Welches genaue Dokument wird benötigt?
Verwenden Sie die dem Mandanten bekannte Bezeichnung und fassen Sie nicht zusammenhanglose Nachweise in einer Position zusammen.
FORMULAR ZUR ANFORDERUNG VON MANDANTENUNTERLAGEN
Client document request form for exact, usable evidence
Ersetzen Sie allgemeine E-Mail-Anfragen durch ein strukturiertes Formular mit Dokumentname, Leistungszeitraum, Grund, zulässigem Format, Fälligkeit und verantwortlichem Ansprechpartner.
Mandanten sehen eine konkrete Unterlagenanfrage. Ihr Team hält Anfrage, Einreichung, Prüferentscheidung und Fälligkeit miteinander verknüpft.
Für bis zu fünf Nutzer kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.
Felder, Workflows und Dashboards ohne Programmierung anpassen. Mehr als 1.000 App-Vorlagen und Anwendungsfälle entdecken
Melden Sie sich an, um Beispieldatensätze anzusehen. Installieren Sie Ihre eigene Kopie, bevor Sie Mandantendateien oder Zugriffsregeln hinzufügen.
6Kernfelder der herunterladbaren Startvorlage für Unterlagenanfragen
5Nachfassstatus von der Unterlagenanfrage bis zum freigegebenen Nachweis
1Durchgängiger Weg von der Mandantenantwort bis zur Prüferentscheidung
KOSTENLOSE STARTVORLAGE FÜR MANDANTENANFORDERUNGEN
Anforderungsstruktur übernehmen, bevor Sie die App öffnen
Verwenden Sie diese sechs Felder für ein konkretes Dokument. Ergänzen Sie leistungsspezifische Fragen nur, wenn sie dem Mandanten bei der Auswahl der richtigen Datei helfen.
CSV-Feldcheckliste herunterladen ↓AnforderungsbeispielKontoauszug des Geschäftskontos für September
- Angefordertes Dokument
- Kontoauszug des Geschäftskontos für September
- Leistungszeitraum
- September 2026
- Begründung
- Wird für die monatliche Bankabstimmung benötigt
- Zulässiges Format
- Vollständige PDF-Datei oder nativer Bankexport
- Fälligkeit beim Mandanten
- 10. Oktober 2026
- Verantwortlicher der Unterlagenanfrage
- Ava Martin
Fünf Fragen machen eine Unterlagenanfrage hilfreicher als einen allgemeinen Upload-Link
Ein gutes Formular reduziert Rückfragen beim Mandanten und den Prüfaufwand der Kanzlei.
Welchen Zeitraum oder Vorgang deckt es ab?
Nennen Sie Monat, Quartal, Jahr oder Vorgang, damit eine plausible, aber falsche Datei weniger wahrscheinlich ist.
Warum benötigt die Kanzlei das Dokument?
Eine kurze geschäftliche Begründung hilft dem Mandanten, die richtige Quelle zu wählen und die Dringlichkeit zu verstehen.
Was gilt als zulässig?
Beschreiben Sie Format, Vollständigkeit und sichtbare Quellenangaben, die der Prüfer benötigt.
Wann und wohin geht es anschließend?
Nennen Sie Fälligkeit, Verantwortlichen der Unterlagenanfrage und den Mandatsschritt, der auf die Freigabe wartet.
Genügend Kontext erfassen, um eine weitere Fragerunde zu vermeiden
Halten Sie das Mandantenformular knapp, ohne Informationen zu entfernen, die der Prüfer für seine Entscheidung benötigt.
| Feld | Warum es wichtig ist | Beispiel |
|---|---|---|
| Angefordertes Dokument | Benennt eine konkret bearbeitbare Position | Kontoauszug des Geschäftskontos für September |
| Leistungszeitraum | Verhindert ein richtiges Dokument aus dem falschen Zeitraum | September 2026 |
| Begründung | Erklärt Auswahl und Dringlichkeit | Wird für die monatliche Bankabstimmung benötigt |
| Zulässiges Format | Legt fest, welche Nachweise verwertbar sind | Vollständige PDF-Datei oder nativer Bankexport |
| Fälligkeit beim Mandanten | Macht das Nachfassen objektiv | 10. Oktober 2026 |
| Verantwortlicher der Unterlagenanfrage | Gibt dem Mandanten einen zuständigen Ansprechpartner | Ava Martin |
Den weiteren Ablauf vor dem Versand des Formulars gestalten
Das Formular sollte in einen sichtbaren Arbeitsablauf führen, nicht in ein weiteres Postfach.
Datei mit Kontext entgegennehmen
Ordnen Sie die Einreichung der Unterlagenanfrage, dem Mandanten, dem Mandat und dem Leistungszeitraum zu.
Auf Verwertbarkeit prüfen
Geben Sie vollständige Nachweise frei oder senden Sie sie mit präzisem Korrekturhinweis und Entscheidungsdatum zurück.
Nur bei Ausnahmen nachfassen
Priorisieren Sie überfällige, unvollständige und mehrfach zurückgesandte Unterlagenanfragen, statt allen dieselbe Erinnerung zu senden.
