Cần chính xác tài liệu nào?
Dùng tên mà khách hàng nhận ra và tránh gộp các chứng từ không liên quan vào cùng một dòng.
Biểu mẫu yêu cầu tài liệu khách hàng
Client document request form for exact, usable evidence
Thay yêu cầu email chung chung bằng biểu mẫu có cấu trúc, cung cấp cho khách hàng tên tài liệu, kỳ dịch vụ, lý do, định dạng chấp nhận, hạn chót và đầu mối phụ trách.
Khách hàng thấy một yêu cầu cụ thể; đội ngũ của bạn giữ yêu cầu, lần nộp, quyết định rà soát và hạn chót được kết nối.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Đăng nhập để xem trước hồ sơ mẫu. Hãy cài đặt bản sao của riêng bạn trước khi thêm tệp khách hàng hoặc quy tắc truy cập.
6các trường cốt lõi trong mẫu yêu cầu khách hàng có thể tải xuống
5các trạng thái theo dõi từ khi yêu cầu đến khi chứng từ được chấp nhận
1luồng liên kết từ phản hồi khách hàng đến quyết định rà soát
MẪU KHỞI ĐẦU YÊU CẦU KHÁCH HÀNG MIỄN PHÍ
Sao chép cấu trúc yêu cầu trước khi mở ứng dụng
Dùng sáu trường này cho một tài liệu cụ thể. Chỉ thêm câu hỏi theo dịch vụ khi giúp khách hàng chọn đúng tệp.
Tải danh sách trường CSV ↓Ví dụ yêu cầuSao kê tài khoản hoạt động tháng Chín
- Tài liệu được yêu cầu
- Sao kê tài khoản hoạt động tháng Chín
- Kỳ dịch vụ
- Tháng Chín năm 2026
- Lý do
- Hỗ trợ đối chiếu tiền mặt hằng tháng
- Định dạng chấp nhận
- PDF đầy đủ hoặc bản xuất tích hợp từ ngân hàng
- Hạn chót của khách hàng
- 10 tháng Mười năm 2026
- Người phụ trách yêu cầu
- Ava Martin
Năm câu hỏi giúp yêu cầu hữu ích hơn một liên kết tải lên chung
Biểu mẫu tốt giúp khách hàng bớt phải hỏi lại và giảm công việc rà soát cho công ty.
Tài liệu thuộc kỳ hoặc sự kiện nào?
Nêu rõ tháng, quý, năm hoặc giao dịch để giảm khả năng nhận tệp có vẻ hợp lý nhưng sai kỳ.
Vì sao công ty cần tài liệu đó?
Một lý do nghiệp vụ ngắn giúp khách hàng chọn đúng nguồn và hiểu mức độ khẩn cấp.
Thế nào là chấp nhận được?
Mô tả định dạng, mức độ đầy đủ và thông tin nguồn mà người rà soát cần thấy.
Khi nào và tài liệu sẽ đi đâu tiếp theo?
Nêu hạn chót, người phụ trách yêu cầu và bước công việc đang chờ được chấp nhận.
Thu thập đủ bối cảnh để tránh thêm một vòng hỏi đáp
Giữ biểu mẫu dành cho khách hàng ngắn gọn nhưng không bỏ thông tin người rà soát cần để quyết định.
| Trường | Vì sao quan trọng | Ví dụ |
|---|---|---|
| Tài liệu được yêu cầu | Nêu một hạng mục có thể xử lý | Sao kê tài khoản hoạt động tháng Chín |
| Kỳ dịch vụ | Ngăn tài liệu đúng nhưng sai kỳ | Tháng Chín năm 2026 |
| Lý do | Giải thích lựa chọn và mức độ khẩn cấp | Hỗ trợ đối chiếu tiền mặt hằng tháng |
| Định dạng chấp nhận | Xác định chứng từ có thể sử dụng | PDF đầy đủ hoặc bản xuất tích hợp từ ngân hàng |
| Hạn chót của khách hàng | Tạo mục tiêu theo dõi rõ ràng | 10 tháng Mười năm 2026 |
| Người phụ trách yêu cầu | Cung cấp đầu mối chịu trách nhiệm phía khách hàng | Ava Martin |
Thiết kế luồng phản hồi trước khi gửi biểu mẫu
Biểu mẫu phải tạo ra một vòng vận hành rõ ràng thay vì thêm một hộp thư đến khác.
Tiếp nhận tệp cùng bối cảnh
Giữ lần nộp gắn với yêu cầu, khách hàng, hồ sơ công việc và kỳ dịch vụ.
Rà soát khả năng sử dụng
Chấp nhận chứng từ đầy đủ hoặc trả lại với hướng dẫn chỉnh sửa cụ thể và ngày quyết định.
Theo dõi theo ngoại lệ
Ưu tiên yêu cầu quá hạn, chưa đầy đủ hoặc bị trả lại nhiều lần thay vì gửi cùng một lời nhắc cho tất cả.
Đánh dấu công việc phụ thuộc là sẵn sàng
Cho người lập biết khi tất cả chứng từ bắt buộc cho bước công việc đã được chấp nhận.
