Telusuri berdasarkan kategori
Transformasi Digital Dimulai dari Hal-Hal Kecil
Shoetown Group adalah salah satu dari tiga produsen alas kaki terbesar di dunia, dengan lebih dari 32 lokasi produksi dan lebih dari 100.000 karyawan. Operasi J2-nya di Indonesia mempekerjakan sekitar 15.000 orang dan terutama memproduksi alas kaki untuk Nike.
J2 sudah memiliki sistem perusahaan yang kuat untuk perencanaan, produksi, dan kualitas. Namun, di samping sistem-sistem tersebut, beberapa proses departemen yang sering dilakukan masih ditangani melalui formulir kertas, spreadsheet, dan pesan singkat. Karyawan menggunakan formulir kertas untuk uang muka, dokumen penggantian biaya diperiksa oleh beberapa peninjau, dan jadwal transportasi dikonsolidasikan di Excel sebelum dibagikan di grup WhatsApp.
Pada skala J2, alur kerja ini menghasilkan pekerjaan administratif yang substansial, termasuk penanganan kertas, entri data berulang, tindak lanjut status, dan konsolidasi manual. Penilaian peluang internal memperkirakan bahwa proses yang tercakup dapat melibatkan hampir 380.000 lembar kertas dan sekitar 100.000 jam kerja setiap tahunnya, yang mewakili potensi biaya yang dapat dihindari hingga USD 10 juta. (Angka-angka ini adalah perkiraan sebelum implementasi, bukan penghematan yang terealisasi.)
Oleh karena itu, J2 berfokus pada empat tujuan praktis: mengurangi penanganan kertas, mempersingkat waktu tunggu proses, membatasi pekerjaan administratif yang berulang, dan meningkatkan visibilitas proses.
Dari Eksperimen ke Proyek Percontohan Terstruktur
CTO dari operasional Shoetown di Nanchang telah menjajaki cara-cara untuk meningkatkan proses pabrik melalui manajemen ramping dan alat digital yang fleksibel. Pada tahun 2018, ia mulai menguji Jodoo untuk alur kerja di luar sistem inti.
CTO dan tim pabrik terus bereksperimen, berbagi apa yang berhasil, dan mempelajari di mana alat-alat fleksibel dapat melengkapi sistem inti. Jodoo mendukung eksplorasi tersebut dengan platform tanpa kode dan bimbingan berkelanjutan. Pada tahun 2026, pengalaman yang terkumpul telah menciptakan fondasi untuk program transformasi digital yang lebih terstruktur di J2.
Berdasarkan pengalaman tersebut, J2 menjalankan uji coba langsung selama dua bulan pada awal tahun 2026. Tim menemukan bahwa Jodoo dapat melengkapi sistem inti pabrik sekaligus memenuhi kebutuhan mereka akan kustomisasi, keamanan data, kontrol izin, dan integrasi. Dukungan online dan di lokasi dari Jodoo juga selaras dengan preferensi J2 untuk memperkenalkan perubahan secara bertahap dan membangun kemampuan lokal, daripada bergantung selamanya pada tim eksternal.
Proyek percontohan tersebut mengkonfirmasi kesesuaian teknis, dan juga memperjelas persyaratan implementasi: J2 tidak hanya membutuhkan sistem lain; mereka membutuhkan penerapan digital yang berakar dalam operasional sehari-hari mereka.
Wawasan J2 Selanjutnya: Transformasi Harus Menjangkau Garis Depan
J2 menyadari bahwa strategi dan teknologi hanyalah titik awal. Suatu alur kerja baru menjadi bagian dari operasi nyata ketika tim lini depan dapat melihat nilainya, membantu membentuknya, dan menggunakannya dalam pekerjaan sehari-hari mereka.
Untuk melibatkan orang-orang yang paling dekat dengan setiap proses, J2 menyelenggarakan kontes pembuatan aplikasi internal berdasarkan model Pengguna Kunci. Perusahaan membutuhkan karyawan yang dapat kembali ke departemen mereka, mengenali masalah, mengklarifikasi persyaratan, membantu membangun solusi, dan mengajak kolega mereka. Mengembangkan Pengguna Kunci menjadi langkah terorganisir pertama menuju tujuan tersebut.
