So sánh phần mềm quản lý dòng công việc bằng cách xử lý yêu cầu, phê duyệt, sở hữu, thời hạn, ngoại lệ, lịch sử kiểm toán, bảng điều khiển, quyền và tích hợp tốt như thế nào.
Bắt đầu miễn phí. Không cần thẻ tín dụng.
Xem công việc diễn ra như thế nào và ai hành động tiếp theoKiểm tra quy trình làm việc, xếp hàng công việc, lịch sử quyết định, điều khiển theo dõi và bảng điều khiển quản lý.Phần mềm quản lý dòng công việc giúp các nhóm điều hành các quy trình kinh doanh lặp lại như phê duyệt, yêu cầu dịch vụ, kết nối và giải quyết vấn đề. Nó giữ mỗi yêu cầu liên kết với bước hiện tại của nó, người phụ trách, ngày hết hạn, quyết định, ngoại lệ và lịch sử.
Một hệ thống hữu ích cho thấy nhân viên phải làm gì tiếp theo và giúp các nhà quản lý có một cái nhìn rõ ràng về việc chờ đợi, muộn, trở lại và hoàn thành công việc. Một biểu đồ lưu lượng hoặc danh sách nhiệm vụ một mình không thể cung cấp điều khiển đó.
Bốn quan điểm dưới đây cho thấy cùng một dòng công việc: cách nó được thiết kế, những yêu cầu đang chờ đợi, lý do tại sao quyết định đã được đưa ra và những gì các nhà quản lý có thể nhìn thấy trên bảng điều khiển.
Theo dõi việc gửi, từ chối, sửa chữa, phê duyệt và hoàn tất cùng người phụ trách, thời điểm, nhận xét và hồ sơ đã thay đổi.
Gửi nhắc việc qua thiết bị di động hoặc email cho người phê duyệt và người nhận bản sao, hoặc đẩy sự kiện quy trình sang hệ thống khác để theo dõi.
Đặt và làm nổi lên một lỗi, hướng đến thành viên được chỉ định hoặc gửi tự động chỉ khi chính sách quy trình cho phép.
Một công cụ hữu ích giữ thiết kế quy trình làm việc, mỗi yêu cầu trực tiếp, người chịu trách nhiệm, ngoại lệ và kết quả liên kết. Kiểm tra khả năng này bằng một quy trình mà nhóm của bạn đã chạy thay vì dựa vào danh sách kiểm tra tính năng.
Xác định biểu mẫu yêu cầu, các trường cần thiết, bước tiến công việc, quy tắc phê duyệt, đường dẫn trả lại, bằng chứng và tình trạng cuối cùng.
Kiểm tra nó: thay đổi một trường hoặc quy tắc chấp thuận và xác nhận rằng các yêu cầu mở vẫn hoạt động như mong đợi.Đề xuất mỗi yêu cầu cho một người, vai trò hoặc xếp hàng với ngày hết hạn, người phụ trách dự phòng, quy tắc ủy quyền và con đường leo thang.
Kiểm tra nó: tìm công việc không được phân bổ và các nhà đánh giá quá tải trước khi yêu cầu trở nên trễ.Giữ sự chấp thuận, từ chối, hoàn lại, giữ lại, chuyển nhượng, lý do, bình luận và các tệp hỗ trợ trên yêu cầu.
Kiểm tra nó: trả lại hoặc chặn yêu cầu và xác nhận rằng người phụ trách và hành động tiếp theo vẫn rõ ràng.Xem thời gian chờ, công việc mở, yêu cầu trễ, trả lại, ngoại lệ, quyết định và kết quả hoàn thành.
Kiểm tra nó: mở các yêu cầu đằng sau một số bảng điều khiển và xác định những gì cần được chú ý.Kiểm soát những người có thể gửi, xem, chỉnh sửa, phê duyệt, phân bổ lại, xuất khẩu, cấu hình và quản lý dữ liệu luồng công việc.
