Duyệt theo danh mục
Chuyển đổi số bắt đầu từ những điều nhỏ nhặt.
Shoetown Group là một trong ba nhà sản xuất giày dép lớn nhất thế giới, với hơn 32 nhà máy sản xuất và hơn 100.000 nhân viên. Cơ sở J2 của tập đoàn tại Indonesia có khoảng 15.000 nhân viên và chủ yếu sản xuất giày dép cho Nike.
J2 đã có sẵn các hệ thống doanh nghiệp mạnh mẽ phục vụ cho việc lập kế hoạch, sản xuất và kiểm soát chất lượng. Tuy nhiên, bên cạnh những hệ thống đó, một số quy trình thường xuyên của các phòng ban vẫn được xử lý thông qua các biểu mẫu giấy, bảng tính và tin nhắn. Nhân viên sử dụng biểu mẫu giấy để tạm ứng tiền mặt, các chứng từ hoàn trả được chuyển qua nhiều người xem xét, và lịch trình vận chuyển được tổng hợp trong Excel trước khi được chia sẻ trong nhóm WhatsApp.
Ở quy mô của J2, các quy trình làm việc này tạo ra khối lượng công việc hành chính đáng kể, bao gồm xử lý giấy tờ, nhập liệu lặp đi lặp lại, theo dõi trạng thái và tổng hợp thủ công. Một đánh giá cơ hội nội bộ ước tính rằng các quy trình trong phạm vi này có thể liên quan đến gần 380.000 tờ giấy và khoảng 100.000 giờ lao động mỗi năm, tương đương với 10 triệu đô la Mỹ chi phí có thể tránh được. (Những con số này là ước tính trước khi triển khai, không phải là khoản tiết kiệm thực tế.)
Do đó, J2 tập trung vào bốn mục tiêu thực tiễn: giảm thiểu việc xử lý giấy tờ, rút ngắn thời gian thực hiện quy trình, hạn chế công việc hành chính lặp đi lặp lại và cải thiện tính minh bạch của quy trình.
Từ thử nghiệm đến chương trình thí điểm có cấu trúc
Giám đốc công nghệ (CTO) của chi nhánh Shoetown tại Nam Xương đã tìm kiếm các cách để cải thiện quy trình sản xuất thông qua quản lý tinh gọn và các công cụ kỹ thuật số linh hoạt. Năm 2018, ông bắt đầu thử nghiệm Jodoo cho các quy trình làm việc nằm ngoài hệ thống cốt lõi.
The Digital Lead of Shoetown’s Nanchang operation and the factory teams kept experimenting, sharing what worked, and learning where flexible tools could complement the core systems. Jodoo supported that exploration with a no-code platform and continued guidance. By 2026, the accumulated experience had created the foundation for a more structured digital transformation program at J2.
Dựa trên kinh nghiệm đó, J2 đã tiến hành một dự án thí điểm thực tế kéo dài hai tháng vào đầu năm 2026. Nhóm nghiên cứu nhận thấy rằng Jodoo có thể bổ sung cho các hệ thống cốt lõi của nhà máy đồng thời đáp ứng nhu cầu về tùy chỉnh, bảo mật dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập và tích hợp. Việc hỗ trợ trực tuyến và tại chỗ của Jodoo cũng phù hợp với ưu tiên của J2 trong việc giới thiệu thay đổi một cách dần dần và xây dựng năng lực tại chỗ, thay vì phụ thuộc vô thời hạn vào một nhóm bên ngoài.
Dự án thí điểm đã xác nhận sự phù hợp về mặt kỹ thuật, đồng thời làm rõ một yêu cầu triển khai: J2 không chỉ cần một hệ thống khác; mà cần công việc kỹ thuật số phải bén rễ trong hoạt động hàng ngày của mình.
Nhận định tiếp theo của J2: Chuyển đổi phải vươn tới tuyến đầu.
