Gantikan kertas, email, dan berkas mutu yang terpisah dengan catatan elektronik terkendali, alur kerja, CAPA, audit, pengendalian perubahan, bukti, dan penutupan terverifikasi.
Gratis untuk maksimal 5 pengguna. Tanpa kartu kredit.
Sesuaikan kolom, alur kerja, dan dasbor tanpa coding. Jelajahi 1.000+ template aplikasi dan kasus penggunaan
Sistem manajemen mutu elektronik, atau eQMS, mengendalikan catatan dan alur kerja mutu dalam perangkat lunak, bukan mengandalkan kertas, email, folder bersama, dan spreadsheet yang terpisah. Sistem menghubungkan dokumen, penyimpangan, ketidaksesuaian, CAPA, audit, perubahan, ketergantungan pelatihan, bukti, persetujuan, riwayat, dan tinjauan manajemen.
Elektronik bukan sekadar berarti formulir tersedia secara daring. eQMS yang berguna menyimpan siapa melakukan apa, persyaratan dan revisi yang berlaku, bukti yang mendukung setiap keputusan, cara pengecualian ditangani, dan apakah tindakan akhir efektif.
Sistem harus menstandardisasi pekerjaan mutu tanpa menyembunyikan pengecualian, revisi, pemeriksaan gagal, persetujuan yang dikembalikan, atau bukti di balik penutupan.
Tentukan jenis catatan, bidang wajib, peran, kewenangan pengambilan keputusan, retensi, aturan perubahan, dan sistem pemilik data sumber.
Buat catatan elektronik lengkap dengan identitas, konteks, risiko, bukti, penanggung jawab, tenggat, dan status terkendali saat ini.
Alirkan pekerjaan melalui jalur tinjauan, persetujuan, pengembalian, eskalasi, pengecualian, dan penutupan tanpa menyembunyikan siapa yang bertanggung jawab atas keputusan berikutnya.
Kendalikan revisi, catatan terdampak, risiko, kebutuhan validasi atau pelatihan, persetujuan, tanggal berlaku, dan informasi yang digantikan.
Periksa implementasi dan efektivitas terhadap bukti yang ditentukan; buka kembali hasil yang lemah tanpa menghapus jejak keputusan sebelumnya.
Gunakan dasbor berbasis catatan sumber dan tinjauan manajemen untuk menemukan risiko, pengulangan, pekerjaan terlambat, hambatan, dan perubahan sistem.
Jalankan satu catatan mutu melalui pekerjaan normal, bukti yang hilang, persetujuan yang dikembalikan, tindakan terlambat, efektivitas yang gagal, dampak perubahan, batas izin, dan integrasi yang tidak tersedia sebelum memilih perangkat lunak.
Berikan setiap peristiwa mutu, penyimpangan, CAPA, temuan audit, perubahan, dokumen, materi pelatihan, dan keputusan identitas, penanggung jawab, status, tanggal berlaku, serta konteks terkait yang jelas.
Arahkan menurut risiko, sumber, produk, lokasi, proses, pengulangan, dampak pelanggan, dan kewenangan sambil mempertahankan penanganan pengerjaan ulang, penolakan, delegasi, eskalasi, serta pengecualian.
Simpan stempel waktu, pengguna yang bertanggung jawab, komentar, lampiran, keputusan, perubahan status, revisi, dan batas akses di balik setiap tampilan operasional.
Hubungkan prosedur atau spesifikasi yang berubah dengan penilaian risiko, persetujuan, catatan mutu terdampak, pelatihan wajib, rilis efektif, dan versi yang digantikan.
Pisahkan perbaikan dan penahanan dari investigasi, akar penyebab, persetujuan tindakan, implementasi, verifikasi, pemantauan pengulangan, dan penutupan akhir.
Dokumentasikan persyaratan untuk validasi sistem komputer, tanda tangan elektronik, integritas data, retensi, pencadangan, keamanan, serta integrasi ERP, MES, PLM, LIMS, LMS, atau dokumen.
Implementasi bertahap mengungkap kesenjangan catatan, kepemilikan, migrasi, izin, validasi, dan integrasi sebelum menyebar ke seluruh sistem mutu.
Pilih proses dengan keterlambatan atau kesenjangan bukti yang dapat diukur, seperti penyimpangan, CAPA, temuan audit, atau pengendalian perubahan.
Sepakati data, keputusan, peran, jalur pengembalian, bukti penutupan, retensi, dan batas sistem pencatatan yang diperlukan.
Pisahkan catatan aktif, riwayat referensi, dokumen terkendali, data induk, dan lampiran alih-alih mengimpor setiap berkas tanpa konteks.
Uji bukti yang hilang, pekerjaan terlambat, persetujuan yang ditolak, CAPA yang tidak efektif, integrasi yang tidak tersedia, batas izin, dan penelusuran laporan.
Produk eQMS daring, berbasis web, cloud, dan on-premise dapat mendukung tampilan serupa. Perbedaan mendasarnya terletak pada siapa yang mengoperasikan lingkungan serta bagaimana keamanan, validasi, pembaruan, integrasi, ketersediaan, retensi, dan bukti perubahan dikendalikan.
Evaluasi akses browser dan seluler, isolasi tenant, ritme pembaruan, wilayah data, identitas, pencadangan, ekspor, waktu aktif, pengendalian perubahan vendor, serta perilaku integrasi saat layanan terhubung tidak tersedia.