Kiểm tra nó: xác minh xem người yêu cầu, người đánh giá, quản lý và quản trị viên, sau đó kiểm tra lịch sử thay đổi.Kết nối các hệ thống đáng tin cậy trong khi giữ hồ sơ nguồn, sở hữu trường, trạng thái thử lại, lỗi và hòa giải hiển thị.
Kiểm tra nó: thất bại một bước tích hợp và xác nhận rằng yêu cầu, người phụ trách và hành động phục hồi bị ảnh hưởng có thể nhìn thấy.Quản lý luồng công việc, quản lý dự án, BPM và hệ thống kinh doanh chuyên môn giải quyết các vấn đề khác nhau. Sử dụng các mô tả dưới đây để chọn điểm khởi đầu đúng.
Chọn điều này cho các yêu cầu lặp đi lặp lại, phê duyệt, đánh giá, kết nối, trường hợp dịch vụ hoặc xử lý vấn đề cần các biểu mẫu tùy chỉnh, định tuyến, quyền, nhắc nhở và bảng điều khiển.
Chọn một loại khác khi nhu cầu chính là lập kế hoạch dự án, giao dịch cụ thể của ngành hoặc tổ chức quy trình toàn doanh nghiệp.Chọn điều này khi nhóm đang lên kế hoạch cho một sản phẩm tạm thời và cần các nhiệm vụ linh hoạt, lịch trình, phụ thuộc, nguồn lực và hợp tác.
Nó thường không phù hợp khi mọi yêu cầu phải tuân theo quy tắc chấp thuận, bằng chứng, cho phép và kiểm toán được kiểm soát.Chọn điều này khi mô hình hóa quy trình chính thức, khai thác quy trình, mô phỏng, quản lý trường hợp, quản trị doanh nghiệp hoặc tổ chức hệ thống phức tạp là cần thiết.
Hãy mong đợi một chương trình triển khai lớn hơn; đừng thêm sự phức tạp đó chỉ để sửa chữa một giao dịch của bộ phận.Chọn hệ thống chuyên môn khi nó phải tiếp tục chịu trách nhiệm về dữ liệu chính, giao dịch tài chính hoặc khách hàng, hồ sơ được quy định hoặc công việc cụ thể của ngành.
Thêm một ứng dụng quy trình làm việc chỉ cho các yêu cầu và giao hàng xung quanh, với quyền sở hữu dữ liệu rõ ràng và khôi phục tích hợp.Đối với một sản phẩm đám mây, xác minh vai trò, quyền, lịch sử kiểm toán, khả dụng, xuất dữ liệu, tích hợp, truy cập di động, kiểm soát hành chính và phục hồi sau khi thất bại. Cloud mô tả cách phân phối phần mềm; nó không cho thấy liệu nó có phù hợp với quy trình của bạn hay không.
Hỏi mỗi nhà cung cấp để chạy các trường hợp bình thường và ngoại lệ tương tự. Một chuyến tham quan thực đơn không thể cho thấy liệu mọi người sẽ biết phải làm gì khi công việc trễ, trở về, được phân bổ lại hoặc bị chặn.