J2 nhận ra rằng chiến lược và công nghệ chỉ là điểm khởi đầu. Quy trình làm việc chỉ trở thành một phần của hoạt động thực tế khi các đội ngũ tuyến đầu nhận thấy được giá trị của nó, tham gia định hình nó và sử dụng nó trong công việc hàng ngày.
Để thu hút những người gần gũi nhất với từng quy trình, J2 đã tổ chức một cuộc thi xây dựng ứng dụng nội bộ dựa trên mô hình Người dùng chủ chốt (Key User). Công ty cần những nhân viên có thể quay lại bộ phận của mình, nhận diện vấn đề, làm rõ yêu cầu, giúp xây dựng giải pháp và thuyết phục đồng nghiệp cùng tham gia. Phát triển Người dùng chủ chốt trở thành bước đi có tổ chức đầu tiên hướng tới mục tiêu đó.
Chương trình này kết nối việc thu thập đề xuất, đào tạo Người dùng chủ chốt, triển khai quy trình làm việc và xác minh lợi ích. Các phòng ban đã đề cử các quy trình vẫn còn dựa vào giấy tờ, bảng tính, tổng hợp thủ công hoặc phối hợp bằng lời nói. J2 vẫn chịu trách nhiệm ưu tiên và sàng lọc các đề xuất về tính khả thi và giá trị tiềm năng. Sau đó, những Người dùng chủ chốt được chọn sẽ làm việc với nhóm CNTT, các nhà lãnh đạo chuyển đổi nội bộ và các cố vấn của Jodoo để làm rõ các yêu cầu, cấu hình quy trình làm việc, kiểm thử và giải quyết các vấn đề triển khai.
Nguyên tắc rất đơn giản: xây dựng năng lực cho người dùng chủ chốt, đưa Jodoo vào hoạt động thực tế và sử dụng các quy trình làm việc ban đầu đó làm điểm khởi đầu cho quá trình chuyển đổi rộng hơn. Theo thời gian, phương pháp này có thể hỗ trợ giảm chi phí, tăng tốc độ làm việc, nâng cao năng suất lao động và khả năng cạnh tranh lâu dài.
J2 cũng đặt ra một định nghĩa khắt khe về sự thành công. Một ứng dụng chỉ được coi là đã được sử dụng chính thức sau khi nó được đưa vào quy trình kinh doanh thực tế, tạo ra dữ liệu thực, được sử dụng liên tục trong ít nhất tám tuần và được người đứng đầu bộ phận xác nhận. Việc đánh giá cũng xem xét việc giảm thiểu giấy tờ, giờ làm việc, phạm vi người dùng, các yêu cầu quản trị và liệu quy trình làm việc có thể được sử dụng như một trường hợp tham khảo có thể tái sử dụng hay không.
Do đó, cuộc thi đặt ra một câu hỏi ý nghĩa hơn là "Chúng ta đã xây dựng được bao nhiêu ứng dụng?". Nó hỏi, "“Những thay đổi nào thực sự đang được sử dụng, duy trì và kiểm chứng?“
Gần 50 nhân viên, một cách tư duy mới.
Khi gần 50 nhân viên tham gia khóa đào tạo, họ đã mang theo những câu hỏi từ chính bộ phận của mình. Thử thách lớn hơn nhiều so với việc chỉ học một giao diện mới. Người tham gia phải biến kiến thức ngầm định thành thứ mà người khác có thể hiểu được: một biểu mẫu, một quy trình phê duyệt, một mối quan hệ dữ liệu, một quy tắc phân quyền và một trải nghiệm người dùng rõ ràng.
Vì lịch trình phải phù hợp với hoạt động sản xuất của nhà máy, chương trình đã sử dụng định dạng cô đọng và điều chỉnh tốc độ dựa trên phản hồi của người tham gia. Người tham gia yêu cầu thêm các bài tập thực hành dựa trên tình huống, bài tập từng bước và thời gian hỏi đáp. Phản hồi của họ đã tiết lộ một bài học quan trọng: năng lực kỹ thuật số phát triển thông qua thực hành có hướng dẫn, kiểm tra, phản hồi và sử dụng lặp đi lặp lại trong các tình huống kinh doanh thực tế.