Program ini menghubungkan pengumpulan proposal, pelatihan Pengguna Utama, implementasi alur kerja, dan verifikasi manfaat. Departemen-departemen menominasikan proses yang masih bergantung pada kertas, spreadsheet, konsolidasi manual, atau koordinasi verbal. J2 bertanggung jawab atas prioritas dan menyeleksi proposal berdasarkan kelayakan dan potensi nilainya. Pengguna Utama yang terpilih kemudian bekerja sama dengan tim TI, pemimpin transformasi internal, dan penasihat Jodoo untuk mengklarifikasi persyaratan, mengkonfigurasi alur kerja, mengujinya, dan menyelesaikan masalah implementasi.
Logikanya sederhana: membangun kemampuan Pengguna Utama, mengintegrasikan Jodoo ke dalam operasional nyata, dan menggunakan alur kerja awal tersebut sebagai titik awal untuk transformasi yang lebih luas. Seiring waktu, pendekatan ini dapat mendukung biaya yang lebih rendah, pekerjaan yang lebih cepat, produktivitas tenaga kerja yang lebih tinggi, dan daya saing jangka panjang.
J2 juga menetapkan definisi keberhasilan yang menuntut. Sebuah aplikasi dianggap resmi digunakan hanya setelah memasuki proses bisnis nyata, menghasilkan data nyata, tetap digunakan setidaknya selama delapan minggu berturut-turut, dan dikonfirmasi oleh kepala departemen. Evaluasi juga mempertimbangkan pengurangan penggunaan kertas, jam kerja, cakupan pengguna, persyaratan tata kelola, dan apakah alur kerja dapat berfungsi sebagai kasus referensi yang dapat digunakan kembali.
Oleh karena itu, kontes ini mengajukan pertanyaan yang lebih bermakna daripada “Berapa banyak aplikasi yang telah kami buat?” Kontes ini bertanya, “Perubahan mana yang benar-benar digunakan, dipertahankan, dan diverifikasi?“
Hampir 50 Karyawan, Satu Cara Berpikir Baru
Ketika hampir 50 karyawan mengikuti pelatihan, mereka membawa pertanyaan dari departemen masing-masing. Tantangannya lebih besar daripada mempelajari antarmuka baru. Para peserta harus mengubah pengetahuan tacit menjadi sesuatu yang dapat diikuti orang lain: sebuah formulir, jalur persetujuan, hubungan data, aturan izin, dan pengalaman pengguna yang jelas.
Karena jadwal harus disesuaikan dengan operasional pabrik, program ini menggunakan format yang ringkas dan menyesuaikan kecepatannya berdasarkan umpan balik peserta. Peserta meminta lebih banyak latihan berbasis skenario, latihan langkah demi langkah, dan sesi tanya jawab. Umpan balik mereka mengungkapkan pelajaran penting: kemampuan digital berkembang melalui praktik terbimbing, pengujian, umpan balik, dan penggunaan berulang dalam situasi bisnis nyata.
Pada akhir pelatihan, 36 karyawan telah mengirimkan tugas. Setiap tugas mewakili lebih dari sekadar penyelesaian kursus; itu adalah upaya pertama untuk mengubah masalah departemen menjadi alur kerja yang dapat dibangun, diuji, dan ditingkatkan.
Yang membedakan Jodoo dari sistem biasa adalah pengguna perlu belajar cara membangun sesuatu sendiri. Saya sangat senang dengan pelatihan ini. Pengguna memahaminya karena mereka harus menyelesaikan tugas-tugas. Jika mereka dapat mengirimkan tugas-tugas tersebut, itu menunjukkan bahwa mereka telah lebih familiar dengan fungsi-fungsi Jodoo. Di masa depan, mereka akan dapat mengembangkan sesuatu dengan lebih efisien dan nyaman secara mandiri.
— Angela, CHRO Shoetown
Angela tetap terlibat aktif sepanjang pelatihan, memberikan semangat kepada para karyawan. Para peserta terbaik mulai mengembangkan pendekatan mereka sendiri dan berbagi pengalaman mereka dengan rekan-rekan di lini depan dan CHRO.