| Điều gì để kiểm tra | Câu hỏi phải trả lời | Làm thế nào để xác minh nó |
|---|---|---|
| Bảo hiểm quy trình | Liệu nó có thể xử lý các trường hợp chấp thuận, trả lại, trễ, chuyển nhượng, hủy bỏ và ngoại lệ? | Thiết lập và chạy cùng một dòng công việc lặp đi lặp lại trong mỗi sản phẩm trong danh sách ngắn. |
| Hóa ra hành động tiếp theo | Mỗi người dùng có thể thấy bước hiện tại, người phụ trách, ngày hết hạn, hành động tiếp theo và lý do cho quyết định? | Hỏi người dùng để giải thích và hoàn thành một yêu cầu chờ mà không cần sự giúp đỡ. |
| Khả năng hiển thị quản lý | Người quản lý có thể thấy công việc mở, khối lượng công việc, thời gian chờ đợi, trả lại và ngoại lệ chưa được giải quyết không? | Mở các yêu cầu phía sau mỗi số bảng điều khiển. |
| Thay đổi an toàn | Một người phụ trách có thẩm quyền có thể cập nhật các trường, quy tắc, vai trò và thời hạn mà không phá vỡ yêu cầu mở? | Làm một thay đổi kiểm soát trong quá trình thử nghiệm và kiểm tra các yêu cầu hiện có. |
| Lịch sử truy cập và kiểm toán | Có thể theo dõi sự cho phép, quyết định, bình luận, chuyển giao và thay đổi không? | Kiểm tra xem người yêu cầu, đánh giá, quản lý và quản trị viên. |
| Khôi phục tích hợp | Khi một hệ thống kết nối thất bại, nhóm có thể tìm được yêu cầu bị ảnh hưởng và phục hồi nó không? | Lực lượng một không chuyển giao, thử lại và xác nhận dữ liệu cuối cùng. |
| Quyền sở hữu và chi phí | Nhóm có thể duy trì và mở rộng dòng công việc sau khi phóng? | Đếm định cấu hình, giấy phép, tích hợp, đào tạo, hỗ trợ và thay đổi trong tương lai. |
Chọn một quy trình có sự bắt đầu và kết thúc rõ ràng, chẳng hạn như phê duyệt chi phí hoặc yêu cầu dịch vụ. Thiết lập nó, chạy các trường hợp thực tế, đo lường nơi công việc chờ hoặc quay lại, khắc phục vấn đề lớn nhất, và sau đó mở rộng.
9 mẫu đã xuất bản phù hợp với nhóm quy trình này.
Đánh giá phần mềm tự động hóa quy trình làm việc cho các biểu mẫu, hồ sơ, quy tắc định tuyến, phê duyệt, nhắc nhở, ngoại lệ, tích hợp, bảng điều khiển và lịch sử sẵn sàng kiểm toán.
Quy trình phê duyệt chi phí / Quy trình Phê duyệt Mua sắm / Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn10 mẫuQuá trình công việc phê duyệt thiết kế hướng các yêu cầu theo số lượng, rủi ro, bộ phận hoặc chính sách, sau đó giữ cho quyết định, công việc trả lại, bằng chứng và tình trạng hiển thị.
Sổ đăng ký tài liệu được kiểm soát / Phê duyệt đơn mua hàng / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách9 mẫuQuản lý và tự động hóa việc nhập, xem xét, phê duyệt, tạo, phát hành, phân phối, xác nhận, ngoại lệ và báo cáo trạng thái tài liệu với các dòng công việc có thể cấu hình.
Sổ đăng ký tài liệu được kiểm soát / Mẫu biểu mẫu yêu cầu tài liệu khách hàng / Quy trình phê duyệt hợp đồng7 mẫuQuản lý và tự động hóa việc nhận kế toán, xem xét, phê duyệt, nhiệm vụ đóng cửa, ngoại lệ, bằng chứng và ký kết xung quanh ERP hoặc sổ cái chung. Xem Jodoo phù hợp với đâu và các hệ thống tài chính chuyên môn nên vẫn có thẩm quyền.
Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Phê duyệt bút toán nhật ký / Quy trình phê duyệt chi phí4 mẫuQuản lý việc tiếp nhận hồ sơ dịch vụ thuế, tài liệu khách hàng, chuẩn bị tờ khai, rà soát, công việc bị trả lại, thời hạn, gia hạn, ngoại lệ, mức độ sẵn sàng nộp hồ sơ và kết thúc xung quanh phần mềm thuế chuyên dụng.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu tài liệu khách hàng / Mẫu Theo Dõi Thu thập Tài liệu Đối tác / Danh sách kiểm tra chuẩn bị tài liệu6 mẫuQuản lý và tự động hóa phân bổ khách hàng tiềm năng, trách nhiệm theo dõi, bàn giao giữa các giai đoạn cơ hội, phê duyệt bán hàng, ngoại lệ và bàn giao từ bán hàng sang vận hành quanh hệ thống CRM.
