訓練完成了嗎？
檢查結果、訓練版本與佐證資料。出席情形可供參考，但要接受訓練完成記錄，仍須具備團隊要求的佐證。
查找與審查訓練記錄 →訓練完成率無法回答的三個問題
員工出席率再高，仍可能存在重要差距。請為每項判定保留獨立記錄並指定負責人。
資格目前有效嗎？
檢查相關資格證明、效期與換發歷程。預約課程不會讓已到期的證書完成續期。
管理即將到期的續期作業 →這位人員能執行任務嗎？
檢視實作準則的觀察結果，以及尚未達標的必要項目。若工作有限制條件，還須考量指定任務、場地與主管決定。
檢視實作勝任能力 →追蹤一項要求，從尚未具備到可執行工作
這個相互連結的範例將學習活動與最終工作準備判定分開管理。
找出適用要求
承辦人檢查外勤技術人員的職務要求，並從要求符合狀況記錄開啟尚未完成的訓練指派。不適用該職務的訓練，不列入工作準備程度的計算。
安排訓練並收集結果
訓練指派記錄課程場次、到期日與承辦人。訓練後提交的完成記錄會保留訓練機構、版本、結果與佐證資料。
先審查佐證，再接受訓練完成記錄
檔案缺漏或不清楚時，註明原因後退回。審查通過會更新連結的訓練指派，不會將該員工的所有資格都標記為完成。
處理剩餘的實作或續期事項
任務示範後，仍可能需要練習；定期更新的資格，仍可能需要有效的資格證明。請開啟相關記錄並確認下一步行動，不要只勾選一個總括方塊就清除所有差距。
從團隊目前需要處理的工作開始
| 當前任務 | 從這裡開始 | 持續連結的資訊 |
|---|---|---|
| 追蹤本週到期的訓練 | 員工訓練追蹤工具 | 課程場次、出席情形、已提交佐證與下一步行動 |
| 查看團隊的要求符合狀況 | 依職務建立的訓練矩陣 | 適用要求、目前狀態與未完成的後續追蹤 |
| 說明員工的資格歷程 | 認證追蹤工具 | 核發單位資訊、效期、舊佐證與已通過審查的替代資格證明 |
| 審查特定地點的工作 | 安全訓練與授權 | 任務/場地要求、觀察結果、限制條件與主管決定 |
取得評估、矩陣設計或軟體選擇的協助
進行實作觀察
準備可觀察的準則、辨識必要項目差距，並確認下一次練習。
使用職能評估檢查表 →填寫前，先設計矩陣
定義哪些要求適用，以及目前有效、尚未具備與不適用等狀態如何影響要求符合率。
規劃訓練矩陣 →選擇符合預算的工具
比較訓練記錄系統與 LMS 選項，或確認哪些常態免費方案可支援第一個導入團隊。
比較訓練軟體 →變更要求，無須從頭建立
職務、供應商或作業流程變更時，要求也會改變。Jodoo 讓流程管理人員自行維護欄位、規則與作業檢視畫面。
新的檢驗標準
新增修訂後的要求與生效版本，確認適用員工並指派尚未完成的工作。先前的訓練完成記錄仍保留為歷史資料，不會直接改標為新版本。
不同的佐證要求
在相關記錄新增訓練機構參照或文件填寫提示，並更新審查者的檢查表。排程、佐證接受與實作評估的決定應分別管理。
從一個團隊及其實際要求開始。在已安裝的應用程式中指派承辦人、審查者與主管，再以一般訓練完成、退回提交及實作差距等情境檢查工作流程，確認後再擴大導入。
訓練、資格與勝任能力：常見問題
完成訓練就代表具備勝任能力嗎？
不代表。訓練完成記錄說明已完成的學習內容與結果；實作評估則記錄人員實際展現的能力。部分工作還需要有效的資格證明，以及主管針對特定任務或場地的授權。這些判定應分別記錄。
可以追蹤外部機構提供的訓練嗎？
可以。將訓練指派連結至員工與資格，再記錄訓練機構、訓練版本、完成結果及佐證檔案。審查者可接受佐證資料，或註明原因後退回。
這個應用程式包含課程或 LMS 嗎？
本應用程式管理訓練作業與記錄；不提供課程目錄或 SCORM 播放器。您可繼續透過 LMS 或訓練機構授課，再將訓練完成結果記錄於此。
員工調整職務後，會如何處理？
該員工會列入要求審查範圍。承辦人確認新職務的要求，保留仍適用的已完成訓練，並指派尚未具備的訓練。本範例不會自動指派所有可能相關的課程。
選擇您需要管理的訓練任務
使用訓練工作區
先探索範例記錄，再為團隊設定要求、欄位與作業檢視畫面。