透過針對性申請收集資訊
只收集核准所需的員工、變更類型、目前值和申請變更值、生效日期、原因及證明檔案。
員工資料管理軟體
讓每份員工檔案保持最新、可解釋、可使用
控制員工資訊的收集、審核、變更、文件記錄及其與生命週期工作的關聯，同時保留決定背後的歷史。
檢視員工清冊和每項已接受變更背後的申請，讓團隊知道目前資訊是什麼，以及為何發生變化。
最多 5 位使用者可免費使用，無需信用卡。
無需撰寫程式碼，即可調整欄位、工作流程和儀表板。 探索 1,000 多個應用程式範本與使用情境
登入後即可查看模擬資料。加入員工存取權限、機密資訊或自訂 HR 規則前，請先安裝副本。
6與每位員工關聯的歷史
1受控變更的審核流程
0沒有歷史記錄的已接受變更
把目前員工檔案與修改它的申請分開
直接編輯雖快，卻可能抹去由誰申請、改了什麼、為何改變，以及新值是否獲批。
審核完整性與權限
把申請交給指定審核人，由其核准、退回補正或說明理由後拒絕。
應用已接受的值
把應用變更設為可見的營運步驟，避免把核准誤認為已經完成。
保留歷史
從員工檔案中可檢視申請、決定、套用狀態、文件、日期和相關生命週期工作。
為每種資料風險匹配實用控制
用控制措施支援業務，但不要聲稱自動實現法律合規。
| 風險 | 工作區中的控制 | 可見例外 | 負責人行動 |
|---|---|---|---|
| 未經核准直接涵蓋 | 拆分變更申請並使用原生審核 | 申請被退回、拒絕或等待處理 | 修正、決定，再應用 |
| 資訊缺失 | 必填欄位與資料完整度狀態 | 檔案標記為資訊缺失 | 收集並審核缺失值 |
| 文件未經驗證 | 文件狀態與審核負責人 | 需要修正、已過期或等待審核 | 申請替換或驗證證明 |
| 檔案過時 | 下次檢視日期與明確負責人 | 檢視到期 | 確認檔案或發起變更 |
| 系統交接失敗 | 主責系統 ID 與明確的套用狀態 | 已核准變更仍未應用 | 與目標系統核對並保留結果 |
| 存取或保留風險 | 按角色設定檢視、限制欄位、制定保留流程 | 使用者看到過多資訊或資料保留過久 | 調整權限或保留期限並重新測試 |
在其他人依賴資料前，讓不完整或過時的資訊顯現出來
完整資料庫不是一次遷移的成果，而是一套責任機制和檢視訊號。
資料完整度
把檔案標記為最新、資訊缺失、等待變更或到期檢視，以便確定處理優先順序。
文件狀態
區分已申請、已收到、需要修正、已驗證、已過期和不適用，而不是把上傳檔案直接當作證明。
責任歸屬與下次檢視
為每個例外指定負責人和日期，不要依賴 HR 憑記憶檢查。
相關營運歷史
關聯休假、生命週期計畫、資格、績效評估和簽收確認，避免把相同員工欄位複製到互不相通的試算表中。
用檔案支援決策，而不只是儲存
資料檢視應幫助團隊消除不確定性。
哪個系統是權威來源？
明確員工欄位、負責該欄位的系統，以及用於提出、核准和應用變更的申請或整合。
為什麼這條檔案不同？
保留已核准申請、生效日期、補充說明和審核意見，讓變更原因可解釋。
還有什麼妨礙安全使用？
顯示資訊缺失、文件未驗證、變更未完成、證明過期、檢視逾期，或 HR 到薪資/IT 的交接失敗。
圍繞團隊配置運作方式
在不遺失歷史的前提下演進員工資料模型
資料管理人員可以新增欄位、文件型別、驗證、審核流程或例外佇列，同時保留能夠解釋既往決定的記錄。
團隊可在幾分鐘內調整受控員工清冊，同時讓已接受的變更和既往決定保持可追溯。- 01每個新增欄位都應有明確負責人和業務用途，避免無節制擴張主檔。
- 02敏感變更應先經過審核，再把接受後的值應用到檔案中。
- 03為資訊缺失、證明材料即將到期或檔案檢視逾期建立佇列。
- 04新增專業系統所需的識別碼，以便 HR 與薪資或 HR 與 IT 之間乾淨交接。
讓 Jodoo 成為營運層，而不是製造第二套權威資料來源
只有把責任歸屬、變更控制、存取權限，以及向主責系統交接的方式說清楚，員工資料才可靠。
把營運背景關聯在一起
把員工資訊與申請、文件、決定、負責人、生效日期和後續行動關聯起來，清楚說明某項資訊為何發生變化。
保留現有權威計算
薪資、福利、稅務、退休金、身分以及其他受監管系統，應繼續管理各自負責的資料或計算。
有意識地控制存取與保留期限
按角色限制表單和檢視，只收集必要資料，明確保留期限，並在使用真實員工資訊前測試匯出、刪除和帳號移除流程。
建立可靠員工資料庫，不要把儲存誤當成控制
什麼是員工資料管理軟體？
它用於收集、整理、變更、保護、檢視和使用員工資訊。實用系統還會圍繞員工檔案關聯文件、責任歸屬、變更歷史、生命週期工作和例外。
應儲存哪些員工資料？
只儲存具有正當業務用途，並符合所在地法規與組織政策的資料。本頁示範職位、團隊、主管、地點、在職狀態、文件狀態與檢視日期等營運欄位，不構成法律建議。
應如何處理員工資訊變更？
使用專用申請，清楚呈現目前值與申請變更值、生效日期、原因、證明、審核人員、決定與執行狀態。若變更需要核准或可追溯的交接，應限制直接編輯員工主檔。
Jodoo 能作為員工資料庫嗎？
可以，用於可設定員工檔案和相關工作流。如果某項資料由薪資、福利、身分、稅務或其他受監管系統負責，應讓該系統保持權威，並透過識別碼關聯業務紀錄。
HR 應如何把員工資料交給薪資或 IT 系統？
定義每個欄位的主責系統，攜帶員工和目標系統識別碼，只傳遞已核准變更，記錄是否成功應用，並讓失敗交接保持可見。對於 IT 權限，應把帳號、應用、授權、設備和群組任務交給真正能執行的系統或團隊。
在 Jodoo 中儲存記錄就代表合規嗎？
不代表。合規取決於法律依據、資料最小化、權限、保留、安全、流程、適用地區和實際設定。上線前應請適當專業人士驗證這些要求。