Công cụ theo dõi pipeline bán hàng / Quy trình phê duyệt giá bán / Mẫu biểu mẫu bàn giao từ Sales sang Operations10 mẫuQuản lý và tự động hóa bản yêu cầu sáng tạo, công việc nội dung và SEO, quyết định duyệt, phê duyệt thương hiệu, mức độ sẵn sàng ra mắt chiến dịch, người phụ trách, thời hạn và ngoại lệ trong một quy trình có thể cấu hình.
Mẫu biểu mẫu tóm tắt sáng tạo / Mẫu theo dõi đánh giá tài sản tiếp thị / Mẫu danh sách kiểm tra mức độ sẵn sàng khởi động chiến dịch33 mẫuQuản lý và tự động hóa yêu cầu của nhân viên, tiếp nhận nhân sự mới, thay đổi thông tin, cấp thiết bị, phối hợp quyền truy cập, đào tạo, xác nhận chính sách và thủ tục nghỉ việc với trách nhiệm rõ ràng.
Biểu mẫu yêu cầu của nhân viên / Biểu mẫu Yêu cầu nghỉ phép / Biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép6 mẫuTự động hóa việc bàn giao liên quan đến tài khoản, quyền truy cập, thiết bị, tiếp nhận nhân sự mới, yêu cầu dịch vụ và thay đổi CNTT, với phê duyệt, thực hiện và hoàn tất có người chịu trách nhiệm.
Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Yêu cầu thiết bị IT / Yêu cầu phần cứngSo sánh sáu tùy chọn phần mềm tự động hóa quy trình công việc theo công việc họ nên sở hữu: hồ sơ kinh doanh và phê duyệt, tự động hoá Microsoft, tích hợp SaaS, dàn xếp kỹ thuật và quản lý quy trình doanh nghiệp.
Quy trình phê duyệt chi phí / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Danh sách kiểm tra tiếp nhận nhân viên mới6 mẫuSo sánh 7 công cụ quản lý quy trình theo loại công việc mà chúng được thiết kế để phụ trách: hồ sơ nghiệp vụ có thể cấu hình, dự án nhóm, vận hành theo bảng, công việc dạng bảng tính, quản trị quy trình doanh nghiệp hoặc điều phối phức tạp.
Quy trình phê duyệt chi phí / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Danh sách kiểm tra tiếp nhận nhân viên mớiPhần mềm quản lý lưu lượng công việc kết nối một định nghĩa quy trình lặp lại với hồ sơ làm việc trực tiếp, người phụ trách, giai đoạn, ngày hết hạn, quyết định, ngoại lệ, lịch sử và các biện pháp hoạt động. Nó giúp các nhóm thực hiện và cải thiện dòng công việc thay vì xử lý sơ đồ quy trình và hàng xếp làm việc như những thứ riêng biệt.
Đánh giá các hồ sơ và biểu mẫu có thể cấu hình, giai đoạn và quy tắc luồng công việc, nhiệm vụ và khối lượng công việc , ngày hạn và mức độ dịch vụ, quyết định và bằng chứng, đường trở lại và ngoại lệ, quyền, nhắc nhở, tích hợp; lịch sử, bảng điều khiển và thay đổi quy trình phiên bản.
Phần mềm quản lý lưu lượng công việc nhấn mạnh cách xác định, phân bổ, giám sát, điều hành và cải thiện một quy trình lặp lại. Phần mềm tự động hóa dòng công việc nhấn mạnh các tác động, quy tắc, hành động và tích hợp di chuyển những phần dự đoán của quá trình. Hầu hết các dòng công việc hoạt động cần cả khả năng hiển thị quản lý và tự động hóa chọn lọc.