Dùng biểu mẫu này để bắt đầu một vòng thu thập được kiểm soát
Mẫu giải quyết việc yêu cầu chính xác và theo dõi tiếp; không nhằm thay thế mọi hệ thống tài liệu hoặc truy cập khách hàng mà công ty có thể cần.
Phù hợp cao
Yêu cầu cụ thể, bối cảnh kỳ, thu thập tệp, trạng thái theo dõi, hướng dẫn trả lại và chứng từ được chấp nhận.
Không dùng danh sách kiểm tra mơ hồ
Nếu khách hàng phải cung cấp nhiều hạng mục, hãy tạo hồ sơ yêu cầu riêng hoặc một bộ yêu cầu theo dịch vụ với người phụ trách rõ ràng.
Ranh giới của cổng thông tin
Trang này không cam kết cung cấp cổng thông tin khách hàng mang thương hiệu hoàn chỉnh. Hãy xác thực chính xác mô hình truy cập và định danh khách hàng trước khi triển khai.
Một bộ trường không thể phù hợp với mọi loại tài liệu khách hàng
Giữ phần cốt lõi rõ ràng và chỉ thêm trường riêng theo dịch vụ khi thực sự giúp khách hàng phản hồi đúng.
Kế toán hằng tháng
Yêu cầu tháng, nguồn ngân hàng hoặc thanh toán, mức độ đầy đủ của báo cáo và chi tiết ngày khóa sổ.
Công việc thuế
Yêu cầu năm tính thuế, đơn vị phát hành, người nộp thuế hoặc pháp nhân và tình trạng có bản sửa đổi hay không.
Hỗ trợ kiểm toán
Yêu cầu kỳ báo cáo, tổng thể hoặc mẫu tham chiếu, bằng chứng phê duyệt và lịch trình liên quan.
Công việc tư vấn
Yêu cầu kỳ phân tích, định nghĩa hệ thống nguồn của chỉ số và các hạn chế đã biết.
CẢI TIẾN BIỂU MẪU KHI HỌC HỎI
Điều chỉnh biểu mẫu theo dịch vụ mà không phải tạo công cụ mới
Jodoo cho phép người phụ trách nghiệp vụ duy trì phần cốt lõi quen thuộc và thêm bối cảnh bắt buộc cho từng dịch vụ.
Công ty có thể cải tiến yêu cầu khi biết khách hàng hay chần chừ ở đâu hoặc vì sao người rà soát trả lại chứng từ.- 01Chỉ hiển thị trường thuế, tiền lương hoặc kiểm toán khi nhóm yêu cầu cần chúng
- 02Thay đổi trường bắt buộc và hướng dẫn định dạng chấp nhận mà không cần viết mã
- 03Định tuyến lần nộp đến đúng người rà soát theo dịch vụ hoặc hồ sơ
- 04Thêm bảng điều khiển cho yêu cầu quá hạn, hồ sơ bị trả lại và mức độ sẵn sàng
Câu hỏi về yêu cầu tài liệu khách hàng có thể sử dụng
Biểu mẫu yêu cầu tài liệu khách hàng nên bao gồm gì?
Bao gồm tài liệu chính xác, khách hàng và hồ sơ, kỳ dịch vụ, lý do, định dạng chấp nhận, người phụ trách và hạn chót. Theo dõi tiếp nhận và rà soát riêng.
Một biểu mẫu có nên yêu cầu nhiều tài liệu không?
Một bộ yêu cầu ngắn có thể hiệu quả, nhưng hồ sơ riêng giúp trách nhiệm, nhắc việc, trả lại và chấp nhận rõ hơn khi tài liệu có hạn hoặc kết quả rà soát khác nhau.
Điều gì xảy ra khi khách hàng tải lên sai tệp?
Trả lại lần nộp với hướng dẫn chỉnh sửa cụ thể, giữ bối cảnh yêu cầu và phiên bản ban đầu, rồi định tuyến lần nộp đã sửa lại để rà soát.
Có thể thay đổi biểu mẫu theo từng dịch vụ kế toán không?
Có. Người dùng được ủy quyền có thể thêm trường điều kiện, thay đổi thông tin bắt buộc, điều chỉnh quy trình rà soát và tạo chế độ xem theo dịch vụ mà không cần viết mã.
Biểu mẫu này có thay thế kho lưu trữ tài liệu an toàn không?
Biểu mẫu điều phối yêu cầu và trạng thái chứng từ. Hãy đánh giá riêng yêu cầu bảo mật, lưu giữ, lưu trữ bất biến và truy cập bên ngoài của công ty.
Công ty có thể giảm email nhắc việc như thế nào?
Theo dõi hạn chót và trạng thái của từng yêu cầu, rồi chỉ nhắc các hạng mục sắp đến hạn, quá hạn, chưa đầy đủ hoặc bị trả lại.
THỬ ỨNG DỤNG MẪU ĐANG HOẠT ĐỘNG
Mở biểu mẫu yêu cầu có sẵn dữ liệu và lịch sử theo dõi
Xem các trường khách hàng nhận được cùng hồ sơ yêu cầu, lần nộp, rà soát và mức độ sẵn sàng mà công ty sử dụng sau đó.
Sử dụng biểu mẫu yêu cầu khách hàng