Salah satu peserta mendorong kelompok tersebut untuk memulai dari sudut pandang pengguna dan mendefinisikan dengan jelas apa yang ingin mereka bangun.
Peserta lain menekankan pentingnya memahami tujuan, memetakan proses, mempersiapkan data yang diperlukan, dan melakukan pengujian dari perspektif pembangun, pengguna, dan kepala departemen.
Peserta ketiga menekankan pentingnya ketekunan: ketika upaya awal tidak berhasil, dia terus menguji dan menyempurnakannya.
Para karyawan lini depan tidak lagi hanya menjadi peserta dalam transformasi digital—mereka mulai menjelaskannya kepada orang lain. Dalam prosesnya, pelatihan tersebut juga memberi mereka kesempatan baru untuk diakui oleh para manajer atas pengetahuan dan kemampuan yang telah mereka bangun.
Dari Pelatihan hingga Tiga Alur Kerja Awal dalam Tiga Hari
Ujian sesungguhnya dimulai setelah kelas berakhir.
Manajer Kantor Administrasi memikul tanggung jawab utama atas tiga proposal yang sedang berjalan. Dia memahami konsep dasar platform tersebut, tetapi implementasinya dengan cepat menimbulkan pertanyaan operasional:
- Siapa yang perlu melihat data mana?
- Ke mana selanjutnya setiap persetujuan harus diarahkan?
- Bagaimana seharusnya catatan uang muka dan penggantian biaya saling terkait?
- Izin apa yang akan melindungi informasi sensitif?
- Apa yang akan membuat tugas transportasi menjadi mudah bagi pengemudi?
Setiap jawaban memerlukan diskusi bisnis, konfigurasi, pengujian, dan putaran penyempurnaan lainnya.
Manajer dan Erica (Penasihat Jodoo) meninjau setiap langkah persetujuan dengan tim bisnis, menguji izin peran demi peran, dan menyesuaikan formulir berdasarkan umpan balik pengguna.
Manajer tersebut kemudian berulang kali bolak-balik antara diskusi bisnis dan konfigurasi aplikasi, menyempurnakan setiap langkah hingga alur kerja siap digunakan. Dalam waktu tiga hari, ia berhasil mengaktifkan tiga kasus penggunaan: uang muka tunai karyawan, voucher penggantian biaya, dan permintaan transportasi.
Membuat Pinjaman Tunai Terlihat dan Dapat Dilacak
Sebelumnya, karyawan yang meminta uang muka gaji atau dana bisnis sementara mengisi formulir kertas yang melalui beberapa tahap persetujuan. Pelacakan status terbatas, sementara Departemen Keuangan secara manual mengkonsolidasikan data sebelum menghubungkannya dengan proses yang terkait dengan penggajian.
Dengan alur kerja baru ini, karyawan mengirimkan permintaan secara online, persetujuan diproses secara otomatis, dan data yang lengkap dikirim ke Departemen Keuangan untuk diproses. Prosesnya terlihat dan dapat dilacak. Aplikasi ini juga dapat menghubungkan uang muka dengan catatan penggantian biaya terkait dan menghitung saldo penggantian yang tersisa secara real time.
Langkah selanjutnya adalah menjajaki integrasi dengan G3, sistem inti perusahaan Shoetown, sehingga pembaruan pada sistem inti grup dapat menjadi lebih otomatis.
Membawa Proses Penggantian Biaya Melampaui Penggunaan Kertas
Penggantian biaya bergantung pada bukti fisik, sehingga pelacakan persetujuan dan verifikasi dokumen menjadi lebih memakan waktu bagi karyawan dan departemen Keuangan.
Sekarang karyawan mengajukan permintaan penggantian biaya secara online dan menghubungkannya dengan catatan uang muka yang relevan. Aplikasi ini mengarahkan persetujuan, dan Departemen Keuangan dapat meninjau dan memproses pembayaran secara online. Perubahan ini mengurangi penggunaan kertas dan membuat hubungan antara uang muka dan penggantian biaya menjadi lebih jelas.
