Voltek Energy: Как автоматизация без программирования объединила 10 отделов и сократила время найма персонала (60%)

Компания Voltek Energy — ведущий поставщик комплексных решений в области солнечной энергетики в Малайзии. Она занимается проектированием, дистрибуцией, установкой и обслуживанием солнечных фотоэлектрических (PV) систем для жилых, коммерческих и промышленных объектов. Стремясь минимизировать воздействие на окружающую среду и снизить коммунальные платежи для своих клиентов, Voltek берет на себя все этапы — от проектирования и закупок до финансирования и технического обслуживания.

Столкнувшись со сложностями управления проектами по установке солнечных батарей в жилых, коммерческих и промышленных зданиях, охватывающими 8-10 отделов, компания Voltek столкнулась с “информационными разрозненными системами” и ограничениями устаревших жестких инструментов. Внедрение настраиваемой платформы Jodoo без необходимости написания кода позволило Voltek оцифровать весь процесс управления проектами в жилых домах, обработку жалоб и кадровые процессы. Эта трансформация устранила узкое место, связанное с ручным вводом данных из WhatsApp в Excel, сократила процесс утверждения кандидатов с нескольких дней до одного дня и обеспечила руководству оперативное наблюдение в режиме реального времени. История Voltek демонстрирует, как “индивидуально разработанная” цифровая стратегия может позволить компании, работающей в сфере “зеленых” технологий, эффективно масштабироваться, сохраняя при этом высочайшие стандарты обслуживания клиентов и соответствия требованиям.

Проблема: Ручные процессы ограничивают рост компании-поставщика солнечной энергии.

На быстрорастущем рынке возобновляемой энергии Малайзии компания Voltek Energy зарекомендовала себя как ключевой игрок, предлагая комплексные решения в области солнечной фотоэлектрической энергетики для жилых, коммерческих и промышленных клиентов. Однако по мере роста бизнеса “административные сложности”, связанные с традиционными методами управления, начали препятствовать развитию, что значительно затрудняло управление сложными операциями.

Для предоставления комплексного решения в области солнечной энергетики компании Voltek Energy требуется слаженная координация между 8-10 различными отделами, включая отделы продаж, проектирования, финансов, управления проектами, а также эксплуатации и технического обслуживания. Однако их внутренние процессы в значительной степени основывались на ручных методах.

Команда использовала группы WhatsApp для сбора контактных данных клиентов, отслеживания хода проекта и обмена информацией между отделами. Затем информацию, которой обменивались в WhatsApp, приходилось вручную вводить и компилировать в электронные таблицы Excel. Такой фрагментарный подход создал ряд серьезных проблем:

• Ловушка ручного перевода данных из WhatsApp в Excel: Заявки от клиентов, поступившие с сайта, принимались через WhatsApp, а затем вручную переносились в электронные таблицы Excel. Этот процесс был не только медленным, но и подверженным человеческим ошибкам и недопониманию. “Раньше мы просто использовали WhatsApp, а затем переносили данные в Excel”, — вспоминает один из разработчиков. “Было очень сложно поддерживать согласованность действий всех участников, и постоянно существовал риск недопонимания”.
• Разрозненные ведомственные структуры: Когда над одним проектом необходимо было взаимодействовать от 8 до 10 отделов, включая отделы продаж, дизайна, финансов, управления проектами и эксплуатации и технического обслуживания, информация часто терялась при передаче. “Мы пытались объединить все отделы на одной платформе и свести все в один процесс, но, похоже, другие системы не совсем соответствовали нашим потребностям”, — отметил Кевин, помощник административного менеджера в Voltek.
• Назначение трудоемкой задачиОбработка жалоб клиентов и заявок в службу поддержки осуществлялась полностью вручную. Когда клиент отправлял электронное письмо, команде приходилось извлекать данные, вводить их в Excel и вручную назначать задачу руководителю. К моменту обновления электронной таблицы информация часто уже устаревала.

Компания Voltek Energy осознала необходимость системы для централизации данных и автоматизации рабочих процессов. Они изучили такие инструменты, как Google Forms и Понедельник, Однако выяснилось, что эти платформы нельзя достаточно глубоко настроить под специфические многопрофильные процедуры компании Voltek. Им требовалось решение, которое адаптировалось бы к их уникальным бизнес-процессам.

Решение: Индивидуально разработанная цифровая экосистема.

Генеральный директор Voltek Energy узнал о Jodoo по рекомендации основателя другой компании. Заинтригованные её потенциалом, основатели решили протестировать платформу. Они быстро обнаружили, что Jodoo предлагает именно то, чего им не хватало: исключительную гибкость и возможность индивидуальной настройки.

Выбор подходящего инструмента: Jodoo против Excel, Google Forms и Monday.com

Компания Voltek изучила несколько вариантов цифровых решений, прежде чем остановиться на долгосрочном партнере:

Excel и Google Forms: Несмотря на свою распространенность, эти инструменты не обладали автоматизацией рабочих процессов и межведомственной интеграцией, необходимыми для управления сложными проектами.

Monday.com: Несмотря на высокую производительность, команде было сложно адаптировать платформу под свои специфические задачи. Некоторые структурные ограничения не соответствовали уникальному рабочему процессу Voltek.

Jodoo выделялась высокой степенью настраиваемости. Компания Voltek обнаружила, что Jodoo “подстраивается под нужды заказчика”, а не наоборот. Решающим фактором стала возможность построить систему “от А до Я”, охватывающую как проектные, так и внутренние операции.

