Cho biết chính xác ai xử lý tiếp theo khi tài liệu được luân chuyển
Thay việc đuổi theo email bằng một đường đi rõ ràng cho tiếp nhận, kiểm tra đầy đủ, xét duyệt, trả lại, phê duyệt, phát hành và khắc phục ngoại lệ.
Tự động hóa tốt không chỉ chuyển tiếp tệp. Nó giữ hồ sơ nghiệp vụ, đúng phiên bản, quyết định và bằng chứng cần cho bước tiếp theo.
Bắt đầu với gói Miễn phí Jodoo cho tối đa năm người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
- Giữ các bước xét duyệt và quyết định cùng tài liệu
- Làm rõ công việc bị trả lại, quá hạn và chờ xác nhận
- Hàng đợi theo số tài liệu và phiên bản
Thiết kế đường đi quanh quyết định—không phải người nhận email
Mỗi lần chuyển trạng thái cần trả lời điều gì đã thay đổi, ai phụ trách bước tiếp theo và cần bằng chứng nào.
- Kích hoạt
Có hồ sơ gửi hoặc bản sửa đổi mới
Tạo hồ sơ từ biểu mẫu, nhập dữ liệu, sự kiện nghiệp vụ hoặc tích hợp, đồng thời giữ vị trí tệp đã duyệt và phiên bản hiện hành.
- Kiểm tra
Đã xác nhận sẵn sàng
Yêu cầu loại tài liệu, ngữ cảnh, người phụ trách, phiên bản, tệp hỗ trợ và bằng chứng có điều kiện trước khi bắt đầu xét duyệt.
- Xét duyệt
Đúng người ra quyết định
Chỉ định các bước xét duyệt cần thiết theo loại tài liệu, rủi ro, giá trị, khu vực, địa điểm hoặc đơn vị kinh doanh.
- Khôi phục
Hồ sơ trả lại và chậm trễ luôn hiển thị
Giữ trong hồ sơ lý do trả lại, người phụ trách mới, lựa chọn chuyển cấp và lịch sử hạn xử lý.
- Kết thúc
Kết quả đến đúng nơi cần đến
Cập nhật trạng thái, thông báo cho đối tượng nhận, tạo công việc theo dõi và giữ bằng chứng cuối cùng cùng yêu cầu tài liệu.
Chỉ tự động bàn giao khi trách nhiệm và đường xử lý lỗi đã rõ
Một quy trình đáng tin cậy kết hợp quyết định của con người, cập nhật hồ sơ, thông báo và tích hợp mà không che giấu lỗi.
Chỉ định người xét duyệt
Trách nhiệm thay đổi theo loại tài liệu, rủi ro, khu vực hoặc phòng ban
Người xét duyệt vắng mặt hoặc quy tắc không tìm được người phù hợp
Trả lại để sửa
Tài liệu chưa đầy đủ hoặc không đạt yêu cầu
Tác giả gửi lại nhưng chưa xử lý lý do đã nêu
Gửi lời nhắc
Một công việc đến hạn vẫn đang mở
Nhắc lại nhiều lần gây nhiễu nhưng không tạo chuyển cấp
Gọi hệ thống khác
Hệ thống khác lưu tệp nguồn hoặc đối tượng nghiệp vụ
Lỗi xác thực, ánh xạ, quá thời gian, trùng lặp hoặc xung đột
Cho mỗi vai trò thấy quyết định tiếp theo của họ
Một danh sách tài liệu khổng lồ không phải là quy trình. Góc nhìn theo vai trò cần lọc cùng bộ hồ sơ theo trách nhiệm và trạng thái.
Người gửi
Bản nháp, thông tin còn thiếu, bản sửa đổi bị trả lại và yêu cầu đã hoàn tất, kèm lý do của từng trạng thái.
Người xét duyệt
Các lượt xét duyệt đến hạn của tôi, công việc được ủy quyền, bằng chứng cần có, tiến độ xét duyệt song song và quyết định trước đây.
Người phụ trách quy trình
Công việc chưa được phân công, quá hạn, bị trả lại nhiều lần, tích hợp thất bại và tồn đọng theo từng đường đi.
Người quản lý
Khối lượng, giai đoạn chu kỳ, cơ cấu ngoại lệ, điểm nghẽn và khả năng đi sâu đến đúng hồ sơ—không phải một biểu đồ trang trí.
Chạy những trường hợp mà bản demo quy trình thường tránh
Một phê duyệt theo luồng thuận chứng minh rất ít. Hãy nạp các ngoại lệ đại diện trước khi dùng thật.
Hồ sơ gửi chưa đầy đủ
Không thể bắt đầu xét duyệt hoặc bị trả lại với lý do cụ thể
Kết quả xác thực, quyết định trả lại, người phụ trách và dấu vết gửi lại
Bất đồng khi xét duyệt song song
Đường đi tuân theo quy tắc quyết định đã định
Quyết định từng người, nhận xét, kết quả cuối và lịch sử kiểm toán
Người xét duyệt vắng mặt
Ủy quyền hoặc chuyển cấp vẫn giữ trách nhiệm rõ ràng
Người phụ trách ban đầu, người mới, lý do và thời điểm
Lỗi tích hợp
Hồ sơ chuyển vào trạng thái ngoại lệ có thể khắc phục
Tham chiếu dữ liệu gửi, lỗi, quyết định thử lại và kết quả cuối
Tự động hóa dấu vết quyết định, không chỉ thông báo
Tệp, siêu dữ liệu, trạng thái quy trình và bước tiếp theo cần luôn liên kết.
Quy trình tài liệu là gì?
Đó là chuỗi kích hoạt, kiểm tra, phân công, xét duyệt, quyết định, cập nhật và bàn giao đưa hồ sơ liên quan đến tài liệu từ lúc gửi đến một kết quả xác định.
Quy trình tài liệu có thể phê duyệt song song không?
Có. Hãy xác định ai xét duyệt song song, thế nào là hoàn tất, cách giải quyết quyết định xung đột, khi nào chuyển cấp và giữ lại bằng chứng nào.
Có nên lưu tệp trong Jodoo không?
Có thể đính kèm nếu đáp ứng yêu cầu. Nếu SharePoint, Drive, Box, Dropbox hoặc kho khác lưu tệp, Jodoo có thể ghi vị trí tệp đã duyệt và quản lý yêu cầu, quyết định cùng việc theo dõi liên quan.
Ai có thể thay đổi quy trình?
Quản trị viên nghiệp vụ Jodoo đã được đào tạo có thể điều chỉnh trường, lựa chọn, bước xét duyệt, quyền, góc nhìn vai trò và bảng điều khiển. Quy tắc phê duyệt chính thức, lời nhắc và tích hợp cần được cấu hình và kiểm thử khi quy trình yêu cầu.
Xây dựng đường đi mà hộp thư không thể xử lý
Chọn một tài liệu thường thiếu thông tin, bị trả lại hoặc quá hạn và xác nhận chi tiết, quyết định, người phụ trách cùng đường khắc phục luôn hiển thị.