Pastikan kepemilikan infrastruktur, tanggung jawab penerapan, pengujian rilis, pemulihan bencana, penambalan keamanan, tata kelola multi-lokasi, kepemilikan data induk, batas dukungan, dan sumber daya untuk mengoperasikan sistem.
Menggantikan kertas hanya berguna jika persetujuan dokumen, revisi, tanggal berlaku, distribusi, dampak pelatihan, akses, retensi, informasi yang digantikan, catatan lengkap, dan riwayat audit tetap terkendali serta saling terhubung.
Setiap ukuran harus dapat membuka catatan dan definisi yang mendasarinya.
Catatan elektronik yang mencapai tahap tinjauan dengan bidang wajib, bukti, konteks, dan kewenangan pengambilan keputusan yang lengkap.
Waktu berlalu dan waktu tunggu menurut proses, risiko, lokasi, penanggung jawab, tahap, pekerjaan yang dikembalikan, dan jalur eskalasi.
Buka penyimpangan, CAPA, tindakan audit, perubahan, dependensi pelatihan, dan pemeriksaan efektivitas yang melewati tenggat.
Catatan yang ditutup tanpa bukti yang hilang, persetujuan yang dikembalikan, tindakan yang dibuka kembali, atau pemeriksaan efektivitas yang gagal.
Pengulangan menurut produk, proses, pemasok, lokasi, cacat, sumber peristiwa, dan kelompok akar penyebab.
Tren mutu, risiko, hambatan, pengecualian, dan keputusan berbasis catatan sumber tersedia tanpa menyusun ulang laporan secara manual.
Tinjau peristiwa mutu, CAPA, temuan audit, pengendalian perubahan, perutean alur kerja, dan dasbor berbasis catatan sumber sebelum menyesuaikan catatan serta tanggung jawab.
9 template terpublikasi cocok dengan area alur kerja ini.
Hubungkan peristiwa mutu, ketidaksesuaian, CAPA, audit, pengendalian perubahan, bukti, dan pemeriksaan efektivitas dalam satu ruang kerja mutu.
Pelacak Isu Kualitas / Formulir Laporan Deviasi / Template Quality Control Checklist12 templateHubungkan inspeksi dan hasil pengukuran dengan cacat, penahanan, tindakan korektif, inspeksi ulang, dan pelepasan dalam satu ruang kerja pengendalian mutu.
Pelacak Isu Kualitas / Formulir Laporan Deviasi / Template Quality Control Checklist8 templateHubungkan prioritas pelanggan, metrik proses, ide karyawan, proyek perbaikan, tinjauan manajemen, dan pembelajaran terverifikasi dalam satu ruang kerja TQM.
Formulir Umpan Balik Pelanggan / Pelacak Isu Kualitas / Formulir Analisis Akar Masalah4 templateHubungkan kualifikasi pemasok, mutu penerimaan, tindakan korektif, tinjauan kinerja, dan keputusan status pemasok dalam satu ruang kerja yang dapat ditelusuri.
Formulir Kualifikasi Pemasok / Checklist Audit Pemasok / Daftar Pemasok yang DisetujuiSistem manajemen mutu elektronik, atau eQMS, adalah lapisan perangkat lunak yang digunakan untuk menjalankan catatan dan alur kerja mutu secara elektronik. Sistem ini dapat menghubungkan dokumen terkendali, penyimpangan, ketidaksesuaian, CAPA, audit, perubahan, ketergantungan pelatihan, bukti, persetujuan, riwayat, pelaporan, dan tinjauan manajemen.
QMS adalah sistem manajemen organisasi yang mencakup kebijakan, tanggung jawab, proses, pengendalian, dan metode perbaikan. eQMS menyediakan catatan elektronik, perutean, izin, persetujuan, riwayat, pelaporan, dan integrasi untuk menjalankan sistem tersebut. Membeli perangkat lunak saja tidak otomatis menciptakan QMS yang efektif.
Hal ini bergantung pada catatan, industri, yurisdiksi, tujuan penggunaan, dan regulasi yang berlaku. Catatan dan tanda tangan elektronik yang diatur mungkin memerlukan pengendalian formal, bukti validasi, jejak audit, perlindungan identitas dan tanda tangan, retensi, serta perubahan terkendali. Evaluasi persyaratan ini secara eksplisit dan jangan berasumsi bahwa fitur persetujuan yang dapat dikonfigurasi membuktikan kepatuhan.
Mulailah dengan satu proses yang paling banyak menimbulkan hambatan, seperti penyimpangan, CAPA, temuan audit, atau pengendalian perubahan. Tentukan terlebih dahulu catatan, peran, keputusan, bukti, riwayat, retensi, dan batas sistem. Kemudian migrasikan pekerjaan aktif, uji coba kasus normal dan kegagalan, validasi pengendalian yang berlaku, latih pengguna yang mewakili peran sebenarnya, dan perluas hanya setelah alur kerja serta metrik stabil.
Jodoo dapat mendukung catatan mutu elektronik, alur kerja, izin, persetujuan, bukti, pengingat, antrean, dasbor, dan integrasi yang dapat dikonfigurasi. Gunakan eQMS khusus jika validasi formal sistem komputer, tanda tangan elektronik yang diatur, dokumentasi validasi vendor, atau modul mutu khusus industri yang telah divalidasi diwajibkan.
Mulai dari template terdekat dalam kasus penggunaan ini, lalu sesuaikan kolom, status, dan logika handoff di Jodoo.
Tidak perlu kartu kredit.
