Phần mềm quản lý và tự động hóa quy trình tài liệu

Phần mềm quản lý luồng công việc tài liệu giữ các tài liệu, phiên bản, người phụ trách, giai đoạn xem xét, thời hạn, quyết định, ngoại lệ, bằng chứng và lưu trữ chuyển giao kết nối trong một hồ sơ luồng làm việc. Nó giúp các nhóm thấy ai phải hành động và điều gì xảy ra tiếp theo; tự động hóa sau đó thực hiện định tuyến, nhắc nhở, leo thang, thay đổi trạng thái và các hành động lặp lại khác.

Tự động hóa quy trình làm việc tài liệu phối hợp cách thu thập, phân loại, xem xét, phê duyệt, tạo ra, phát hành, phân phối, thừa nhận, gia hạn và đóng lại một tài liệu hoặc yêu cầu tài liệu. Nó kết nối tệp với người phụ trách, quy tắc, quyết định, thời hạn, bằng chứng, ngoại lệ và lịch sử trạng thái.

Quản lý tài liệu thường tập trung vào lưu trữ, tổ chức, tìm kiếm, truy cập, giữ lại và quản trị nội dung. Tự động hóa quy trình làm việc tập trung vào các giao hàng, quy tắc, phê duyệt, hành động, ngoại lệ và báo cáo xung quanh tài liệu. Một nền tảng có thể bao gồm cả hai lĩnh vực, hoặc một lớp workflow có thể phối hợp công việc trong khi DMS hoặc ECM vẫn là kho lưu trữ có thẩm quyền.

Bắt đầu với lớp mà phải sở hữu công việc. Chọn một nền tảng workflow có thể cấu hình khi nhập, định tuyến, phê duyệt, sở hữu, ngoại lệ và bảng điều khiển là trung tâm; DMS hoặc ECM cho quản lý kho lưu trữ và lưu giữ; một chữ ký điện tử hoặc CLM nền tảng thực hiện thỏa thuận; một công cụ IDP để phân loại và trích xuất tài liệu; hoặc một hệ thống chuyên môn được xác nhận khi kiểm soát có quy định là bắt buộc.

- Phải. Jodoo có thể kết nối các biểu mẫu, metadata tài liệu, hồ sơ liên quan, định tuyến điều kiện, phê duyệt của con người, công việc trả lại, nhắc nhở, quyền, tài liệu được tạo ra, tích hợp, bảng điều khiển và lịch sử. Kiểm tra kho lưu trữ chính xác, lưu giữ, ký kết, xác nhận và các yêu cầu quy định trước khi quyết định hệ thống nào nên sở hữu tài liệu.

Các điểm khởi đầu chung bao gồm các tài liệu kiểm soát và SOP, xem xét hợp đồng, phê duyệt hóa đơn, yêu cầu tài liệu của khách hàng, yêu sách tài liệu cho nhân viên, xác nhận chính sách, kiểm soát thay đổi và xem xét hướng dẫn làm việc. Bắt đầu với một quá trình mà kích hoạt, người phụ trách, quyết định, đường dẫn ngoại lệ và định nghĩa của đã hoàn thành là rõ ràng.

Thực hiện một tài liệu thực sự thông qua xem xét bình thường, sửa đổi, quyết định trả lại, người nhận trễ và hệ thống không chuyển giao. Đảm bảo rằng phiên bản chính xác, các nhà đánh giá, bình luận, quyết định, người phụ trách, thời hạn, ngoại lệ và lịch sử vẫn liên kết.