Định danh và bối cảnh
Mã vụ việc, tiêu đề ngắn, loại, cá nhân hoặc tổ chức chính, ngày mở và mức độ bảo mật.
CÔNG CỤ THEO DÕI VỤ VIỆC
Bảng theo dõi quản lý hồ sơ cho khối lượng công việc và bước tiếp theo
Thay bảng tính trạng thái bằng danh sách làm việc liên kết từng vụ việc với người phụ trách, giai đoạn, rủi ro, tình trạng tiến triển, bước tiếp theo, thời hạn, xét duyệt, kết quả và lịch sử mở lại.
Bắt đầu với những trường thông tin giúp quản lý quyết định khi nào cần can thiệp. Bổ sung ghi chép, công việc, chứng cứ và quy trình ở những nơi thực sự cần.
Tải bảng theo dõi vụ việc mẫu↓CSV · dữ liệu giả định về vụ việc đang xử lý, quá hạn, bị vướng mắc, đủ điều kiện đóng và được mở lạiMiễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Đăng nhập để xem các hồ sơ mẫu giả định. Hãy cài đặt một bản sao trước khi cấp quyền cho nhóm, thêm thông tin mật hoặc áp dụng quy tắc vận hành của riêng bạn.
4nhóm trường theo dõi
5màn hình ứng dụng
3vai trò quản lý
Theo dõi những thông tin giúp quản lý quyết định hành động
Công cụ theo dõi cần cho biết quyết định tiếp theo cần đưa ra, thay vì chỉ ghi nhận sự tồn tại của vụ việc.
Người phụ trách và giai đoạn
Người phụ trách vụ việc, quản lý hoặc người duyệt, giai đoạn hiện tại, mức độ ưu tiên, rủi ro và tình trạng tiến triển.
Bước tiếp theo và thời hạn
Hành động được mô tả dễ hiểu, người chịu trách nhiệm, hạn thực hiện, điều kiện phụ thuộc và trạng thái quá hạn hoặc bị vướng mắc.
Kết quả và theo dõi sau hỗ trợ
Mức độ sẵn sàng trình duyệt, trạng thái kết quả, ngày đóng hồ sơ, ngày theo dõi và lý do mở lại.
Dùng chung hồ sơ, thiết kế bảng tổng quan theo từng vai trò
Người xử lý vụ việc, người duyệt và lãnh đạo cần những thông tin khác nhau.
Người xử lý: Tôi cần làm gì tiếp theo?
Các vụ việc tôi đang xử lý, công việc quá hạn, những việc đang chờ điều kiện để tiếp tục, lịch theo dõi sắp tới và nội dung bị trả lại.
Quản lý: Tôi nên can thiệp ở đâu?
Rủi ro nghiêm trọng, vụ việc bị vướng mắc, tồn đọng kéo dài, công việc chưa phân công, danh sách chờ duyệt và khối lượng công việc không đồng đều.
Người phụ trách chương trình: Điều gì đang thay đổi?
Lượng tiếp nhận, số vụ việc được xử lý, kết quả, xu hướng mở lại, rào cản lặp lại và vụ việc vượt thời gian dự kiến.
Chỉ dùng một cột khi một giá trị đủ mô tả thông tin của vụ việc
Lịch sử phát sinh nhiều lần nên nằm trong các bản ghi liên kết, không phải những cột bổ sung liên tục.
| Giữ trong hồ sơ vụ việc | Chuyển sang bản ghi liên quan | Lý do |
|---|---|---|
| Người phụ trách, giai đoạn, rủi ro, tình trạng tiến triển, bước tiếp theo | Lịch sử công việc | Một vụ việc có một trạng thái quản lý hiện tại nhưng có nhiều công việc. |
| Kết quả hiện tại và trạng thái đóng hồ sơ | Lịch sử xét duyệt | Quyết định hiện tại cần đi kèm lịch sử xét duyệt để có thể tra cứu căn cứ. |
| Cá nhân hoặc tổ chức chính | Người tham gia và các mối liên hệ | Một vụ việc có thể liên quan đến nhiều người với các vai trò khác nhau. |
| Lần liên hệ có nội dung đáng chú ý gần nhất | Trao đổi và ghi chép | Lịch sử theo thời gian cần tra cứu được và xác định được người cung cấp hoặc ghi nhận thông tin. |
Giữ cách theo dõi quen thuộc, bổ sung những cơ chế kiểm soát bảng tính khó đáp ứng an toàn
Bạn không cần bắt đầu việc chuyển đổi bằng một dự án triển khai lớn.
Chuẩn hóa bảng theo dõi
Trước khi nhập dữ liệu, thống nhất mã vụ việc, người phụ trách, giai đoạn, bước tiếp theo, thời hạn và cách gọi các kết quả.
Tách các bản ghi liên quan
Chuyển công việc, ghi chép, dịch vụ, chứng cứ và lượt xét duyệt phát sinh nhiều lần từ các cột trải rộng sang những bảng liên kết.
