把文档需求转化为供应商可以证明的测试
为资料库、工作流、安全、管理、集成、迁移和治理需求设置优先级，再使用同一组代表性演示案例记录凭证。
下载工作簿准备候选名单，再通过 Jodoo 画廊，用有实际数据的文档台账、审核队列、异常路径和仪表板下钻，对正常及困难案例进行同样测试。
- 按系统职责分组的需求
- 区分必须、应该和以后再做的优先级
- 包含凭证、测试结果、差距、负责人和决定字段
文档管理需求、凭证与评分
电子表格包含分组需求、优先级、负责人、供应商凭证、测试案例、结果、差距、跟进和决定备注。
需求台账
按资料库、采集、元数据、检索、工作流、安全、管理、集成、报表、迁移和治理来组织需求。
演示测试日志
记录测试数据、预期结果、实际表现、凭证链接、差距、严重程度、负责人和复测结果。
决定摘要
比较必须项失败、实施依赖、责任分工和未解决假设，不要把它们藏在一个加权分数里。
按系统实际需要完成的工作对需求分组
这样可以避免把存储功能与工作流、治理或日常可见性混为一谈。
文件与内容
格式、大小、预览、编辑、协作编辑、版本历史、批注、扫描、OCR 和已批准的存储位置。
背景信息与检索
元数据、关联关系、分类、全文搜索、筛选、已保存视图、标识和重复项处理。
任务与决定
资料收集、校验、指派、审核、退回、批准、提醒、升级、签名、发布和确认。
管控与治理
角色、权限、审计历史、保存期限、销毁、诉讼保全、隐私、安全、数据驻留、备份和恢复。
运营与变更
管理、沙盒环境、迁移、API、集成、报表、仪表板下钻、支持、采用情况和总体拥有成本。
让每个入围产品运行同样的正常和异常案例
产品功能演示不能证明系统真正能运行你的流程。
查找当前文档
两个相似标题、新旧版本、不同权限
搜索结果、获准版本、元数据和访问行为
退回资料不全的修订版本
缺少凭证且审核人不在岗
校验、退回原因、转交、截止日期历史和恢复后的流程
向两类对象发布
不同的地点、角色和确认规则
生效日期、分发、访问、确认和未结异常
调整业务流程
新文档类型、条件性审核人、字段、视图和指标
谁可以配置、所需时间和服务、测试路径及对现有记录的影响
用清单尽早发现未经验证的假设
一项实用需求应明确任务、状态、负责人、凭证和验收测试。
文档管理需求清单应包含什么？
应包括内容和文件需求、元数据与检索、工作流与决定、权限与安全、审计与治理、集成、迁移、报表、管理、支持以及真实验收测试。
每项需求都必须列为强制项吗？
不是。应区分真正的必须项、实用能力、以后需要的能力和不在范围内的事项。强制项太多，反而可能掩盖那些真正会让系统无法使用的少数关键缺陷。
文档管理软件应如何评分？
先记录凭证和必须项失败。加权评分可以辅助判断，但不能抵消安全、治理、迁移、工作流或易用性方面的关键缺口。
可以编辑这个工作簿吗？
可以。这是一份可编辑的 XLSX，可根据你的文档类型、用户、风险、系统和采购流程自行调整。
用实际观察结果取代功能宣称
下载清单，载入有代表性的文档和异常，记录每款产品的真实表现，再决定最终候选名单。