Đến cuối khóa đào tạo, 36 nhân viên đã nộp bài tập. Mỗi bài tập không chỉ đơn thuần là hoàn thành khóa học; đó còn là nỗ lực đầu tiên để biến vấn đề của bộ phận thành một quy trình làm việc có thể được xây dựng, thử nghiệm và cải tiến.
Điều làm cho Jodoo khác biệt so với các hệ thống thông thường là người dùng cần phải tự học cách xây dựng mọi thứ. Tôi rất hài lòng với quá trình đào tạo này. Người dùng hiểu rõ vì họ phải hoàn thành các bài tập. Nếu họ có thể nộp bài tập, điều đó cho thấy họ đã quen thuộc hơn nhiều với các chức năng của Jodoo. Trong tương lai, họ sẽ có thể tự phát triển mọi thứ một cách hiệu quả và thuận tiện hơn.
—— Angela, Giám đốc Nhân sự của Shoetown
Angela luôn sát cánh bên nhân viên trong suốt quá trình đào tạo, động viên họ. Những người tham gia xuất sắc nhất bắt đầu phát triển phương pháp riêng của mình và chia sẻ kinh nghiệm với cả các đồng nghiệp tuyến đầu và Giám đốc Nhân sự.
Một thành viên tham gia đã khuyến khích cả nhóm bắt đầu từ góc nhìn của người dùng và xác định rõ ràng những gì họ muốn xây dựng.
Một người tham gia khác nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hiểu rõ mục tiêu, lập sơ đồ quy trình, chuẩn bị dữ liệu cần thiết và thử nghiệm từ các góc độ của người xây dựng, người sử dụng và người lãnh đạo bộ phận.
Một người tham gia khác nhấn mạnh sự kiên trì: khi một nỗ lực ban đầu không thành công, cô ấy tiếp tục thử nghiệm và hoàn thiện nó.
Các nhân viên tuyến đầu không còn chỉ là những người tham gia vào quá trình chuyển đổi số nữa—họ bắt đầu giải thích về nó cho những người khác. Trong quá trình đó, việc đào tạo cũng mang lại cho họ cơ hội mới để được các nhà quản lý công nhận về kiến thức và năng lực mà họ đã tích lũy được.
Từ đào tạo đến triển khai ba quy trình làm việc ban đầu chỉ trong ba ngày.
Thử thách thực sự bắt đầu sau khi tiết học kết thúc.
Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm chính cho ba đề án đang triển khai. Bà hiểu các khái niệm cơ bản của nền tảng, nhưng việc triển khai nhanh chóng nảy sinh nhiều câu hỏi về mặt vận hành:
- Ai cần xem dữ liệu nào?
- Bước phê duyệt tiếp theo nên là bước nào?
- Hồ sơ tạm ứng và hồ sơ hoàn trả cần được liên kết với nhau như thế nào?
- Những quyền hạn nào sẽ bảo vệ thông tin nhạy cảm?
- Điều gì sẽ giúp việc phân công vận chuyển trở nên đơn giản hơn đối với tài xế?
Mỗi câu trả lời đều đòi hỏi thảo luận kinh doanh, cấu hình, thử nghiệm và một vòng tinh chỉnh khác.
Người quản lý và Erica (cố vấn Jodoo) đã xem xét từng bước phê duyệt với các nhóm kinh doanh, kiểm tra quyền hạn theo từng vai trò và điều chỉnh các biểu mẫu dựa trên phản hồi của người dùng.
