trì
Hệ thống đơn giản chỉ có giá trị khi giữ được trách nhiệm và có thể phát triển có chủ đích.
Hệ thống quản lý tài liệu nào tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ?
Lựa chọn phù hợp nhất tùy vào nhu cầu chính là cộng tác tệp, theo dõi và phê duyệt đơn giản hay kho chuyên dụng với quản trị sâu. Hãy thử cùng một tài liệu và ngoại lệ trên mỗi lựa chọn nghiêm túc.
Có thể bắt đầu bằng bảng tính không?
Có, nếu danh mục có phạm vi rõ, một người phụ trách và quy trình hạn chế. Hãy chuyển sang ứng dụng liên kết khi cập nhật đồng thời, quyền, lời nhắc, lịch sử phê duyệt, góc nhìn vai trò hoặc đi sâu từ bảng điều khiển trở nên quan trọng.
Nhân viên có thể thay đổi ứng dụng Jodoo mà không cần lập trình viên không?
Quản trị viên nghiệp vụ đã được đào tạo có thể sửa biểu mẫu, lựa chọn, công thức, vai trò, quy trình, góc nhìn và bảng điều khiển. Thay đổi quan trọng vẫn cần được kiểm thử và quản trị.
Nên bắt đầu với bao nhiêu loại tài liệu?
Bắt đầu với một quy trình lặp lại và các ngoại lệ đại diện. Chỉ thêm loại tiếp theo khi trách nhiệm, tìm kiếm, quyền và nhịp vận hành của loại đầu đã hoạt động tốt.
Chứng minh một quy trình tài liệu trước khi di chuyển cả thư viện
Mở không gian, nạp ví dụ thật và xác nhận mọi người tìm được tài liệu cũng như biết phải làm gì tiếp theo mà không hỏi người quản trị hệ thống.