識別碼與背景
案件編號、簡短標題、類型、主要人員或組織、建立日期和保密級別。
案件追蹤表
用於管理案件量與後續行動的個案管理追蹤表
以可持續更新的案件登錄簿取代狀態試算表，將每件案件連結至負責人、階段、風險、進度狀況、下一步行動、到期日、審核、處理結果與重啟歷程。
先加入主管判斷是否介入所需的欄位，再依案件處理需求補充工作紀錄、行動、證據與工作流程。
下載案件追蹤表範例↓CSV 檔案 · 包含處理中、逾期、受阻、可結案與已重啟案件的虛構範例資料最多 5 位使用者可免費使用，無需信用卡。
無需撰寫程式碼，即可調整欄位、工作流程和儀表板。 探索 1,000 多個應用程式範本與使用情境
登入後可檢視虛構範例紀錄。新增團隊存取權限、保密資訊或自己的業務規則前，請先安裝應用程式副本。
4組追蹤欄位
5個產品檢視
3類管理角色
追蹤真正影響管理行動的欄位
追蹤表應協助判斷下一步，而不只是登記案件的存在。
負責人和處理階段
案件負責人、主管或審核人員、目前階段、優先順序、風險和進度狀況。
下一步行動與到期日
用易懂的語言描述行動，並明確負責人、到期日、前置條件，以及是否逾期或受阻。
成效與追蹤
是否具備審核條件、結果狀態、結案日期、追蹤日期和重新開啟原因。
共用同一批紀錄，為各角色提供適合的儀表板
經辦人員、審核人員和管理者需要回答不同的問題。
經辦人員：接下來我該做什麼？
檢視我負責的處理中案件、逾期行動、待滿足的前置條件、即將到期的追蹤任務和退回工作。
主管：哪裡需要我介入？
檢視重大風險、受阻案件、待處理時間、未指派工作、待審核清單，以及工作量分配不均的情形。
方案負責人：整體情況有何變化？
檢視受理量、完成量、處理結果、重啟案件的常見情形、反覆出現的障礙，以及超過預期處理時間的案件。
只有能以單一值描述的案件資訊，才放在同一欄位
多筆歷程應儲存為關聯紀錄，避免持續增加欄位。
| 保留在案件主紀錄中 | 移至關聯紀錄中 | 原因 |
|---|---|---|
| 負責人、階段、風險、進度狀況、下一步行動 | 行動歷程 | 每件案件只有一組目前的管理狀態，但可包含多項行動。 |
| 目前處理結果與結案狀態 | 審核歷程 | 目前的決定需要有完整的審核歷程可供追溯。 |
| 主要人員或組織 | 參與人員與關係 | 一個案件可能涉及多名擔任不同角色的人員。 |
| 最近一次有效聯絡 | 溝通與追蹤紀錄 | 應能搜尋事件歷程，並追溯每筆紀錄的來源人員。 |
保留熟悉的登錄簿形式，加入單一檔案難以安全提供的控管功能
轉換系統不一定要從大型導入專案開始。
整理追蹤表
匯入前，先統一案件編號、負責人、階段、下一步行動、到期日與處理結果的定義及用語。
拆分關聯紀錄
將多筆行動、工作紀錄、服務、證據與審核，從持續增加的欄位移至相互關聯的資料表。
增加工作流程與權限
根據實際業務風險，設定審核、退回、簽核、升級處理和存取限制。
停用重複的彙整表
使用即時檢視與儀表板，無須每週另外維護內容重複的試算表。
無須寫程式，彈性調整營運流程
按實際工作需要逐步擴充追蹤表
從熟悉的登錄簿開始，再由業務管理人員加入所需的控管功能，減少人工催辦。
可在數小時內建置實用的追蹤表，並在數十分鐘內完成調整，再依團隊需求擴充為更完整的案件管理架構。- 調整階段、風險、進度狀況和處理結果選項。
- 為經辦人員、主管與方案負責人建立檢視。
- 依需求增加關聯行動、追蹤紀錄和審核。
- 以同一批紀錄產生即時儀表板，取代每週手動彙整。
用追蹤表掌握處理進展，完整檔案存於關聯紀錄
精簡登錄簿應協助團隊採取行動，而詳細溝通、證據、服務和決策則保留在關聯紀錄中。
保留單一且最新的管理狀態
在每筆案件資料中呈現負責人、階段、進度狀況、下一步行動、到期日、送審準備情形與處理結果。
將多筆歷程移至關聯紀錄
把行動、追蹤紀錄、參與人員、證據、服務和審核儲存為關聯紀錄，避免表格越擴越寬。
按風險需要增加工作流程
當共用追蹤表已無法妥善控管流程時，應加入指定人員審核、退回、升級處理與存取控制。
替換試算表前應明確的問題
案件管理追蹤表應包含哪些欄位？
可先設定案件編號、標題、類型、相關人員或組織、負責人、主管、階段、優先順序、風險、保密要求、下一步行動、到期日、進度狀況、目標達成日期、結案狀態、追蹤安排和重新開啟原因。
什麼時候試算表已不夠用？
當多人需要編輯同一檔案、案件須限制存取、需要多筆行動紀錄、審核須保留歷程、逾期工作容易遺漏，或主管必須手動彙整資料時，就應考慮升級。
Jodoo 可以匯入現有追蹤表嗎？
可以，請先整理識別碼與標準選項值。匯入欄位很多的試算表前，應將多筆行動、工作紀錄、證據、服務與審核歷程拆分為關聯紀錄。
如何定義案件的進度狀況？
可使用正常推進、需關注、已逾期或受阻等有明確規則的業務狀態。不要只憑主觀判斷標註顏色，導致下一步行動不清晰。
追蹤表能替代完整案件管理系統嗎？
追蹤表可以作為起點。若團隊需要受理、權限、案件工作紀錄、證據、關聯行動、審核工作流程、處理結果或稽核軌跡，應將追蹤表連結至這些紀錄。