Sau đó, người quản lý liên tục chuyển đổi giữa các cuộc thảo luận kinh doanh và cấu hình ứng dụng, tinh chỉnh từng bước cho đến khi quy trình làm việc sẵn sàng để sử dụng. Trong vòng ba ngày, cô ấy đã đưa ba trường hợp sử dụng vào hoạt động: tạm ứng tiền mặt cho nhân viên, phiếu hoàn trả chi phí và yêu cầu vận chuyển.
Giúp các khoản ứng tiền mặt trở nên minh bạch và dễ theo dõi
Trước đây, nhân viên yêu cầu tạm ứng lương hoặc vốn kinh doanh tạm thời phải điền vào một mẫu đơn giấy trải qua nhiều cấp phê duyệt. Việc theo dõi trạng thái rất hạn chế, trong khi bộ phận Tài chính phải tự tổng hợp dữ liệu trước khi kết nối với các quy trình liên quan đến lương.
Với quy trình làm việc mới, nhân viên gửi yêu cầu trực tuyến, phê duyệt được chuyển tiếp tự động và dữ liệu hoàn chỉnh được gửi đến bộ phận Tài chính để xử lý. Quy trình này minh bạch và có thể theo dõi. Ứng dụng cũng có thể kết nối khoản tạm ứng với các hồ sơ hoàn trả liên quan và tính toán số dư hoàn trả còn lại theo thời gian thực.
Bước tiếp theo là tìm hiểu khả năng tích hợp với G3, hệ thống quản lý doanh nghiệp cốt lõi của Shoetown, để việc cập nhật hệ thống cốt lõi của tập đoàn có thể được tự động hóa hơn.
Đưa quy trình hoàn trả chi phí vượt ra ngoài khuôn khổ giấy tờ.
Việc hoàn trả chi phí phụ thuộc vào chứng từ giấy tờ, khiến việc theo dõi phê duyệt và xác minh tài liệu tốn nhiều thời gian hơn cho nhân viên và bộ phận Tài chính.
Giờ đây, nhân viên có thể gửi yêu cầu hoàn tiền trực tuyến và liên kết chúng với hồ sơ tạm ứng tiền mặt tương ứng. Ứng dụng sẽ chuyển tiếp các yêu cầu phê duyệt, và bộ phận Tài chính có thể xem xét và xử lý thanh toán trực tuyến. Sự thay đổi này giúp giảm thiểu giấy tờ và làm rõ hơn mối quan hệ giữa tạm ứng và hoàn tiền.
Số hóa các yêu cầu và điều phối vận chuyển
Trước đây, nhân viên yêu cầu phương tiện di chuyển của công ty thường dựa vào giao tiếp bằng lời nói hoặc các mẫu đơn giấy. Bộ phận hành chính tự phân bổ xe và tài xế, tổng hợp lịch trình hàng ngày trong Excel và đăng lên nhóm WhatsApp. Quá trình này tốn thời gian và có thể dẫn đến thông tin lỗi thời hoặc xung đột về xe.
Với ứng dụng mới, nhân viên nhập thời gian, điểm đến và số lượng hành khách trực tuyến. Bộ phận quản lý sẽ phê duyệt yêu cầu và chỉ định xe cùng tài xế. Tài xế sử dụng một liên kết cố định để chấp nhận và xem lại các nhiệm vụ trên điện thoại của họ, do đó nhóm quản lý không còn phải gửi lịch trình nhiều lần nữa.
Bước tiếp theo là cải thiện hơn nữa các thông báo cho tài xế.
Cả ba quy trình làm việc này kết nối nhân viên, bộ phận Tài chính, Hành chính, các trưởng phòng và tài xế. Quan trọng hơn, chúng đã mang lại cho Linda kinh nghiệm thực tế trong việc vượt qua khoảng cách giữa các bộ phận. “Tôi hiểu rõ về nền tảng này.” Và “Tôi có thể dùng nó để giải quyết một vấn đề thực tế.”
