고객 또는 파트너
미팅 담당자, 사무실, 회의실, 도착 시간대, 리셉션 메모 및 방문 경험.
사무실 방문자 관리 시스템
차분한 접수와 빠른 호스트 인계를 위한 사무실 방문자 관리
고객, 지원자, 공급업체, 계약업체, 배송 기사 및 행사 방문객을 도착 전에 준비하고 대기 상태, 미팅 장소, 배지, 호스트 응답 및 퇴장을 한눈에 관리하세요.
사무실 리셉션에는 단순 등록 이상의 기능이 필요합니다. 유용한 시스템은 미팅을 준비하고 호스트에게 연락하며 대기 상황을 안내하고, 배송 기사와 계약업체를 구분해 처리한 뒤 방문을 깔끔하게 종료합니다.
- 고객, 지원자, 공급업체, 협력업체, 배송, 행사 방문
- 담당자 응답과 회의 장소 인계
- 대기 및 퇴장 지연 예외
모든 사무실 방문자에게 하나의 범용 양식을 강요하지 않기
공통 방문 기록에서 각 도착 유형에 필요한 필드와 확인 절차로 분기할 수 있습니다.
면접 지원자
인사팀 호스트, 면접 일정, 도착 연락처, 대기 안내 및 개인정보를 고려한 메모.
공급업체 또는 계약업체
작업 목적, 현장 담당자, 증빙, 출입 구역, 동행자, 장비 및 종료 처리.
납품
수령인, 부서, 하역 또는 접수 지점, 참조 번호, 인계 및 완료.
행사 방문자
행사, 세션, 도착 시간대, 단체 안내, 담당 팀, 참석 상태입니다.
방문자에게 진행 상황을 알리고 호스트의 책임을 명확히 하세요
좋은 도착 경험은 현재 담당자와 다음 안내를 명확히 보여 줍니다.
- 01
방문 준비
호스트 또는 담당자가 목적, 현장, 목적지, 도착 시간대 및 특별 안내를 제출합니다.
리셉션은 방문자가 오기 전에 승인된 방문을 확인합니다. - 02
환영 및 확인
리셉션이 예정 방문을 찾아 필요한 정보를 확인하고 현재 방문을 시작합니다.
재입력이나 중복 기록이 필요 없습니다. - 03
인계를 알리고 소요 시간을 측정하세요
호스트가 도착 알림을 받고 시스템은 대기 시작 시간을 기록합니다.
담당자 응답을 측정할 수 있습니다. - 04
회의 또는 서비스 경로 처리
방문에 맞는 목적지, 배지, 동행, 배송 또는 계약업체 안내를 기록하세요.
프런트 데스크에서 다음 절차를 바로 안내할 수 있습니다. - 05
방문 종료
퇴장, 배지 반납, 미해결 후속 조치, 완료 이력을 확인합니다.
현장 체류 화면을 계속 신뢰할 수 있습니다.
업무 환경 변화에 맞춰 안내 규칙 조정
새 사무실, 방문 유형, 행사 프로그램, 계약업체 정책, 하이브리드 근무 방식의 변화를 맞춤 소프트웨어 출시까지 기다리게 해서는 안 됩니다.
고정형 제품이나 맞춤 포털에서는 새 필드, 승인, 사업장 화면, 알림, 보고서가 공급업체 또는 개발 대기열로 넘어갈 수 있습니다.
교육받은 워크플레이스 관리자는 같은 교대 안에 특정 안내 변경을 테스트하고 영향을 받는 역할과 권한을 확인한 뒤 게시할 수 있습니다.
- 면접 지원자 도착 경로 추가
- 건물별 안내 화면 생성
- 담당자 지연이 10분을 넘으면 에스컬레이션
- 승인 전에 계약업체 증빙 요구
사무실 방문자 관리 FAQ
01담당자가 사무실 방문자를 사전 등록할 수 있나요?+
네. 호스트에게 방문자, 목적, 현장, 도착 시간대, 목적지 및 정책상 필요한 준비나 증빙을 담은 업무별 방문 양식을 제공하세요.
02담당자가 늦을 때 안내 데스크는 어떻게 대응해야 하나요?+
눈에 보이는 대기 상태를 시작하고 호스트에게 알리며, 대체 연락처나 안내를 표시한 뒤 합의된 응답 시간을 넘으면 에스컬레이션하세요.
03배송 담당자도 같은 시스템을 사용할 수 있나요?+
네. 다만 배송에는 전체 미팅 절차 대신 수령인, 부서, 참조 번호, 인계 장소, 완료 및 예외 필드를 갖춘 별도 경로를 제공하세요.
04여러 사무실을 지원할 수 있나요?+
네. 현장, 목적지, 현지 호스트, 안내 및 장소별 규칙을 관리하고 필터링된 리셉션 화면과 통합 관리 대시보드를 제공하세요.
05회의실 예약과 연동되나요?+
Jodoo는 회의 목적지를 저장하거나 다른 레코드와 연결할 수 있습니다. 기본 공간 가용성, 캘린더 동기화, 회의실 표시에는 예약 제품이나 연동이 필요할 수 있습니다.
실제 방문자 운영을 시험하세요
사무실 방문자 앱 사용사무실 방문이 가장 몰리는 시간대를 시험하세요
동일한 리셉션 팀으로 고객, 지원자, 계약업체, 배송, 호스트 지연 및 퇴장 지연 시나리오를 실행하세요.