Số hóa việc bàn giao—không chỉ trang giấy
Biến tập hồ sơ giấy thành ngữ cảnh có cấu trúc, bằng chứng đính kèm, người phụ trách rõ, đường quyết định và kết quả truy vết được.
Quét tài liệu loại bỏ giấy khỏi bàn. Quy trình không giấy còn làm rõ thông tin thiếu, hồ sơ trùng, xét duyệt chậm và việc nhận chưa được xác nhận.
Bắt đầu với gói Miễn phí Jodoo cho tối đa năm người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
- Tiếp nhận có cấu trúc, sẵn sàng cho di động
- Xét duyệt số và khắc phục ngoại lệ
- Bàn giao và xác nhận có thể truy vết
Tách thông tin dùng để xử lý khỏi tài liệu mọi người cần xem
Bản quét giữ lại trang giấy; trường có cấu trúc giúp quy trình có thể tìm kiếm, luân chuyển và đo lường.
Người yêu cầu, địa điểm, loại, số tiền, ưu tiên
Trường đã xác thực và lựa chọn được kiểm soát
Chúng điều khiển luân chuyển, lọc, quyền và báo cáo
Trang đã ký, hóa đơn, chứng chỉ, ảnh
Tệp đính kèm hoặc vị trí kho được phê duyệt
Mọi người cần bằng chứng gốc và ngữ cảnh tài liệu
Xét duyệt, quyết định, lý do trả lại, hạn xử lý
Hồ sơ quy trình
Doanh nghiệp cần lịch sử có trách nhiệm và bước tiếp theo
Bàn giao, xác nhận, tiêu hủy
Hồ sơ theo dõi
Quy trình chưa kết thúc khi tệp được phê duyệt
Làm rõ mọi lần bàn giao từ thu nhận đến xác nhận
Dùng đường ngắn nhất nhưng vẫn hiển thị được ngoại lệ đội ngũ phải khắc phục.
- Thu nhận
Ghi ngữ cảnh ngay tại nguồn
Dùng biểu mẫu di động, biểu mẫu máy tính, nhập dữ liệu hoặc tích hợp; xác thực dữ liệu bắt buộc trước khi hồ sơ được chuyển đi.
- Kiểm tra
Phát hiện hồ sơ thiếu hoặc trùng
Trả trang còn thiếu, bằng chứng khó đọc, mã xung đột và hồ sơ gửi trùng về cho một người phụ trách cụ thể.
- Quyết định
Xét duyệt đúng bằng chứng
Trình bày tệp cùng ngữ cảnh có cấu trúc, ghi lại kết quả và giữ mọi yêu cầu bổ sung thông tin.
- Xác nhận
Hoàn tất bàn giao cho bước sau
Bàn giao kết quả, lấy xác nhận khi cần và giữ việc nhận hoặc tiêu hủy chưa giải quyết luôn hiển thị.
Ưu tiên công việc đang hoạt động trước giấy tờ lịch sử
Thiết kế luồng cho công việc mới trước, gồm hồ sơ thiếu, xét duyệt trả lại, quyền và xác nhận cuối. Khi mọi người thực hiện ổn định, mới quyết định tài liệu cũ nào còn đủ giá trị để lập chỉ mục, bảo vệ và di chuyển.
- 01
Bắt đầu từ công việc mới đến
Ngừng tạo thêm giấy bằng cách số hóa một quy trình đang hoạt động và đường ngoại lệ của nó.
- 02
Lập chỉ mục tài liệu đang dùng
Di chuyển hồ sơ mọi người vẫn tìm kiếm, gia hạn, phê duyệt hoặc tham chiếu; làm rõ trách nhiệm và tính bảo mật.
- 03
Xử lý quét hàng loạt riêng
Chọn cách thu nhận, OCR, kiểm tra chất lượng, định dạng tệp và kiểm soát kho phù hợp khi cần chuyển đổi số lượng lớn.
- 04
Để người có thẩm quyền xác định việc tiêu hủy
Người phụ trách pháp lý, hồ sơ, quyền riêng tư và vận hành—không phải trang này—phải xác định quyết định lưu giữ và tiêu hủy.
Loại bỏ cả công việc ẩn lẫn giấy tờ
Quy trình số hữu ích làm rõ dữ liệu thiếu, quyết định và xác nhận.
Chỉ quét tài liệu đã đủ để tạo văn phòng không giấy chưa?
Chưa. Quét tạo tệp số, nhưng đội ngũ còn cần lập chỉ mục, trách nhiệm, truy cập, xét duyệt, xử lý ngoại lệ, bàn giao và quyết định lưu giữ.
Jodoo có OCR không?
Không nên mặc định có OCR hoặc khả năng thu nhận khối lượng lớn chuyên sâu. Khi trích xuất là trọng tâm, hãy dùng công cụ quét hoặc xử lý tài liệu thông minh phù hợp, rồi chuyển kết quả có cấu trúc sang Jodoo để chạy quy trình và theo dõi.
Có thể gửi tài liệu trên thiết bị di động không?
Có. Thiết kế biểu mẫu di động ngắn gọn với lựa chọn được kiểm soát, ngày tháng, tệp đính kèm và bằng chứng có điều kiện. Kiểm thử tải ảnh từ máy, giới hạn tệp, kết nối và trải nghiệm trên thiết bị thật.
Nên số hóa gì trước?
Chọn quy trình giấy thường xuyên có trách nhiệm rõ, chậm trễ lặp lại và số ngoại lệ vừa phải. Bắt đầu với công việc mới, xác thực luồng, rồi quyết định di chuyển bao nhiêu lịch sử.
Làm rõ người phụ trách tiếp theo và ngoại lệ
Kiểm thử thu nhận, thông tin thiếu, xét duyệt, trả lại, phê duyệt và xác nhận đã nhận trong một luồng Jodoo liên kết.