Kết quả rõ ràng nhất không chỉ đến từ tốc độ. Với sự hỗ trợ có hướng dẫn và quản trị phù hợp, người nào đó gần gũi với công việc có thể giúp biến công việc đó thành một quy trình kỹ thuật số hữu ích. Đối với J2, điều đó đã mở ra con đường cải tiến vượt ra ngoài phạm vi một nhóm trung tâm nhỏ mà không làm mất đi quyền kiểm soát.
Những khám phá của J2 vượt xa hiệu quả thông thường
Dự án J2 bắt đầu với việc giảm thiểu giấy tờ, đẩy nhanh tiến độ công việc và tăng năng suất lao động. Khi quá trình đào tạo và triển khai quy trình làm việc thực tế tiến triển, công ty bắt đầu nhận thấy lợi ích rộng hơn: nhân viên học cách mô tả công việc rõ ràng hơn, bộ phận kinh doanh và CNTT phát triển ngôn ngữ chung, và đóng góp của nhân viên tuyến đầu ngày càng được ban lãnh đạo ghi nhận.
Một ngôn ngữ giao tiếp tốt hơn giữa bộ phận kinh doanh và CNTT
Các nhóm kinh doanh ngày càng giỏi hơn trong việc diễn đạt các yêu cầu kỹ thuật số.
Một trưởng nhóm CNTT đã chứng kiến các yêu cầu kinh doanh thường không đầy đủ hoặc thay đổi liên tục trong quá trình phát triển. Khi người dùng kinh doanh tham gia định hình quy trình làm việc, họ phải suy nghĩ kỹ về người dùng, dữ liệu, các bước và kết quả mong muốn. Chuyển đổi số đang bắt đầu thay đổi không chỉ các công cụ mà còn cả chất lượng giao tiếp giữa bộ phận kinh doanh và CNTT.
Nhân viên trở thành những người đóng góp tích cực và có tầm ảnh hưởng.
Một thay đổi khác là cơ hội để nhân viên phát triển thông qua quá trình chuyển đổi. Khi nhân viên học cách lập sơ đồ quy trình làm việc, tham gia vào thiết kế và chia sẻ những gì họ đã học được, họ có được cả khả năng thực tiễn và sự chú ý lớn hơn từ ban lãnh đạo. Khi các quy trình làm việc hoàn thiện hơn, họ cũng có thể dành ít thời gian hơn để điền vào các biểu mẫu giấy, nhập đi nhập lại cùng một thông tin hoặc kiểm tra trạng thái yêu cầu.
CNTT đã vươn lên vị trí cao hơn trong chuỗi giá trị.
Khi người dùng doanh nghiệp ngày càng chủ động hơn trong việc quản lý quy trình làm việc phù hợp của từng bộ phận, bộ phận CNTT nhận thấy có thể tập trung nhiều hơn vào kiến trúc, tích hợp, bảo mật, dữ liệu, quản trị và các nhu cầu phức tạp của doanh nghiệp.
Khi người dùng nghiệp vụ nâng cao năng lực của mình, bộ phận CNTT có thể dần dần đầu tư nhiều nguồn lực hơn vào kiến trúc, tích hợp, bảo mật và quản trị. Vai trò của CNTT có thể phát triển theo hướng hỗ trợ chuyên biệt và hướng dẫn chuyên nghiệp.
—— Trưởng nhóm CNTT của J2
Đó là mô hình hợp tác mà J2 đang bắt đầu xây dựng. Các bộ phận kinh doanh hiểu rõ hơn và tham gia sâu hơn. Bộ phận CNTT cung cấp hướng dẫn chuyên môn và bảo vệ kiến trúc doanh nghiệp, tích hợp, bảo mật, dữ liệu và các nhu cầu phức tạp của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo có được phương pháp bài bản hơn để thấy được sự áp dụng thực tế và giá trị được xác thực. Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là chuyển công việc từ nhóm này sang nhóm khác; nó giúp mỗi vai trò đóng góp vào những lĩnh vực tạo ra giá trị cao nhất.
