Yêu cầu hoặc tác nhân kích hoạt
Ai cần gì, vì sao, bối cảnh nghiệp vụ, mức dịch vụ, tệp và thông tin định tuyến.
Công việc có nên bắt đầu không và quy trình nào chịu trách nhiệm?Phần mềm theo dõi công việc
Theo dõi đúng loại bản ghi phù hợp với công việc
Kết nối yêu cầu, công việc, phê duyệt, kiểm tra, theo dõi và đóng việc mà không biến mọi quy trình nghiệp vụ thành cùng một dòng dữ liệu chung chung.
Công việc thường chỉ là một phần của quy trình. Jodoo có thể giữ yêu cầu, bản ghi nghiệp vụ liên quan, hành động được giao, bằng chứng, quyết định và kết quả dưới dạng các bản ghi liên kết.
- Bản ghi khác nhau cho các quyết định nghiệp vụ khác nhau
- Một hàng đợi chung cho các hành động được giao và ngoại lệ
- Dashboard giữ lại bối cảnh nghiệp vụ phía sau con số
Đặt một mục đích rõ ràng cho từng bản ghi
Các bản ghi liên kết có thể vẫn tách biệt nhưng cùng đóng góp vào màn hình theo người phụ trách và ngoại lệ.
Hành động được giao
Người phụ trách, cam kết, mức ưu tiên, ngày hạn, trở ngại, hành động tiếp theo và tiêu chí hoàn thành.
Ai sẽ hành động tiếp theo và hạn là khi nào?Cập nhật hoặc bằng chứng
Thông tin đã thay đổi, tiến độ, phát hiện, tệp, bình luận, kết quả và thời điểm.
Điều gì đã thay đổi và có cần hành động thêm không?Đóng việc hoặc quyết định
Phê duyệt, xác minh, lý do trả lại, kết quả cuối, giá trị và ngày hoàn thành.
Công việc có thể đóng chưa và nên rút ra bài học gì?Dùng công việc cho hành động có trách nhiệm, không dùng để thay thế mọi loại bản ghi nghiệp vụ
Mô hình phù hợp giúp báo cáo và bàn giao rõ ràng hơn.
Hành động đơn giản của cá nhân hoặc nhóm
Lộ trình triển khai gọn nhẹ
Danh sách công việc có thể đã đủ.
Tuyến xử lý có thể cấu hình
Dùng Jodoo khi trường dữ liệu, vai trò, lời nhắc và báo cáo cần thích ứng.
Lộ trình chuyên dụng
Thông thường không cần hệ thống chuyên dụng.
Công việc liên quan đến yêu cầu, hồ sơ, đơn hàng, tài sản, kiểm tra hoặc hợp đồng
Lộ trình triển khai gọn nhẹ
Công việc chung chung sẽ làm mất bối cảnh quan trọng.
Tuyến xử lý có thể cấu hình
Kết nối bản ghi nghiệp vụ với hành động, cập nhật, bằng chứng và quyết định.
Lộ trình chuyên dụng
Giữ lại hệ thống chuyên ngành khi chiều sâu giao dịch hoặc tuân thủ pháp lý của nó là thiết yếu.
Thực hiện dự án
Lộ trình triển khai gọn nhẹ
Hàng đợi công việc phẳng không thể hiện cột mốc và tình trạng dự án.
Tuyến xử lý có thể cấu hình
Kết nối bản ghi dự án, cột mốc, hành động, trở ngại, quyết định và trạng thái.
Lộ trình chuyên dụng
Dùng khả năng lập lịch hoặc quản lý danh mục chuyên dụng khi chúng quyết định cách bàn giao.
Bổ sung bối cảnh nghiệp vụ mà không phải dựng lại hàng đợi dùng chung
Yêu cầu, kiểm tra, hồ sơ và công việc theo dõi có thể dùng các trường khác nhau nhưng vẫn cùng xuất hiện trong màn hình theo người phụ trách.
Việc thêm bản ghi công việc mới, liên kết hành động, màn hình theo vai trò, lời nhắc và chỉ số dashboard thường mất 5–20 ngày làm việc qua hàng đợi phát triển tùy chỉnh.
Quản trị viên nghiệp vụ được đào tạo thường có thể cấu hình và kiểm tra phần mở rộng loại công việc tập trung đó trong 2–8 giờ.
- Liên kết yêu cầu của khách hàng với các công việc theo dõi sau đó
- Thêm phát hiện kiểm tra và bằng chứng
- Tạo hàng đợi hành động gia hạn hợp đồng
- Báo cáo trở ngại trên nhiều loại công việc
Khi công việc cần nhiều hơn một danh sách tác vụ
Phần mềm theo dõi công việc là gì?
Hệ thống ghi nhận yêu cầu công việc, người phụ trách, tiến độ, ngày hạn, trở ngại, bằng chứng, kết quả và dữ liệu báo cáo. Một hệ thống tốt còn biểu diễn được nhiều loại công việc khác nhau thay vì ép mọi quy trình vào một loại tác vụ chung.
Theo dõi công việc và theo dõi thời gian khác nhau thế nào?
Theo dõi công việc bám theo nội dung việc, trạng thái, người phụ trách, hành động tiếp theo và kết quả. Theo dõi thời gian ghi lại số giờ hoặc thời lượng hoạt động. Hai hệ thống có thể tích hợp nhưng trả lời các câu hỏi quản lý khác nhau.
Jodoo có thể liên kết công việc với bản ghi khác không?
Có. Công việc và hành động có thể liên kết với yêu cầu, dự án, tài sản, nhà cung cấp, hợp đồng, kiểm tra hoặc bản ghi có thể cấu hình khác để giữ nguyên bối cảnh nghiệp vụ.
Công ty nên chọn loại công việc thế nào?
Tạo loại riêng khi khâu tiếp nhận, dữ liệu, quy trình, quyền, bằng chứng, đóng việc hoặc quyết định quản lý khác biệt đáng kể. Không chia việc chỉ để tạo thêm danh mục.
Thử một loại công việc cùng các bản ghi hỗ trợ thực tế
Bắt đầu từ yêu cầu hoặc bản ghi nghiệp vụ, giao hành động, thu thập bằng chứng, ghi quyết định và xác minh rằng dashboard vẫn giữ trọn bối cảnh đó.