Mendigitalisasi Permintaan dan Pengiriman Transportasi
Sebelumnya, karyawan yang meminta transportasi perusahaan bergantung pada komunikasi lisan atau formulir kertas. Administrasi secara manual menetapkan kendaraan dan pengemudi, menyusun jadwal harian di Excel, dan mempostingnya ke grup WhatsApp. Proses ini memakan waktu dan dapat menyebabkan informasi usang atau konflik kendaraan.
Dengan aplikasi baru ini, karyawan memasukkan waktu, tujuan, dan jumlah penumpang secara online. Administrasi menyetujui permintaan dan menetapkan kendaraan serta pengemudi. Pengemudi menggunakan tautan tetap untuk menerima dan meninjau penugasan di ponsel mereka, sehingga tim administrasi tidak perlu lagi mengirimkan jadwal berulang kali.
Langkah selanjutnya adalah meningkatkan lebih lanjut notifikasi bagi pengemudi.
Secara bersama-sama, ketiga alur kerja tersebut menghubungkan karyawan, Keuangan, Administrasi, pimpinan departemen, dan pengemudi. Lebih penting lagi, hal itu memberi Linda pengalaman langsung dalam menjembatani kesenjangan antara “Saya memahami platform ini” Dan “Saya bisa menggunakannya untuk memecahkan masalah nyata.”
Hasil yang paling jelas bukanlah sekadar kecepatan. Dengan dukungan terarah dan tata kelola yang tepat, seseorang yang dekat dengan pekerjaan tersebut dapat membantu mengubah pekerjaan itu menjadi proses digital yang dapat digunakan. Bagi J2, hal itu membuka jalan menuju peningkatan di luar tim pusat yang kecil tanpa harus melepaskan kendali.
Apa yang Ditemukan J2 di Luar Efisiensi
J2 dimulai dengan pengurangan penggunaan kertas, percepatan pekerjaan, dan peningkatan produktivitas tenaga kerja. Seiring berjalannya pelatihan dan alur kerja langsung, perusahaan mulai melihat hasil yang lebih luas: karyawan belajar untuk menjelaskan pekerjaan dengan lebih jelas, bisnis dan TI mengembangkan bahasa yang sama, dan kontribusi lini depan menjadi lebih terlihat oleh manajemen.
Bahasa yang Lebih Baik Antara Bisnis dan TI
Tim bisnis semakin mahir dalam mengartikulasikan kebutuhan digital.
Seorang pemimpin TI grup pernah melihat persyaratan bisnis datang tidak lengkap atau berubah berulang kali selama pengembangan. Ketika pengguna bisnis membantu membentuk alur kerja, mereka harus memikirkan pengguna, data, langkah-langkah, dan hasil yang diinginkan. Transformasi digital mulai mengubah tidak hanya alat-alatnya, tetapi juga kualitas percakapan antara bisnis dan TI.
Karyawan Menjadi Kontributor yang Terlihat
Perubahan lainnya adalah kesempatan bagi karyawan untuk berkembang melalui transformasi. Saat karyawan belajar memetakan alur kerja, berpartisipasi dalam desain, dan berbagi apa yang telah mereka pelajari, mereka memperoleh kemampuan praktis dan visibilitas yang lebih besar di mata pimpinan. Seiring berjalannya waktu dan alur kerja semakin matang, mereka mungkin juga menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengisi formulir kertas, memasukkan informasi yang sama berulang kali, atau memeriksa status permintaan.
TI Naik ke Rantai Nilai yang Lebih Tinggi
Seiring dengan meningkatnya kepemilikan alur kerja departemen yang sesuai oleh pengguna bisnis, TI melihat peluang untuk lebih memfokuskan perhatian pada arsitektur, integrasi, keamanan, data, tata kelola, dan kebutuhan perusahaan yang kompleks.
Seiring meningkatnya kemampuan pengguna bisnis, TI secara bertahap dapat menginvestasikan lebih banyak energi pada arsitektur, integrasi, keamanan, dan tata kelola. Peran TI dapat berkembang ke arah dukungan khusus dan bimbingan profesional.