Bổ sung quy trình và phân quyền
Thiết lập luồng xét duyệt, trả lại, phê duyệt, chuyển cấp và hạn chế truy cập theo mức rủi ro của công việc.
Loại bỏ các bản tổng hợp trùng lặp
Sử dụng màn hình và bảng tổng quan cập nhật trực tiếp thay vì duy trì song song các bảng tính hằng tuần.
ĐIỀU CHỈNH CÁCH VẬN HÀNH KHÔNG CẦN LẬP TRÌNH
Mở rộng công cụ theo dõi khi công việc thực sự cần
Bắt đầu với danh sách quen thuộc, rồi để quản trị viên nghiệp vụ bổ sung cơ chế kiểm soát giúp giảm việc nhắc nhở và đôn đốc thủ công.
Có thể thiết lập công cụ theo dõi trong vài giờ và tinh chỉnh trong vài chục phút trước khi nhóm mở rộng thành hệ thống quản lý vụ việc toàn diện hơn.- Điều chỉnh các lựa chọn về giai đoạn, rủi ro, tình trạng tiến triển và kết quả.
- Tạo màn hình riêng cho người xử lý, quản lý và người phụ trách chương trình.
- Chỉ bổ sung công việc, ghi chép và lượt xét duyệt liên quan khi cần.
- Thay báo cáo tổng hợp hằng tuần bằng bảng tổng quan cập nhật trực tiếp từ cùng nguồn hồ sơ.
Dùng bảng theo dõi để điều phối công việc, còn chi tiết nằm trong hồ sơ liên kết
Danh sách ngắn gọn giúp nhóm xác định việc cần làm, trong khi nội dung trao đổi, chứng cứ, dịch vụ và quyết định chi tiết được lưu ở các bản ghi liên kết.
Duy trì một trạng thái quản lý hiện tại
Hiển thị người phụ trách, giai đoạn, tình trạng tiến triển, bước tiếp theo, thời hạn, mức độ sẵn sàng trình duyệt và kết quả trên dòng vụ việc.
Tách lịch sử phát sinh nhiều lần khỏi các cột
Lưu công việc, ghi chép, người tham gia, chứng cứ, dịch vụ và lượt xét duyệt dưới dạng bản ghi liên kết thay vì mở rộng bảng tính mãi.
Bổ sung quy trình khi mức rủi ro đòi hỏi
Áp dụng phân công xét duyệt, trả lại, chuyển cấp và kiểm soát truy cập khi bảng theo dõi dùng chung không còn đủ để bảo đảm quy trình.
Những câu hỏi cần giải đáp trước khi thay thế bảng tính
Bảng theo dõi vụ việc nên có những cột nào?
Bắt đầu với mã vụ việc, tiêu đề, loại, cá nhân hoặc tổ chức, người phụ trách, quản lý, giai đoạn, mức ưu tiên, rủi ro, mức độ bảo mật, bước tiếp theo, thời hạn, tình trạng tiến triển, ngày dự kiến đạt kết quả, trạng thái đóng hồ sơ, công việc theo dõi và lý do mở lại.
Khi nào bảng tính không còn đáp ứng đủ?
Nên chuyển đổi khi nhiều người cùng sửa tệp, vụ việc cần hạn chế truy cập, công việc phát sinh nhiều lần, xét duyệt cần lưu lịch sử, công việc quá hạn bị bỏ sót hoặc quản lý phải tự tổng hợp báo cáo thủ công.
Jodoo có thể nhập bảng theo dõi hiện có không?
Có, sau khi chuẩn hóa mã định danh và các giá trị dùng chung. Trước khi nhập bảng có quá nhiều cột, hãy tách công việc, ghi chép, chứng cứ, dịch vụ và lịch sử xét duyệt phát sinh nhiều lần thành các bản ghi liên kết.
Nên xác định tình trạng tiến triển của vụ việc như thế nào?
Dùng các trạng thái nghiệp vụ như đúng tiến độ, cần chú ý, quá hạn hoặc bị vướng mắc, với quy tắc rõ ràng. Không nên dùng màu sắc theo cảm tính khiến người xem không biết bước tiếp theo là gì.
Công cụ theo dõi có thay thế hệ thống quản lý vụ việc đầy đủ không?
Đây có thể là điểm khởi đầu. Nếu nhóm cần tiếp nhận, phân quyền, ghi chép vụ việc, chứng cứ, công việc liên quan, luồng xét duyệt, kết quả hoặc lịch sử để kiểm tra và truy vết, hãy liên kết bảng theo dõi với các hồ sơ đó.
KHÁM PHÁ HỆ THỐNG ĐANG HOẠT ĐỘNG
Thay bảng trạng thái bằng danh sách vụ việc giúp cả nhóm biết cần làm gì
Mở bảng theo dõi có sẵn dữ liệu, điều chỉnh trường thông tin và màn hình, rồi bổ sung những công việc liên quan mà vụ việc thực sự cần.
Mở công cụ theo dõi vụ việc