Abhängige Arbeit als bereit kennzeichnen
Zeigen Sie dem Bearbeiter, wenn alle erforderlichen Nachweise für den Mandatsschritt freigegeben sind.
Mit diesem Formular einen kontrollierten Einholungsprozess beginnen
Die Vorlage löst eine konkrete Anforderungs- und Nachverfolgungsaufgabe. Sie erhebt nicht den Anspruch, jedes Dokumenten- oder Mandantenzugriffssystem der Kanzlei zu ersetzen.
Besonders geeignet
Konkrete Unterlagenanfragen, Zeitraumkontext, Dateierfassung, Nachfassstatus, Rückgabehinweise und freigegebene Nachweise.
Keine vage Checkliste
Muss ein Mandant viele Positionen liefern, erstellen Sie getrennte Anfragedatensätze oder einen leistungsspezifischen Anfragesatz mit klaren Zuständigkeiten.
Grenze zum Mandantenportal
Diese Seite verspricht kein vollständig gebrandetes Mandantenportal. Prüfen Sie vor der Einführung Ihr konkretes Zugriffs- und Identitätsmodell für Mandanten.
Ein einziger Feldsatz passt nicht zu jedem Mandantendokument
Halten Sie den Kern eindeutig und ergänzen Sie leistungsspezifische Felder nur dort, wo sie dem Mandanten eine richtige Antwort erleichtern.
Monatliche Buchhaltung
Fragen Sie nach Monat, Bank- oder Zahlungsquelle, Vollständigkeit des Auszugs und Abgrenzungsangaben.
Steuerarbeit
Fragen Sie nach Steuerjahr, Aussteller, Steuerpflichtigem oder Unternehmen und danach, ob eine korrigierte Fassung vorliegt.
Prüfungsunterstützung
Fragen Sie nach Berichtszeitraum, Grundgesamtheit oder Stichprobenreferenz, Freigabenachweis und zugehörigen Aufstellungen.
Beratungsleistungen
Fragen Sie nach Analysezeitraum, Quellsystem, Definition der Kennzahl und bekannten Einschränkungen.
FORMULAR AUS ERFAHRUNGEN VERBESSERN
Das Formular an die Leistung anpassen, ohne ein neues Werkzeug zu schaffen
Mit Jodoo kann der Prozessverantwortliche ein wiedererkennbares Kernformular beibehalten und den für verschiedene Leistungen erforderlichen Kontext ergänzen.
Die Kanzlei kann die Unterlagenanfrage verbessern, sobald sie erkennt, wo Mandanten zögern oder Prüfer Nachweise zurückgeben.- 01Steuer-, Lohn- oder Prüfungsfelder nur anzeigen, wenn die Anfragekategorie sie benötigt
- 02Pflichtfelder und Hinweise zu zulässigen Formaten ohne Programmierung ändern
- 03Einreichungen nach Leistung oder Mandat an den richtigen Prüfer weiterleiten
- 04Dashboards für überfällige Unterlagenanfragen, Rückgaben und Bereitschaft ergänzen
Fragen zur Anforderung verwertbarer Mandantenunterlagen
Was gehört in ein Formular zur Anforderung von Mandantenunterlagen?
Nehmen Sie das genaue Dokument, Mandant und Mandat, Leistungszeitraum, Grund, zulässiges Format, den Verantwortlichen und die Fälligkeit auf. Verfolgen Sie Eingang und Prüfung getrennt.
Sollte ein Formular mehrere Dokumente anfordern?
Ein kurzer Anfragesatz kann funktionieren. Bei unterschiedlichen Fälligkeiten oder Prüfergebnissen machen getrennte Datensätze Zuständigkeit, Erinnerungen, Rückgaben und Freigaben jedoch klarer.
Was geschieht, wenn ein Mandant die falsche Datei hochlädt?
Senden Sie die Einreichung mit einem präzisen Korrekturhinweis zurück, bewahren Sie ursprüngliche Anforderung und Versionskontext auf und leiten Sie die korrigierte Einreichung erneut zur Prüfung.
Kann das Formular für verschiedene Kanzleileistungen geändert werden?
Ja. Autorisierte Nutzer können bedingte Felder ergänzen, Pflichtangaben ändern, den Prüfworkflow anpassen und ohne Programmierung leistungsspezifische Ansichten erstellen.
Ersetzt dies eine sichere Dokumentenablage?
Das Formular koordiniert Unterlagenanfragen und Nachweisstatus. Bewerten Sie Sicherheits-, Aufbewahrungs-, revisionssichere Archiv- und externe Zugriffsanforderungen Ihrer Kanzlei getrennt.
Wie kann die Kanzlei Erinnerungs-E-Mails reduzieren?
Verfolgen Sie Fälligkeit und Status jeder Unterlagenanfrage und fassen Sie nur bei Positionen nach, die bald fällig, überfällig, unvollständig oder zurückgesandt sind.
FUNKTIONSFÄHIGES BEISPIEL TESTEN
Ausgefülltes Anforderungsformular samt Nachverfolgung ansehen
Sehen Sie die Felder für den Mandanten sowie die Anfrage-, Einreichungs-, Prüf- und Bereitschaftsdatensätze, die die Kanzlei anschließend verwendet.
Anforderungsformular verwenden