Mô hình J2 có thể mở rộng
Giai đoạn khởi động đã thiết lập ba nền tảng quan trọng: một quy trình để xác định và sàng lọc các vấn đề thực tế của bộ phận, một cộng đồng Người dùng chủ chốt ngày càng phát triển và bằng chứng ban đầu cho thấy việc học tập có hướng dẫn có thể trở thành quy trình làm việc thực tế.
J2 cũng làm rõ một nguyên tắc kiến trúc quan trọng: Jodoo nên bổ sung chứ không phải thay thế hệ thống cốt lõi. Một cơ chế đánh giá chính thức giờ đây sẽ xác định quy trình làm việc nào được duy trì, quản lý và có khả năng tạo ra giá trị được kiểm chứng.
Mô hình này đang dần trở nên rõ ràng: tuyến đầu xác định vấn đề → bộ phận đề xuất giải pháp → Người dùng chủ chốt học hỏi và phát triển → CNTT và các cố vấn của Jodoo cung cấp hỗ trợ chuyên nghiệp → ứng dụng được đưa vào sử dụng thực tế, và việc sử dụng liên tục sẽ quyết định liệu nó có tạo ra giá trị hay không.
Dự án vẫn còn ở giai đoạn đầu. Ba quy trình làm việc phải tiếp tục hoạt động trong điều kiện thực tế, và bất kỳ tuyên bố nào về giờ làm việc, giảm thiểu giấy tờ, phạm vi bảo hiểm hoặc lợi ích tài chính đều cần ít nhất tám tuần sử dụng và đánh giá chính thức. Nhưng J2 đã vượt qua một ngưỡng quan trọng: Quá trình chuyển đổi số đã bắt đầu chuyển từ mục tiêu của ban lãnh đạo sang công việc mà nhân viên có thể nhìn thấy, định hình và sử dụng..
Từ một cuộc thi cấp nhà máy đến một năng lực cấp doanh nghiệp
Ưu tiên trước mắt của J2 là giúp nhiều Người dùng chủ chốt hơn đưa các đề xuất vào thực tiễn, cải thiện quy trình làm việc thông qua việc sử dụng thực tế, ghi nhận những thực tiễn tốt và kết thúc thành công chu kỳ cuộc thi đầu tiên.
Tham vọng tiếp theo là áp dụng phương pháp đã phát triển tại J2 vào JCS và, nếu có bằng chứng xác thực, sẽ áp dụng vào các bộ phận và nhà máy khác. Mục tiêu không phải là sao chép ba quy trình làm việc cố định. Mà là tái tạo một cách thức làm việc: tìm ra vấn đề đúng, phát triển Người dùng chủ chốt, hướng dẫn triển khai, xác minh giá trị bền vững và quản lý những gì được xây dựng.
Theo thời gian, J2 mong muốn chuyển đổi số trở thành một phần trong quá trình cải tiến của Shoetown: nhân viên tuyến đầu xác định cơ hội, các nhóm kinh doanh trình bày nhu cầu rõ ràng hơn, bộ phận CNTT tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn, các nhà lãnh đạo đánh giá kết quả bằng chứng cứ thực tế và các thực tiễn hiệu quả được lan tỏa khắp các nhà máy.
Đó chính là điều làm nên ý nghĩa câu chuyện của J2. Một nhà máy với 15.000 nhân viên không coi chuyển đổi số như một việc mua phần mềm đơn thuần. Họ đang xây dựng một năng lực vận hành chung – thuộc sở hữu của doanh nghiệp, được bảo vệ bởi bộ phận CNTT, được hỗ trợ bởi Jodoo và được đánh giá bởi ban lãnh đạo.
Khám phá cách Jodoo có thể giúp số hóa các quy trình làm việc mà hệ thống cốt lõi của bạn chưa đáp ứng được.
[Yêu cầu bản dùng thử Jodoo]
