标识与背景
事项 ID、简短标题、类型、主要人员或组织、建立日期和保密级别。
事项跟踪表
用于管理工作量与后续行动的个案管理跟踪表
用可持续跟进的业务台账替代状态表格，将每个事项与负责人、处理阶段、风险、进展状况、下一步行动、截止日期、审核、结果和重新开启历史关联起来。
先配置管理者介入决策所需的字段，再根据实际流程补充记录、行动、证据和工作流。
下载事项跟踪表示例↓CSV · 包含在办、逾期、受阻、待办结和重新开启事项的虚构示例记录最多 5 名用户可免费使用，无需信用卡。
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4组跟踪字段
5个产品视图
3类管理角色
跟踪真正影响管理行动的字段
跟踪表应帮助判断下一步，而不只是登记事项的存在。
负责人和处理阶段
事项负责人、主管或审核人、当前阶段、优先级、风险和进展状况。
下一步行动与截止日期
用易懂的语言描述行动，并明确负责人、截止日期、前置条件，以及是否逾期或受阻。
成效与跟进
是否具备审核条件、结果状态、办结日期、跟进日期和重新开启原因。
共用同一批记录，为各角色提供适合的看板
经办人员、审核人和管理者需要回答不同的问题。
经办人员：接下来我该做什么？
查看我负责的在办事项、逾期行动、待满足的前置条件、即将到期的跟进任务和退回工作。
主管：哪里需要我介入？
查看重大风险、受阻事项、积压时长、未分派任务、待审核列表和工作量分配不均的情况。
项目负责人：整体情况有何变化？
查看受理量、处理量、处理结果、重新开启规律、反复出现的障碍和超出预期时长的事项。
能用单一当前值描述的信息，才放在一列中
多次发生的历史记录应存入关联记录，不应靠不断加列来保存。
| 保留在事项主记录中 | 移至关联记录中 | 原因 |
|---|---|---|
| 负责人、阶段、风险、进展状况、下一步行动 | 行动历史 | 每个事项有一组当前管理信息，但可能有多次行动。 |
| 当前处理结果与办结状态 | 审核历史 | 当前决定需要有完整的审核过程作为支撑。 |
| 主要人员或组织 | 参与人员与关系 | 一个事项可能涉及多名担任不同角色的人员。 |
| 最近一次有效联系 | 沟通与跟进记录 | 应能按时间查询历史，并追溯每条记录的相关人员。 |
保留熟悉的台账形式，补充单个文件难以安全实现的管控能力
转型不一定要从大型实施项目开始。
整理跟踪表
导入前，为每个事项确定唯一 ID、负责人、阶段、下一步行动和截止日期，并统一结果用语。
拆分关联记录
将多次发生的行动、跟进记录、服务、证据和审核从横向扩展的列中移出，存入相互关联的表。
增加工作流与权限
根据实际业务风险，配置审核、退回、审批、升级处理和访问限制。
减少重复汇总
使用实时视图和看板，无需另行维护每周汇总表。
无需编程，灵活调整业务流程
按实际工作需要逐步扩展跟踪表
先从熟悉的台账开始，再由业务管理员补充管控能力，减少人工催办。
实用的跟踪表可在数小时内搭建，并在几十分钟内优化调整，团队可在此基础上逐步构建更完整的事项管理体系。- 调整阶段、风险、进展状况和处理结果选项。
- 为经办人员、主管和项目负责人创建视图。
- 按需增加关联行动、跟进记录和审核。
- 基于同一批记录生成实时看板，替代每周手动汇总。
用跟踪表掌握处理进展，完整档案存于关联记录
精简台账应帮助团队采取行动，而详细沟通、证据、服务和决策则保留在关联记录中。
保留一组当前管理信息
在事项行中展示负责人、阶段、进展状况、下一步行动、截止日期、是否具备审核条件及处理结果。
将多次发生的历史记录移出横向列
把行动、跟进记录、参与人员、证据、服务和审核保存为关联记录，避免表格越扩越宽。
按风险需要增加工作流
当共享跟踪表已无法保障流程受控时，应采用专人审核、退回、升级处理和访问控制。
替换电子表格前应明确的问题
事项管理跟踪表应包含哪些列？
可先设置事项 ID、标题、类型、相关人员或组织、负责人、主管、阶段、优先级、风险、保密要求、下一步行动、截止日期、进展状况、目标达成日期、办结状态、跟进安排和重新开启原因。
什么时候电子表格已不够用？
当多人共同编辑、事项需要限制访问、行动反复发生、审核需要保留历史、逾期任务被遗漏，或管理者需要手动重做汇总时，就应考虑升级。
Jodoo 可以导入现有跟踪表吗？
可以，但应先整理标识信息和标准选项值。对于列数很多的表格，建议先将多次发生的行动、跟进记录、证据、服务和审核历史拆分为关联记录，再导入。
如何定义事项的进展状况？
可使用正常推进、需关注、已逾期或受阻等有明确规则的业务状态。不要只凭主观判断标注颜色，导致下一步行动不清晰。
跟踪表能替代完整事项管理系统吗？
它可以作为起点。如果团队还需要受理、权限、跟进记录、证据、关联行动、审核工作流、处理结果或操作追溯，应将跟踪表与这些记录关联起来。