—— Pemimpin tim TI J2
Itulah model kolaborasi yang mulai dibangun oleh J2. Departemen bisnis memahami dan berpartisipasi lebih dalam. TI memberikan panduan khusus dan melindungi arsitektur perusahaan, integrasi, keamanan, data, dan kebutuhan perusahaan yang kompleks. Kepemimpinan mendapatkan cara yang lebih disiplin untuk melihat adopsi nyata dan nilai yang terverifikasi. Transformasi digital bukan sekadar memindahkan pekerjaan dari satu tim ke tim lain; transformasi ini membantu setiap peran berkontribusi di tempat yang menciptakan nilai paling besar.
Model J2 Dapat Ditingkatkan Skalanya
Tahap peluncuran ini telah membangun tiga fondasi penting: sebuah alur kerja untuk mengidentifikasi dan menyaring masalah nyata di departemen, komunitas Pengguna Utama yang terus berkembang, dan bukti awal bahwa pembelajaran terarah dapat menjadi alur kerja yang diterapkan secara langsung.
J2 juga mengklarifikasi prinsip arsitektur penting: Jodoo harus melengkapi—bukan menggantikan—sistem inti. Mekanisme evaluasi formal sekarang akan menentukan alur kerja mana yang berkelanjutan, diatur, dan mampu menciptakan nilai yang terverifikasi.
Model ini mulai terlihat: garda terdepan mengidentifikasi masalah → departemen mengusulkan solusi → Pengguna Utama mempelajari dan mengembangkan → penasihat TI dan Jodoo memberikan dukungan profesional → aplikasi memasuki pekerjaan nyata, dan penggunaan berkelanjutan menentukan apakah aplikasi tersebut menciptakan nilai.
Proyek ini masih dalam tahap awal. Ketiga alur kerja tersebut harus terus beroperasi dalam kondisi nyata, dan klaim apa pun tentang jam kerja, pengurangan penggunaan kertas, cakupan, atau manfaat finansial akan memerlukan setidaknya delapan minggu penggunaan dan tinjauan formal. Namun, J2 telah melewati ambang batas yang berarti: Transformasi digital mulai beralih dari tujuan eksekutif menjadi pekerjaan yang dapat dilihat, dibentuk, dan digunakan oleh karyawan..
Dari Kontes di Pabrik Menjadi Kemampuan di Tingkat Perusahaan
Prioritas utama J2 saat ini adalah membantu lebih banyak Pengguna Utama untuk mewujudkan proposal mereka, meningkatkan alur kerja melalui penggunaan nyata, mengenali praktik terbaik, dan membawa siklus kontes pertama menuju kesuksesan.
Ambisi selanjutnya adalah menerapkan metode yang dikembangkan di J2 ke JCS dan, jika bukti terverifikasi mendukungnya, ke departemen dan pabrik lain. Tujuannya bukan untuk meniru tiga alur kerja tetap. Tujuannya adalah untuk mereproduksi cara kerja: menemukan masalah yang tepat, mengembangkan Pengguna Kunci, memandu implementasi, memverifikasi nilai berkelanjutan, dan mengatur apa yang dibangun.
Seiring waktu, J2 ingin transformasi digital menjadi bagian dari cara Shoetown melakukan perbaikan: karyawan lini depan mengidentifikasi peluang, tim bisnis mengartikulasikan kebutuhan dengan lebih jelas, TI fokus pada pekerjaan yang bernilai lebih tinggi, para pemimpin mengevaluasi hasil dengan bukti nyata, dan praktik efektif menyebar ke seluruh pabrik.
Itulah yang membuat kisah J2 signifikan. Sebuah pabrik dengan 15.000 karyawan tidak memperlakukan transformasi digital sebagai pembelian perangkat lunak. Mereka membangun kemampuan operasional bersama—yang dimiliki oleh bisnis, dilindungi oleh TI, didukung oleh Jodoo, dan diukur oleh kepemimpinan.
Jelajahi bagaimana Jodoo dapat membantu mendigitalisasi alur kerja yang tidak tercakup oleh sistem inti Anda.
[Minta Demo Jodoo]
