Document control and SOP management with provable version history
把每次修订与变更原因、审核人、批准记录、生效日期、受众、确认回执和作废副本处理连接起来。
文档管控是一套严谨的发布纪律。共享网盘可以保存多个版本，但管控系统必须清楚显示哪个版本获准使用，以及所有受影响群体是否都已准备就绪。
最多 5 名用户可免费使用，无需信用卡。
无需编程即可调整字段、工作流和仪表板。 探索 1,000 多个应用模板和业务场景
- 按准确版本审核和批准
- 生效日期和版本替换控制
- 分发、确认回执和定期复审
不能只因为文件名写着“最终版”，就认为文档已经生效
每个关卡都应显示所需决定、凭证，以及负责推动修订继续前进的人。
修订已就绪
变更原因、负责人、受影响流程、草稿版本和所需凭证
变更内容不完整或源文件错误
审核已完成
指定审核人、意见、决定、退回原因和时间戳
缺少专业审核或退回问题尚未解决
发布已批准
批准人、获批版本、生效日期和替代关系
日期冲突或当前版本不明确
使用已确认
受影响的地点和角色、分发范围、确认或培训状态
仍在使用的旧版本或逾期未确认
将版本事实与流程状态分开记录
一个修订版本可能已经获批但尚未生效，也可能已经发布却尚未确认，或虽已被替代却仍出现在作业现场。
文档标识
自动生成的记录 ID、受控标题、负责人、类型、流程、地点和敏感级别。
修订标识
修订号、变更摘要、源版本、审核范围、批准文件和批准日期。
发布标识
生效日期、适用对象、分发渠道、确认规则和替代记录。
受控状态
定期复审日期、逾期状态、旧版本核查和未结异常负责人。
在正常流程上线前，先把异常情况设计清楚
大多数文档管控问题，都发生在审核人要求修改之后，或已发布版本没有真正送达使用人员时。
- 已退回
修订内容需要修改
要求填写退回原因，保留审核意见，将任务交回作者，并区分修改现有版本与发起新申请。
- 已延误
审批已经逾期
显示截止日期和当前审核人，再通过提醒、转交或升级处理，不要悄悄改变文档状态。
- 存在冲突
生效日期不一致
在新生效日期、旧版本停用、培训和关联系统变更全部一致前，阻止发布。
- 尚未确认
旧版本可能仍在使用
把现场核查或阅读确认任务指派给仍有风险的具体地点、团队或角色。
让熟悉业务的流程负责人维护管控设计
Jodoo 让流程更易调整，同时不会把关键管控决定藏在代码里。
增加专业审核环节
针对高风险、面向客户、安全或财务类文档，设置审核人、截止日期、决定和所需凭证。
调整凭证要求
仅在文档类型确有需要时，要求提交风险评估、培训计划、附件或验证说明。
建立聚焦异常的视图
集中显示逾期审核、未确认发布、即将到期的审批或旧版本核查，无需另建重复台账。
了解软件能管什么，也了解它不能替你决定什么
软件可以让版本、决定和待办清晰可见，但适用规则仍需由组织自行制定。
什么是文档管控软件？
它管理制度、程序、作业指导书、规范等受控文档的完整生命周期，包括编号、修订、审核、批准、发布、分发、确认、定期复审和停用。
文档管控和文档管理是一回事吗？
文档管理范围更广，通常侧重存储、检索、共享和流程；文档管控则侧重证明哪个版本有效、发生过哪些变更、由谁批准，以及如何停止使用旧版本。
Jodoo 能替代经过验证的 QMS 或档案系统吗？
不能直接这样认定。你可以用 Jodoo 配置记录、流程、视图、权限和仪表板，但仍需单独验证专业质量、档案、电子签名、保存期限及合规要求。
如何避免作业现场继续使用旧版本文档？
维护唯一的已发布版本记录，标明受影响的地点和角色，关联替代版本，在适当情况下要求确认或核查，并把尚未解决的地点保留在异常队列中。
让一项被退回的变更完整走过审批和发布流程
确认应用会保留此前批准的版本、退回原因、最终决定、生效日期以及所有尚未完成的确认任务。