“Даже не пройдя первоначальное обучение, я все равно нашел систему простой в использовании. Я довольно легко понял, как ее настраивать, потому что она очень удобна для пользователя”, — отметил внутренний разработчик компании Voltek Energy.

Руководители отделов предоставляли шаблоны необходимых им решений, а команда Кевина разрабатывала стратегии и создавала решения непосредственно в Jodoo. Они использовали Jodoo для создания взаимосвязанных приложений, которые решали наиболее насущные проблемы, связанные с рабочим процессом.

Реализация: Создание цифровой инфраструктуры

Комплексное управление проектами в сфере жилищного строительства.

Компания Voltek полностью оцифровала свой рабочий процесс по проектам установки солнечных батарей в жилых домах. Теперь, когда клиент проявляет интерес, он заполняет внешнюю форму Jodoo, ссылка на которую размещена на веб-сайте. Эта заявка автоматически направляется в отдел продаж. После подтверждения клиентом проект автоматически передается в отдел проектирования для создания спецификаций системы. Затем он возвращается в отдел продаж для окончательного подтверждения, одновременно уведомляя финансовый отдел об обработке платежа за бронирование. Только после получения всех необходимых согласований проект переходит в фазу выполнения. Руководители отделов теперь могут назначать задачи непосредственно в системе, и все члены команды имеют доступ к данным клиента в режиме реального времени, что значительно снижает вероятность недопонимания.

Автоматизированная система обработки заявок на эксплуатацию и техническое обслуживание (O&M).

Для обработки жалоб клиентов и запросов на техническое обслуживание компания Voltek заменила свой неудобный процесс отправки электронных писем в Excel на оптимизированную систему обработки заявок Jodoo. При подаче жалобы мгновенно создается заявка. Руководитель отдела может напрямую назначить ее супервайзеру в Jodoo. Все последующие отчеты и обновления о ходе работы регистрируются в той же системе. Также была разработана простая панель мониторинга для отслеживания ожидающих и завершенных заявок в режиме реального времени.

Оптимизированный процесс найма и проведения собеседований.

Компания Voltek также использовала Jodoo для модернизации процесса найма в отделе кадров. Ранее кандидаты отправляли свои резюме по электронной почте, и отдел кадров тратил дни на переписку с руководителями отделов, чтобы объяснить квалификацию кандидатов и назначить собеседования. Теперь кандидаты предоставляют свою информацию напрямую через форму Jodoo. Система автоматически уведомляет соответствующего руководителя отдела, который может просмотреть профиль кандидата и принять решение непосредственно в приложении.

Процесс утверждения кандидатур сократился с 2-3 дней переписки по электронной почте до одного дня. “Это значительно повысило нашу эффективность”, — отметил один из разработчиков. “Благодаря автоматическим уведомлениям мне не нужно постоянно связываться с менеджерами”.”

Результаты: ускоренный процесс найма, сплоченные команды и высокая степень внедрения.

Внедрение Jodoo позволило компании Voltek Energy успешно скоординировать работу различных подразделений и устранить хаос, связанный с ручным отслеживанием. Благодаря широким возможностям настройки платформы, приложения идеально вписались в существующие процедуры Voltek.

“Джоду подходит именно вам, вместо того чтобы вы меняли себя, подстраиваясь под Джоду”.” Один из разработчиков отметил.

Такой индивидуальный подход привел к невероятно высокому уровню внедрения платформы. В настоящее время у Voltek 70 активных пользователей, которые ежедневно используют ее для управления проектами и внутренними процессами. Автоматизировав поток информации, Voltek Energy не только сэкономила часы ручной административной работы, но и повысила точность данных и скорость обслуживания своих клиентов, использующих солнечную энергию.

Ключевой показатель эффективности	До Джоду	После Джоду
Продолжительность процесса найма	2-3 дня	Менее 1 дня
Автоматизация рабочих процессов	0% (Ручная версия Excel/WhatsApp)	Автоматизированы рабочие процессы в жилых помещениях в соответствии с требованиями стандартов 80% и 90%.
Видимость данных	Разрознен по различным чатам	Централизованные панели мониторинга в режиме реального времени

(Примечание: Показатель автоматизации 80% до 90% основан на оценке заказчиком количества выполненных рабочих процессов по их проектам в жилом секторе.)

Перспективы на будущее: Расширение цифровизации на уровне предприятия.

Компания Voltek Energy успешно оптимизировала свою деятельность в сфере установки солнечных батарей в жилых домах, но на этом не останавливается. В настоящее время они разрабатывают рабочие процессы для интеграции своих проектов в коммерческом и промышленном секторах, а также в строительстве с платформой Jodoo.

Команда также планирует создать более продвинутые панели мониторинга данных, такие как анализ источников клиентов для отдела продаж и доски отслеживания затрат для финансового отдела. Они даже изучают способы использования функций внешних ссылок Jodoo, чтобы предоставить клиентам доступ в режиме реального времени к самостоятельному отслеживанию хода установки их проекта.

Благодаря партнерству с Jodoo, компания Voltek Energy доказала, что с помощью правильных инструментов, не требующих программирования, небольшая внутренняя команда может осуществить масштабную цифровую трансформацию, взяв под полный контроль свою операционную деятельность.

Готовы расширить возможности ваших бизнес-пользователей и добиться быстрой окупаемости инвестиций?

[Запросить демонстрацию Jodoo]