- Phải, tôi biết. Các nhóm có thể cấu hình các biểu mẫu, ghi chép liên kết, nút lưu lượng công việc, điều kiện, phê duyệt, giao dịch, nhắc nhở, quyền, lịch sử, tích hợp, xem và bảng điều khiển. Bắt đầu với một dòng công việc lặp lại và kiểm tra trường hợp bình thường, trả về, trễ, tái phân bổ và ngoại lệ.
Jodoo có thể hỗ trợ các ứng dụng kinh doanh được quản lý và luồng công việc trên các nhóm, vai trò, khu vực, hồ sơ và tích hợp. Chọn một hệ thống quản lý dòng công việc doanh nghiệp chuyên môn hoặc bộ BPM khi kiến trúc quy trình chính thức, BPMN, khai thác quy trình, mô phỏng, quản trị toàn doanh nghiệp hoặc dàn xếp xuyên hệ thống sâu là trung tâm.
Không, không. Một ứng dụng quản lý dòng công việc mạnh nhất khi các hồ sơ lặp lại theo dõi các giai đoạn, quy tắc, quyết định và kết quả phù hợp. Phần mềm quản lý dự án thường mạnh hơn cho kế hoạch linh hoạt, thời gian, phụ thuộc, tài nguyên và hợp tác xung quanh một sản phẩm tạm thời.
Đó là việc dùng ứng dụng workflow để xác định các giai đoạn lặp lại, chuyển việc, giao người phụ trách, thực thi quyết định, xử lý ngoại lệ, lưu lịch sử và theo dõi hàng đợi đang hoạt động. Hãy đánh giá hồ sơ vận hành và các đường xử lý ngoại lệ, không chỉ nhìn vào sơ đồ quy trình trực quan.
Thực hiện cùng một quy trình thực tế thông qua mỗi công cụ quản lý dòng làm việc. Kiểm tra hồ sơ bình thường cộng với chưa đầy đủ, trả lại, trễ, được phân bổ lại, không có người phụ trách, giấy phép, thất bại tích hợp và trường hợp ngoại lệ. Đảm bảo rằng người phụ trách, bằng chứng, lịch sử, biện pháp và ranh giới hệ thống vẫn còn hiển thị.
Chọn phần mềm BPM dòng công việc chuyên nghiệp khi mô hình hóa quy trình chính thức, khai thác quy trình, mô phỏng, quản lý quy trình doanh nghiệp, quản trị trường hợp, dàn xếp phức tạp xuyên hệ thống hoặc chiều sâu tự động hóa kỹ thuật là yêu cầu chính. Đừng thêm sự phức tạp đó khi vấn đề ngay lập tức là một dòng công việc nhóm có thể cấu hình.
Tự động hóa dòng công việc sử dụng các kích hoạt phần mềm và quy tắc để di chuyển hồ sơ kinh doanh thông qua giao dịch, phê duyệt, hành động, ngoại lệ và đóng cửa trong khi giữ cho người phụ trách và lịch sử hiển thị.
Hướng dẫn quản lý quy trình công việcQuản lý dòng công việc là thực tiễn xác định, gán, thực hiện, giám sát và cải thiện một chuỗi làm việc lặp lại để mỗi mục có giai đoạn hiện tại, người phụ trách chịu trách nhiệm, ngày hết hạn, đường dẫn ngoại lệ và ghi kết quả.
Mở mẫu đang hoạt động, chạy một yêu cầu phê duyệt thông thường và một yêu cầu bị trả lại hoặc quá hạn, rồi điều chỉnh trường, vai trò, thời hạn, quyền, lời nhắc, tích hợp và bảng điều khiển theo quy trình của bạn.
Bắt đầu miễn phí. Không cần thẻ tín dụng.
