顧客またはパートナー
会議担当者、オフィス、部屋、到着時間帯、受付メモ、来客体験。
オフィス向け訪問者管理システム
落ち着いた受付と迅速な担当者引き渡しを実現するオフィス訪問者管理
顧客、採用候補者、納入業者、請負業者、配送、イベント来場者を到着前に準備し、待機、会議場所、バッジ、担当者応答、退出を見える状態に保ちます。
オフィス受付には記名以上の機能が必要です。実用的なシステムは、会議を準備し、担当者へ連絡し、待機状況を説明し、配送と請負業者を別々に処理し、訪問を確実に完了します。
- 顧客、採用候補者、納入業者、請負業者、配送、イベントの訪問
- 担当者の応答と会議場所への引き渡し
- 待機・退出超過の例外
すべてのオフィス来訪者に同じ汎用フォームを使わせない
共通の訪問レコードから、到着種別ごとに必要な項目と確認へ分岐できます。
面接候補者
人事担当者、面接日程、到着時連絡先、待機案内、プライバシーに配慮したメモ。
納入業者または請負業者
作業目的、現場連絡先、証明資料、入場区域、同行者、機器、完了処理。
納品
受取人、部門、積込または受付場所、参照番号、引き渡し、完了。
イベント来場者
イベント、セッション、到着時間帯、団体向け案内、受入チーム、参加状況。
訪問者に状況を知らせ、担当者の責任を明確にする
優れた到着体験では、現在の担当者と次の案内が明確に見えます。
- 01
訪問を準備
担当者またはコーディネーターが、目的、拠点、行き先、到着時間帯、特別な案内を提出します。
訪問者が来る前に承認済み到着を受付が確認できます。 - 02
案内・確認
受付が予定訪問を検索し、必要情報を確認して進行中の訪問を作成します。
再入力も重複レコードもありません。 - 03
引き渡しを通知し時間を計測
担当者が到着通知を受け、システムが待機開始時刻を記録します。
担当者の応答を測定できます。 - 04
会議またはサービスの流れを処理
訪問に応じた行き先、バッジ、同行、配送、請負業者向け案内を記録します。
受付が次に何が起こるか説明できます。 - 05
訪問を完了
退出、バッジ返却、未解決のフォローアップ、完了履歴を確認します。
在場者ビューを信頼できる状態に保ちます。
職場の変化に合わせて受付ルールを調整
新しいオフィス、訪問者種別、イベントプログラム、請負業者ポリシー、ハイブリッド勤務の変化をカスタムソフトのリリース待ちにすべきではありません。
固定仕様の製品やカスタムポータルでは、新しい項目、承認、拠点ビュー、リマインダー、レポートがベンダーや開発の待ち行列に入ることがあります。
訓練を受けたワークプレイス管理者なら、対象を絞った受付変更を同じシフト内にテストし、影響する役割と権限を確認してから公開できることがよくあります。
- 面接候補者の到着フローを追加
- 建物別の受付ビューを作成
- 担当者が10分遅れたらエスカレーション
- 承認前に請負業者の証明資料を必須化
オフィス訪問者管理に関する質問
01担当者はオフィス来訪者を事前登録できますか？+
はい。担当者には、訪問者、目的、拠点、到着時間帯、行き先、ポリシーで必要な準備・証明資料に絞ったフォームを提供します。
02担当者が遅れた場合、受付はどう対応すべきですか？+
見える待機状態を開始し、担当者へ通知し、代替連絡先または案内を表示し、合意した応答目標を超えたらエスカレーションします。
03配送業者も同じシステムを利用できますか？+
はい。ただし配送には、会議フロー全体ではなく、受取人、部門、参照番号、引渡場所、完了、例外を含む別の分岐を用意します。
04複数のオフィスに対応できますか？+
はい。拠点、行き先、現地担当者、案内、拠点固有ルールを統制し、受付用フィルタービューと統合管理ダッシュボードを提供します。
05会議室予約と連携できますか？+
Jodooでは会議の行き先を保存したり、別レコードへ関連付けたりできます。標準搭載の空室確認、カレンダー同期、会議室表示には予約製品または連携が必要な場合があります。
実際の訪問者業務を試す
オフィス訪問者アプリを使う最も混雑するオフィス到着時間帯で試す
同じ受付チームで、顧客、採用候補者、請負業者、配送、担当者遅延、退出超過を処理します。